Eine Nachrichtenliste hat normalerweise Spalten mit Absender, Datum, Betreff und Wichtigkeit sowie Angaben dazu, ob die Nachricht gelesen wurde oder ob sie Anhänge enthält. Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern oder mit Drag & Drop Spalten hinzufügen oder entfernen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften, um eine Optionsliste anzuzeigen:
Aufsteigend sortieren: Sortiert die Nachrichten von oben nach unten. Entsprechend kehrt "Absteigend sortieren" die Reihenfolge um. "Nicht sortieren" hebt die Sortierung nach dieser Spalte auf und zeigt die Nachrichten in der Reihenfolge an, mit der sie im Ordner eingegangen sind.
Spalte entfernen: Löscht diese Spalte in der Anzeige. Sie können eine Spalte auch entfernen, indem Sie die Überschrift aus der Liste ziehen und ablegen.
Spalte hinzufügen: Wenn Sie diesen Eintrag auswählen, wird ein Dialogfeld mit den infrage kommenden Spalten angezeigt. Ziehen Sie die gewünschte Spalte in den Bereich zwischen den Spaltenüberschriften. Ein roter Pfeil zeigt an, wo die Spalte platziert wird.
Einpassen: Passt die Breite der Spalten so an, dass der Raum optimal genutzt wird.
Aktuelle Ansicht anpassen: Mit diesem Eintrag können Sie eine komplexere Sortierreihenfolge für Nachrichten festlegen und auswählen, welche Spalten mit Nachrichteninformationen Sie anzeigen möchten.
Mit der Folgenachricht-Funktion können Sie sicherstellen, dass Sie eine Nachricht nicht vergessen. So setzen Sie die Folgenachricht-Funktion ein:
Wählen Sie eine oder mehrere Nachrichten aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Nachrichten.
Klicken Sie auf "Folgenachricht".
Es wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Markierungstyp und Fälligkeitsdatum festlegen können.
Die Markierung stellt die Aktion dar, an die Sie erinnert werden möchten. Wählen Sie entweder eine der vorbereiteten Aktionen aus ("Anrufen", "Weiterleiten" und "Antwort verfassen") oder geben Sie eine eigene Notiz oder Aktion ein. Sie können für die Markierung auch einen Termin eingeben.
Nach Hinzufügen der Markierung können Sie diese entweder als abgeschlossen markieren oder komplett entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Nachricht klicken und dann entweder auf "Als abgeschlossen markieren" oder auf "Markierung löschen" klicken.
Beim Lesen einer markierten Nachricht wird der Markierungsstatus ganz oben noch vor den Nachrichtenkopfzeilen angezeigt. Eine überfällige Nachricht sieht folgendermaßen aus: "Überfällig: Bis 07. April 2003 17:00 anrufen"
Markierungen können Sie auf vielen Wegen dabei unterstützen, Ihre Arbeit zu organisieren. Zum Beispiel können Sie Ihrer Nachrichtenliste eine Spalte mit dem Markierungsstatus hinzufügen und danach sortieren. Oder Sie erstellen einen vOrdner, der alle markierten Nachrichten anzeigt. Wenn Sie fertig sind, löschen Sie die Markierungen. Dann enthält der vOrdner immer nur Nachrichten mit anstehenden Terminen.
Wenn Sie ein weniger kompliziertes Verfahren zur Erinnerung an Nachrichten bevorzugen, können Sie diese auch als "Wichtig" markieren, indem Sie zuerst auf die Nachricht und dann auf "Als wichtig markieren" klicken.