21.1 Om fanen Overholdelse

Med fanen Overholdelse kan der udføres overholdelsesbaserede handlinger på en brugervenlig måde.

Du kan bruge fanen Overholdelse til at starte attestationsprocesser og kontrollere status for disse processer. Du kan bruge fanen Overholdelse til at:

Overholdelse og fuldmægtigtilstand

Fuldmægtigtilstand fungerer kun under fanen Arbejdskontrolpanel og understøttes ikke under fanen Overholdelse. Hvis du aktiverer fuldmægtigtilstand under fanen Arbejdskontrolpanel og derefter skifter til fanen Overholdelse, deaktiveres fuldmægtigtilstand for begge faner.

21.1.1 Om overholdelse og attestation

Overholdelse er den proces, der skal sikre, at en organisation overholder relevante erhvervsretlige love og forskrifter. Et af de vigtigste elementer i overholdelse er attestation. Attestation giver en organisation en metode til at bekræfte, at personalet til fulde forstår organisationens politikker og bestræber sig på at overholde disse politikker. Ved at anmode om, at medarbejdere eller administratorer regelmæssigt attesterer nøjagtigheden af data, sikrer ledelsen, at personaleoplysninger som f.eks. brugerprofiler, rolletildelinger og godkendte undtagelser til funktionsopdelinger (FO) er opdaterede og overholder kravene.

Attestationsanmodninger og -processer

Med henblik på at give personer i en organisation mulighed for at bekræfte nøjagtigheden af virksomhedsdata foretager en bruger en attestationsanmodning. Denne anmodning starter så en eller flere workflowprocesser. Workflowprocesserne giver den attestationsansvarlige mulighed for at attestere, at dataene er korrekte. En separat workflowproces startes for hver enkelt attestationsansvarlig. En attestationsansvarlig tildeles en workflowopgave på listen Opgavenotifikationer under fanen Arbejdskontrolpanel. Med henblik på at gennemføre workflowprocessen åbner den attestationsansvarlige opgaven, gennemgår dataene og attesterer, at de er korrekte eller forkerte.

Det rollebaserede klargøringsmodul understøtter fire typer attestation:

  • Brugerprofil

  • FO-overtrædelser

  • Rolletildeling

  • Brugertildeling

I tilfælde af en attestationsproces for en brugerprofil skal hver bruger være attestationsansvarlig for sin egen profil. Ingen anden person kan være den attestationsansvarlige. I tilfælde af attestation for FO-overtrædelser, rolletildelinger og brugertildelinger kan den attestationsansvarlige være en vilkårlig bruger, gruppe eller rolle. Attestationsanmodningens initiativtager angiver, om alle medlemmer eller kun ét medlem skal attestere for en gruppe eller rolle. I tilfælde af en brugerattestationsproces skal alle medlemmer attestere for en valgt gruppe eller rolle.

For at forenkle processen med at foretage attestationsanmodninger installerer det rollebaserede klargøringsmodul et sæt standardanmodningsdefinitioner, én for hver attestationstype:

  • Brugerprofil - standard

  • FO-overtrædelse - standard

  • Rolletildeling - standard

  • Brugertildeling - standard

Du kan bruge disse anmodningsdefinitioner som udgangspunkt for dine egne anmodninger. Når du har angivet oplysninger for en ny anmodning, kan du gemme dem til senere brug.

Attestationsformularer

Hvert workflow har en tilknyttet attestationsformular. Den attestationsansvarlige skal gennemgå formularen og udfylde den for at bekræfte dataenes nøjagtighed. Formularen er normalt defineret af overholdelsesadministratoren.

Hver attestationsformular indeholder et obligatorisk attestationsspørgsmål sammen med et sæt valgfrie undersøgelsesspørgsmål. Attestationsspørgsmålet er et spørgsmål med ja eller nej som svar, som attesterer eller afviser de generelle data. Undersøgelsesspørgsmål kan konfigureres til at indsamle yderligere data eller stille kvalificerende spørgsmål.

Attestationsformularen til brugerprofiler indeholder endvidere et sæt brugerattributter med værdier, som den attestationsansvarlige skal gennemgå. Attestationsformularen til en proces for FO-overtrædelse, rolletildeling eller brugertildeling indeholder en attestationsrapport.

Attestationsrapporter

Attestationsrapporten til en proces for FO-overtrædelse, rolletildeling eller brugertildeling indeholder detaljerede oplysninger, som den attestationsansvarlige forventes at gennemgå. Rapporten genereres, når attestationsprocessen startes for at sikre, at alle brugere gennemgår de samme oplysninger. Rapporten kan genereres på flere sprog, afhængigt af de indstillinger for rapportsprog, der er angivet for attestationsprocessen.

Status for attestationsanmodning

Når en attestationsanmodning er startet, kan den nemt spores i hele dens levetid. I brugerprogrammet er det nemt at se på status for anmodningen som helhed samt den detaljerede status for hver enkelt workflowproces, der er knyttet til anmodningen. Status for en anmodning på højt niveau giver brugeren mulighed for at se, om anmodningen kører, er gennemført, initialiserer eller er fejlbehæftet. Den detaljerede status giver oplysninger om antallet af workflowprocesser og status for hvert workflow. Den viser derudover attestationsresultaterne, som angiver, hvor mange svar på attestationsspørgsmålet der var henholdsvis bekræftende og negative. Attestationsresultaterne viser også, hvilke attestationsansvarlige der ikke har handlet på deres tildelte workflowopgaver.

Overholdelsessikkerhed

Under fanen Overholdelse anerkendes én administratorrolle med navnet Overholdelsesadministrator. En overholdelsesadministrator angives på installationstidspunktet. Efter installationen kan yderligere brugere tildeles rollen som overholdelsesadministrator. Hvis du vil foretage yderligere tildelinger, skal du bruge siden RBPM Klargøring og sikkerhed > Administratortildelinger i brugerprogrammet.

Rollen Overholdelsesadministrator er beskrevet detaljeret herunder:

Tabel 21-1 Systemrolle for overholdelsesfunktioner

Rolle

Beskrivelse

Overholdelsesadministrator

En administrator, som har adgang til alle funktioner i overholdelsesdomænet. Overholdelsesadministratoren kan udføre alle mulige handlinger for alle objekter i overholdelsesdomænet.

Disse handlinger omfatter muligheden for at:

  • Anmode om processer til attestation af brugerprofiler.

  • Anmode om processer til attestation af FO-overtrædelser.

  • Anmode om processer til attestation af rolletildelinger.

  • Anmode om processer til attestation af brugertildelinger.

  • Få vist status for alle attestationsanmodninger, der er sendt.

BEMÆRK!Enhver bruger kan defineres som attestationsansvarlig for en attestationsproces. En attestationsansvarlig behøver ikke tilhøre rollen som overholdelsesadministrator.

Fanen Overholdelse tillader ikke adgang for godkendte brugere, som ikke er medlem af rollen som overholdelsesadministrator angivet herover.