12.8 Angivelse af dit teams tilgængelighed

Med handlingen Teamtilgængelighed kan du angive de procesanmodninger, som teammedlemmerne ikke er tilgængelige til at arbejde på. I den tidsperiode, hvor du eller dine teammedlemmer ikke er tilgængelige, videresendes denne type procesanmodninger til stedfortræderens kø.

Du kan angive tilgængelighed for hver procesanmodning enkeltvis eller globalt. Du kan kun angive tilgængelighed for brugere, som allerede har tildelte stedfortrædere.

  1. Klik på Teamtilgængelighed i handlingsgruppen under Indstillinger > Teamindstillinger.

  2. Klik på Vælg et team for at vælge et team, du er blevet angivet som teamleder for.

    Hvis du er klargøringsadministrator eller klargøringsleder, ser du ikke boksen Vælg et team.

    Listen over teams indeholder teams, som teamledere har tilladelse til at definere tilgængelighed for (angivet i teamdefinitionen), samt teams, hvor muligheden for at definere tilgængelighed er blevet deaktiveret. Hvis teamdefinitionen ikke tillader teamledere at definere tilgængelighed, kan lederen fortsat få vist tilgængelighedsindstillinger, der er defineret for teammedlemmerne af administratoren eller en leder af et andet team, som disse brugere tilhører. Teamlederen kan derimod ikke redigere eller slette disse indstillinger, få vist oplysninger om disse indstillinger eller oprette nye tilgængelighedstildelinger.

  3. Klik på Fortsæt.

  4. Skriv mindst fire tegn i brugerens fornavn i boksen Teammedlem for at vælge brugeren.

    Du kan også bruge ikonet Objektvælger Ikonet Objektvælger ud for boksen Teammedlem til at vælge et teammedlem. Klik i dette tilfælde på ikonet for at åbne vinduet Objektopslag. Angiv søgekriterier for teammedlemmet, klik på Søg, og vælg teammedlemmet.

    Hvis der er nogen tilgængelighedsindstillinger for det valgte teammedlem, vises de.

  5. Du kan få vist oplysninger om en bestemt ressource, der er knyttet til en tilgængelighedstildeling, ved at klikke på ressourcens navn:

    Link med navn på ressource

    Der åbnes derefter et pop op-vindue, som indeholder oplysninger om stedfortrædertildelingen:

    Oplysninger om stedfortrædertildeling

    Disse oplysninger er især praktiske i situationer, hvor det samme ressourcenavn vises mere end én gang på listen over tilgængelighedsindstillinger.

  6. Klik på Ny.

    Knappen Ny er kun aktiveret for de teams, for hvilke teamledere har tilladelse til at definere tilgængelighedsindstillinger for teammedlemmer.

  7. Angiv status ved at vælge en af indstillingerne på rullelisten Skift status:

    Status

    Beskrivelse

    Tilgængelig for ALLE anmodninger

    Dette er standardstatus. Den angiver, at teammedlemmet er globalt tilgængeligt. Når denne status er gældende, uddelegeres anmodninger tildelt teammedlemmet ikke, selvom der er tildelt stedfortrædere.

    BEMÆRK!Hvis du ændrer status og derefter ændrer den til Tilgængelig for ALLE anmodninger igen, fjernes tidligere definerede indstillinger for Selektivt tilgængelig.

    IKKE tilgængelig for NOGEN anmodninger

    Angiver, at teammedlemmet ikke er tilgængeligt for nogen procesanmodninger, der i øjeblikket er i systemet. (Dette kaldes også globalt utilgængelig).

    Hvis denne status vælges, angiver det, at teammedlemmet ikke er tilgængeligt for hver eksisterende stedfortrædertildeling, og det ændrer den aktuelle status til IKKE tilgængelig for angivne anmodninger.

    Tildelinger træder i kraft med det samme og er gældende, indtil stedfortrædertildelingen udløber.

    BEMÆRK!Denne indstilling påvirker ikke tilgængeligheden for nye tildelinger, der oprettes efter dette tidspunkt.

    IKKE tilgængelig for angivne anmodninger

    Når du vælger denne indstilling, bliver du bedt om at angive teammedlemmets tilgængelighed. (Det er det samme som at klikke på knappen Ny). Du bliver bedt om at angive:

    • De anmodningstyper, som teammedlemmet ikke er tilgængeligt for.

    • Den tidsperiode, teammedlemmet ikke er tilgængeligt i.

    I den tidsperiode, teammedlemmet ikke er tilgængeligt for en bestemt anmodning, kan den bruger, der er delegeret til at handle på anmodningen, arbejde på den.

  8. Angiv den tidsperiode, teammedlemmet ikke er tilgængeligt i:

    1. Angiv, hvornår tidsperioden begynder, ved at indtaste startdatoen og klokkeslættet i boksen Ikke tilgængelig fra eller ved at klikke på kalenderen og vælge datoen og klokkeslættet.

      Kalenderkontrol

    2. Angiv, hvornår tidsperioden slutter, ved at klikke på en af følgende:

      Knap

      Beskrivelse

      Intet udløb

      Angiver, at denne indstilling for utilgængelighed ikke udløber.

      Angiv varighed

      Kan bruges til at angive tidsperioden i uger, dage eller timer.

      Angiv slutdato

      Kan bruges til at angive slutdatoen og klokkeslættet. Du kan skrive slutdatoen og klokkeslættet eller klikke på kalenderen og vælge datoen og klokkeslættet i kalenderen.

  9. Angiv, om du vil sende e-mail-notifikationer til andre brugere, ved at udfylde disse felter:

    Felt

    Beskrivelse

    Giv andre brugere besked om disse ændringer

    Angiver, om du vil sende en e-mail-meddelelse for at give en eller flere brugere besked om denne tilgængelighedstildeling.

    Modtager

    Angiver, hvilke brugere der skal modtage e-mail-notifikationer:

    Selektiv: Giver dig mulighed for at sende e-mail-notifikationer til brugere, som du vælger, herunder brugere, som ikke er medlem af teamet.

  10. Vælg en eller flere anmodninger på listen Typer af anmodninger, og klik derefter på Tilføj.

    På denne side vælger du de anmodningstyper, som teammedlemmet ikke accepterer i den periode, vedkommende ikke er tilgængelig. Det medfører, at disse anmodninger uddelegeres til andre brugere.

    Hver anmodning, som du tilføjer, medtages på listen Afvist for den angivne periode.

    Hvis du tilføjer flere anmodninger for denne tidsperiode, behandles hver anmodning som et enkeltstående objekt, der kan redigeres separat.

  11. Hvis du vil angive, at denne tilgængelighedsindstilling gælder for alle anmodningstyper, skal du klikke på Alle anmodningstyper i stedet for at vælge anmodningstyperne enkeltvis.

    Afkrydsningsfeltet Alle anmodningstyper

    Afkrydsningsfeltet Alle anmodningstyper er kun tilgængeligt, når anmodningstypen for stedfortrædertildelingen er indstillet til Alle.

  12. Klik på Fjern for at fjerne en anmodning fra listen.

  13. Klik på Send for at gemme ændringerne.