Wenn Sie in Ihren Kalender auf dem Exchange Server eine Besprechung eintragen, können Sie anhand Ihrer Exchange-Kalender überprüfen, wann lokale Exchange-Benutzer nicht verfügbar sind.
Die Terminerinnerungen in Ihrem Exchange-Kalender werden erst aktiviert, wenn Sie Evolution nach dem Anmelden mindestens einmal gestartet haben.
Öffnen Sie einen neuen Termin im Kalender.
Klicken Sie auf "Aktionen" > "Besprechung ansetzen".
Fügen Sie Teilnehmer hinzu, indem Sie ihre E-Mail-Adressen in die Liste eintragen oder auf die Schaltfläche "Andere einladen" klicken.
Verwenden Sie dabei nach Möglichkeit die globale Adressliste (GAL). Wählen Sie die GAL in der Ausklappliste mit den Adressquellen oben im Dialogfeld aus.
Klicken Sie auf "Optionen" und dann auf "Verfügbarkeit aktualisieren", um die Zeitpläne der Teilnehmer zu überprüfen und die Besprechung in den Kalendern aller Teilnehmer zu aktualisieren, soweit dies möglich ist.
Wenn Besprechungsteilnehmer in der von Ihnen geplanten Besprechungszeit nicht verfügbar sind, können Sie die Besprechung solange vor- oder zurückverlegen, bis Sie einen freien Zeitraum gefunden haben. Klicken Sie dazu auf die Pfeile links und rechts neben der Schaltfläche "Auto-Auswählen". Das Auto-Auswählen-Werkzeug verschiebt die Besprechung bis zum nächsten Zeitraum, in dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Wenn Sie mit den Ergebnissen nicht zufrieden sind, können Sie die Ränder der Besprechungszeit über die Stunden ziehen, die Sie auswählen möchten.