Sådan defineres en stedfortrædertildeling:

1. Klik på Tildelinger af teamstedfortrædere i handlingsgruppen under Indstillinger > Teamindstillinger.

2. Klik på Vælg et team for at vælge et team, du er blevet angivet som teamleder for.

   

   Hvis du er klargøringsadministrator eller klargøringsleder, ser du ikke boksen Vælg et team.

   Listen over teams indeholder teams, som teamledere har tilladelse til at definere stedfortrædere for (angivet i teamanmodningsrettighederne), samt teams, hvor muligheden for at angive stedfortrædere er blevet deaktiveret. Hvis teamanmodningsrettighederne ikke tillader teamledere at definere stedfortrædere, kan lederen fortsat få vist stedfortræderindstillinger, der er defineret for teammedlemmerne af administratoren eller en leder af et andet team, som disse brugere tilhører. Teamlederen kan derimod ikke redigere eller slette disse indstillinger, få vist oplysninger om disse indstillinger eller oprette nye stedfortrædertildelinger.

   Hvis du er administrator af klargøringsprogrammet, ser du ikke boksen Vælg et team.

3. Klik på Fortsæt.

4. Skriv mindst fire tegn i brugerens fornavn i boksen Teammedlem for at vælge brugeren.

   Du kan også bruge ikonet Objektvælger ud for boksen Teammedlem til at vælge et teammedlem. Klik i dette tilfælde på ikonet for at åbne vinduet Objektopslag. Angiv søgekriterier for teammedlemmet, klik på Søg, og vælg teammedlemmet.

   

5. Vælg et teammedlem på listen, og klik på Fortsæt.

   Eksisterende tildelinger for teammedlemmet vises.

6. Klik på Ny.

   Knappen Ny er kun aktiveret for de teams, for hvilke teamledere har tilladelse til at angive stedfortrædere for teammedlemmer.

7. Udfyld felterne som følger:

   Felt	Beskrivelse
   Bruger	Vælg en eller flere brugere, hvis arbejde du vil uddelegere.
   Tildelingstype	Tildel den bruger, som kan udføre det uddelegerede arbejde, ved at vælge en af følgende: Tildel stedfortræder: Vælg en bruger på listen. Tildel efter relation: Vælg stedfortræderrelationen på rullelisten.
   Giv andre brugere besked om disse ændringer	Angiver, om du vil sende en e-mail-meddelelse for at give en eller flere brugere besked om denne stedfortrædertildeling.
   Modtager	Angiver, hvilke brugere der skal modtage e-mail-notifikationer: Alle: Angiver, at den bruger, der er tildelt som stedfortræder, samt det teammedlem, som stedfortræderen er blevet tildelt for, modtager e-mail-notifikationer. Tildel fra: Angiver, at kun det eller de teammedlemmer, som stedfortræderen er tildelt for, modtager en e-mail-notifikation. Tildel til: Angiver, at kun det teammedlem, der skal fungere som stedfortræder, modtager en e-mail-notifikation. Selektiv: Giver dig mulighed for at sende e-mail-notifikationer til brugere, som du vælger, herunder brugere, som ikke er medlem af teamet.
   Udløb	Intet udløb: Vælg Intet udløb, hvis uddelegeringen skal være gældende, indtil den fjernes eller ændres. Det gør praktisk talt uddelegeringen permanent. Angiv udløb: Vælg Angiv udløb for at definere en Slutdato. Klik på kalenderen, og vælg den dato og det klokkeslæt, stedfortrædertildelingen udløber.
   Typer af anmodninger	Vælg en kategori på listen. Listen Tilgængelige anmodninger > i valgt kategori udfyldes.
   Tilgængelige anmodninger i valgt kategori	Vælg en eller flere procesanmodninger på denne liste, og klik på Tilføj.
   Valgte anmodninger	Denne liste indeholder de procesanmodningstyper, som er blevet uddelegeret. Hvis du vil fjerne en anmodningstype, skal du markere den på listen og klikke på Fjern.

8. Klik på Send for at gemme dine tildelinger.

   Hvis lagringen gennemføres, vises en meddelelse som denne:

   Submission was successful 
   Please note that any previous availability settings for users referenced in processed delegatee assignment will not be updated automatically. Please check and refresh any existing availability settings for the corresponding users in order to activate these changes.
   

Sådan ændres stedfortrædertildelinger:

1. Klik på Tildelinger af teamstedfortrædere i handlingsgruppen under Teamindstillinger.

2. Klik på Vælg et team for at vælge et team, du er blevet angivet som teamleder for.

   Listen over teams indeholder teams, som teamledere har tilladelse til at definere stedfortrædere for (angivet i teamanmodningsrettighederne), samt teams, hvor muligheden for at angive stedfortrædere er blevet deaktiveret. Hvis teamanmodningsrettighederne ikke tillader teamledere at definere stedfortrædere, kan lederen fortsat få vist stedfortræderindstillinger, der er defineret for teammedlemmerne af administratoren eller en leder af et andet team, som disse brugere tilhører. Teamlederen kan derimod ikke redigere eller slette disse indstillinger, få vist oplysninger om disse indstillinger eller oprette nye stedfortrædertildelinger.

   Hvis du er administrator af klargøringsprogrammet, ser du ikke boksen Vælg et team.

3. Klik på Fortsæt.

4. Skriv mindst fire tegn i brugerens fornavn i boksen Teammedlem for at vælge brugeren.

   Du kan også bruge ikonet Objektvælger ud for boksen Teammedlem til at vælge et teammedlem. Klik i dette tilfælde på ikonet for at åbne vinduet Objektopslag. Angiv søgekriterier for teammedlemmet, klik på Søg, og vælg teammedlemmet.

   Hvis der er nogen stedfortrædertildelinger for det valgte teammedlem, vises de.

5. Vælg et teammedlem på listen, og klik på Fortsæt.

   Eksisterende tildelinger for teammedlemmet vises.

6. Hvis du vil redigere en stedfortrædertildeling, skal du klikke på redigeringsknappen i den samme række som den tildeling, der skal ændres.

   

   Hvis teamanmodningsrettighederne ikke tillader teamledere at definere stedfortrædere, er redigeringsknappen deaktiveret.

7. Udfyld felterne som følger:

   Felt	Beskrivelse
   Bruger	Vælg en eller flere brugere, hvis arbejde du vil uddelegere.
   Tildelingstype	Tildel den bruger, som kan udføre det uddelegerede arbejde, ved at vælge en af følgende: Tildel stedfortræder: Vælg en bruger på listen. Tildel efter relation: Vælg stedfortræderrelationen på rullelisten.
   Giv andre brugere besked om disse ændringer	Angiver, om du vil sende en e-mail-meddelelse for at give en eller flere brugere besked om denne stedfortrædertildeling.
   Modtager	Angiver, hvilke brugere der skal modtage e-mail-notifikationer: Alle: Angiver, at den bruger, der er tildelt som stedfortræder, samt det teammedlem, som stedfortræderen er blevet tildelt for, modtager e-mail-notifikationer. Tildel fra: Angiver, at kun det teammedlem, som stedfortræderen er tildelt for, modtager en e-mail-notifikation. Tildel til: Angiver, at kun det teammedlem, der skal fungere som stedfortræder, modtager en e-mail-notifikation. Selektiv: Giver dig mulighed for at sende e-mail-notifikationer til brugere, som du vælger, herunder brugere, som ikke er medlem af teamet.
   Udløb	Intet udløb: Vælg Intet udløb, hvis uddelegeringen skal være gældende, indtil den fjernes eller ændres. Det gør praktisk talt uddelegeringen permanent. Angiv udløb: Vælg Angiv udløb for at definere en Slutdato. Klik på kalenderen, og vælg den dato og det klokkeslæt, stedfortrædertildelingen udløber.
   Typer af anmodninger	Vælg en kategori på listen. Listen Tilgængelige anmodninger > i valgt kategori udfyldes. Hvis du vil angive, at denne stedfortrædertildeling gælder alle kategorier, skal du indstille anmodningstypen for stedfortrædertildelingen til Alle. BEMÆRK!Indstillingen Alle er kun tilgængelig, hvis klargøringsadministratoren har aktiveret indstillingen Tillad alle anmodninger for programmet.
   Tilgængelige anmodninger i valgt kategori	Vælg en eller flere procesanmodninger på denne liste, og klik på Tilføj. Listen over klargøringsanmodninger indeholder kun de anmodninger, som er inden for teamets domæne. Hvis teamanmodningsrettighederne ikke tillader teamledere at definere stedfortrædere, medtages klargøringsanmodninger knyttet til teamet ikke på listen.
   Valgte anmodninger	Denne liste indeholder de procesanmodningstyper, som er blevet uddelegeret. Hvis du vil fjerne en anmodningstype, skal du markere den på listen og klikke på Fjern.

8. Klik på Send for at gemme dine valg.

Sådan slettes en stedfortrædertildeling:

1. Klik på Tildelinger af teamstedfortrædere i handlingsgruppen under Indstillinger > Teamindstillinger for at få vist tildelinger, der er uddelegeret til dette teammedlem, samt tildelinger, der er delegeret væk fra dette teammedlem.

2. Hvis du vil fjerne en stedfortrædertildeling, skal du klikke på sletteknappen i den samme række som den tildeling, der skal slettes.

   

   Du bliver bedt om at bekræfte sletningen. Når sletningen er afsluttet, vises en bekræftelsesmeddelelse.