Systém GroupWise ukládá všechny vaše přijaté zprávy, schůzky a další položky do složky Schránka. Při přijetí nových položek se poštovní schránka automaticky obnoví. Je-li počítač vybaven zvukovým výstupem a ve webovém prohlížeči je otevřeno okno programu GroupWise WebAccess, je přijetí nové položky signalizováno přehráním zvukového upozornění.
Příchozí položky je možné číst v poštovní schránce nebo v kalendáři. Ve schránce je zobrazen seznam všech položek, které jste přijali od ostatních uživatelů. Osobní schůzky, úkoly a připomenutí se zobrazují v kalendáři, nikoli ve schránce.
Ve schránce můžete otevírat a číst všechny typy nových položek. Úkoly a připomínky však můžete číst také v kalendáři. Nové zprávy tak můžete zobrazit při prohlížení plánu.
Telefonické vzkazy a poštovní zprávy zůstanou ve schránce, dokud je neodstraníte. Události, připomenutí a úkoly zůstanou ve schránce, dokud je nepřijmete, neodmítnete nebo neodstraníte. Události, připomenutí a úkoly jsou po přijetí přesunuty do kalendáře.
Všechny položky ve schránce jsou označeny ikonami. Ikony se mění podle toho, zda položka byla nebo nebyla otevřena. Další informace naleznete v části Identifikace ikon zobrazených vedle položek.
Veškeré neotevřené položky jsou zvýrazněny tučným písmem, což usnadňuje rozeznání položek a dokumentů, které jste ještě nečetli.
Zprávy se automaticky zobrazují ve formátu, ve kterém byly odeslány. Zprávy se zobrazí za použití výchozího písma a velikosti prohlížeče. Datum a čas zpráv se zobrazuje ve stejném formátu, jaký je vybrán v pracovní stanici uživatele.
Čtení zprávy:
Poklepáním na zprávu v seznamu zpráv ji můžete zobrazit v novém okně.
POZNÁMKA:Z důvodů zabezpečení se ve zprávách HTML ve výchozím nastavení nezobrazují obrázky. Chcete-li zobrazit obrázky, klepněte na text Aplikace GroupWise zabránila zobrazení obrázků. Klepnutím sem zobrazíte obrázky.
Zobrazení jedné položky lze změnit pouze v případě, že je vytvořena ve formátu HTML.
Otevřete položku.
Na panelu nástrojů klepněte na tlačítko Prostý text nebo HTML.
Otevřete-li zprávu ke čtení a poté se rozhodnete, že si ji chcete přečíst až později, můžete ji označit jako nepřečtenou. Jestliže položku označíte jako nepřečtenou, bude zvýrazněna tučným písmem a její ikona se změní na neotevřenou. Budete tak vědět, že si ji máte přečíst.
V seznamu položek ve schránce klepněte na položku.
V horní části seznamu položek klepněte na příkaz Označit jako nepřečtenou.
Pokud jste položku otevřeli a označíte ji jako nepřečtenou, nezmění to stav položky ve vlastnostech. Pokud jste například otevřeli položku a poté ji označili k přečtení později, odesilatel položky stále vidí v okně Vlastnosti její stav jako Otevřeno.
V seznamu položek ve schránce klepněte na položku.
Klepněte na položku Označit jako Přečtené v horní části Seznamu položek.
Označení položky jako přečtené změní její stav ve vlastnostech. Pokud jste například položku neotevřeli, ale označili ji jako přečtenou, odesilatel položky stále vidí v okně Vlastnosti její stav jako Otevřeno.
Program GroupWise WebAccess umožňuje s položkami odesílat a přijímat přílohy. Pokud s položkou obdržíte přílohu, pod předmětem bude seznam příloh.
Při prohlížení přiloženého souboru aplikace zobrazí přílohu v podokně zpráv pomocí prohlížeče. To je obvykle rychlejší než otevírání, příloha však nemusí být správně formátována. Pokud typ přílohy není podporován, není příkaz Zobrazit k dispozici.
Otevřete položku s přílohou.
Klepněte na možnost Zobrazit vedle přílohy.
Pokud je ke zprávě přiložen soubor, můžete ho pomocí programu GroupWise WebAccess uložit do jiného umístění.
Otevřete položku s přílohou.
Klepněte na propojený název přílohy.
Vyberte umístění, do kterého chcete uložit přílohu.
nebo
Pokud zpráva obsahuje čtyři nebo více příloh, klepněte na odkaz Přílohy pod řádkem Věc. Otevře se dialogové okno stahování ve webovém prohlížeči.
POZNÁMKA:Ve výchozím nastavení je název souboru .zip s přílohami stejný jako řádek Věc zprávy.
Při otevírání přiloženého souboru zjistí program GroupWise WebAccess správnou aplikaci, ve které se má daný soubor otevřít. Můžete přijmout navrhovanou aplikaci, nebo můžete vybrat cestu a název souboru jiné aplikace.
Otevřete položku s přílohou.
Klepněte pravým tlačítkem myši na propojený název přílohy a potom klepněte na příkaz Otevřít.
Chcete-li zobrazit obsah přiloženého souboru, klepněte v otevřené zprávě na příkaz Zobrazit nebo Otevřít.
Pokud máte soubor zobrazený, vytiskněte jej ve webovém prohlížeči jako jakoukoli jinou stránku.
nebo
Pokud jste soubor otevřeli, vytiskněte jej pomocí nativní aplikace.
Na položku můžete odpovědět pomocí příkazu Odpovědět. Odpovědět můžete libovolnému uživateli, který obdržel původní položku, nebo pouze odesílateli, bez vytváření a adresování nové zprávy. Do odpovědi můžete zahrnout také kopii původní zprávy. V odpovědi jsou před původní text předmětu umístěny znaky Re:. Text v části Věc je možné upravit.
Otevřete položku, na kterou chcete odpovědět.
Klepnutím na tlačítko Odpovědět na panelu nástrojů můžete odeslat e-mail pouze odesílateli.
nebo
Klepnutím na tlačítko Odpovědět všem odešlete e-mail odesílateli a všem příjemcům.
Napište zprávu a potom klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.
Pokud chcete odpovědět i všem příjemcům položky a původní zpráva zahrnovala příjemce slepé kopie i příjemce kopie, vaše odpověď bude odeslána příjemcům kopie, nikoli však příjemcům slepé kopie.
Na hlavní stránce programu WebAccess klepněte na ikonu Možnosti a potom na položku Možnosti.
Klepněte na kartu Vytvořit.
Chcete-li zapnout funkci automatického ukládání, vyberte možnost Zapnout automatické ukládání.
Vyberte možnosti Kontroly pravopisu, které chcete použít, včetně těchto:
Kontrola pravopisu před odesláním
Výchozí jazyk
Vyberte požadované zobrazení pro psaní, Prostý text nebo HTML.
Správce může možnost formátu HTML vypnout.
Vyberte požadované možnosti podpisu.
Klepněte na tlačítko Uložit a pak na tlačítko Zavřít.
Pomocí příkazu Předat můžete předávat přijaté položky jiným uživatelům. Zprávy můžete předávat jako přílohy nebo vložením do textu. Poštovní zpráva obsahuje vaše jméno a všechny vaše dodatečné komentáře.
Klepněte pravým tlačítkem na položku, kterou chcete předat dál.
Chcete-li předat zprávu vložením do textu, klepněte na příkaz Předat dál. Text předávané zprávy bude vložen do těla nové zprávy.
nebo
Také ji můžete klepnutím na tlačítko Předat dál jako přílohu předat dál jako přílohu.
Přidejte jména uživatelů, kterým chcete položku předat.
(Volitelné) Napište zprávu.
Klepněte na tlačítko Odeslat na panelu nástrojů.
Pokud nemůžete schůzku, úkol nebo připomínku přijmout, lze namísto předání položku delegovat. Přidělením stavu Delegováno v okně položky Vlastnosti oznámíte odesílateli, že zodpovědnost za položku byla delegována na jinou osobu.