Die folgende Tabelle zeigt die Aktionen, die Sie mit Regeln ausführen können:
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| Mail senden | Sendet eine vorbereitete E-Mail-Nachricht an die von Ihnen angegebenen Empfänger, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise Ihren Chef jedes Mal informieren müssen, wenn Sie einen monatlichen Bericht von einer anderen Gruppe von Personen erhalten, können Sie mit einer Regel eine Nachricht senden, sobald Sie den Bericht erhalten. |
| Nach vorne | Leitet Elemente an einen oder mehrere Benutzer weiter, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise einem Projektkernteam angehören, können Sie Besprechungsprotokolle per Regel an erweiterte Teammitglieder weiterleiten. Diese Aktion leitet die Nachricht als reguläres Nachrichtenelement weiter, wobei die weitergeleitete Nachricht in der Nachricht sichtbar ist. |
| Als Anhang weiterleiten | Leitet Elemente als Anhänge an einen oder mehrere Benutzer weiter, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise einem Projektkernteam angehören, können Sie Besprechungsprotokolle per Regel an erweiterte Teammitglieder weiterleiten. |
| Delegieren | Delegiert einen Termin, eine Erinnerung oder eine Aufgabe an einen anderen Benutzer, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise von jemandem vertreten werden, während Sie nicht im Büro sind, kann Ihre Regel Termine, Aufgaben oder Erinnerungsnotizen an diese Person delegieren. |
| Antwort | Sendet eine vorbereitete Antwort an den Absender, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie beispielsweise mehrere Tage lang nicht im Büro sein müssen, könnte Ihre Regel eine Antwort auf eingehende Nachrichten senden, die angibt, wann Sie zurück sind. Sie können auch Bedingungen definieren verwenden, um zu verhindern, dass Antworten an Maillistenserver und andere große Gruppen gesendet werden. |
| Akzeptieren | Akzeptiert einen Termin, eine Erinnerung oder eine Aufgabe, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Beispielsweise könnte Ihre Regel alle Termine einer bestimmten Person akzeptieren. |
| Kategorie | Weist jedem Element, das die angegebenen Bedingungen erfüllt, eine Kategorie zu. Zu den Kategorien gehören „Niedrige Priorität“, „Dringend“, „Nachverfolgung“, „Persönlich“ und alle anderen benutzerdefinierten Kategorien. |
| Löschen/Ablehnen | Löscht oder lehnt jedes Element ab, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Beispielsweise könnte Ihre Regel jeden für einen bestimmten Wochentag geplanten Termin ablehnen, wenn Sie an diesem Tag für Besprechungen immer nicht verfügbar sind. |
| Leerer Artikel | Löscht Elemente aus dem Papierkorb, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Ihre Regel könnte beispielsweise Elemente leeren, die Sie von einem Unternehmen erhalten, das Ihnen regelmäßig Junk-Mails sendet. |
| In Ordner verschieben | Verschiebt Elemente in einen Ordner, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass alle Elemente mit bestimmten Wörtern im Feld „Betreff“ in einen gemeinsamen Ordner verschoben werden. |
| Link zum Ordner | Verknüpft Elemente mit einem oder mehreren Ordnern, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Wenn Sie ein Element mit einem Ordner verknüpfen, können Sie das Element aus mehr als einem Ordner anzeigen. Wenn Sie beispielsweise über ein Element verfügen, das sich auf Marketing und Personal bezieht, können Sie es im Ordner „Marketing“ ablegen und es dann mit dem Ordner „Personal“ verknüpfen. Sie können das Element dann aus einem der beiden Ordner öffnen. |
| Als privat markieren | Markiert alle Elemente, die den Regelbedingungen entsprechen, als privat. Wenn ein Element als „Privat“ markiert ist, können Sie Ihren Proxys den Zugriff auf das Element verweigern. Beispielsweise könnte Ihre Regel alle Elemente Ihrer Familienmitglieder als privat markieren. |
| Als gelesen markieren | Markiert alle Elemente, die den Regelbedingungen entsprechen, als ob sie gelesen worden wären. Wenn Sie beispielsweise einen Antwortthread in einem freigegebenen Ordner überfliegen und dem Thread nicht mehr folgen möchten, könnte Ihre Regel alle Elemente im Thread als gelesen markieren, sodass sie nicht an den Anfang der Elementliste sortiert werden. |
| Archiv | Archiviert Elemente, wenn die Regelbedingungen erfüllt sind. Beispielsweise könnte Ihre Regel alle Elemente zu einem bestimmten Thema archivieren. Das Archiv kann nicht als Aktion verwendet werden, wenn das auslösende Ereignis „Neues Element“ oder „Abgelegtes Element“ ist. |
| Als ungelesen markieren | Markiert alle Elemente, die den Regelbedingungen entsprechen, als ob sie nicht gelesen worden wären. Sie könnten beispielsweise eine vom Benutzer aktivierte Regel erstellen, um alle von Ihrem Manager geöffneten Elemente als ungelesen zu markieren, um Sie daran zu erinnern, sie erneut zu lesen oder darauf zu reagieren. |
| Stoppen Sie die Regelverarbeitung | Verhindert, dass andere Regeln auf Elemente einwirken, die die Regelbedingungen erfüllen. Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie im Dialogfeld „Regeln“ aufgeführt sind. Wenn sich normalerweise andere Regeln auf diese Elemente auswirken würden, verhindert diese Regelaktion, dass die anderen Regeln ausgeführt werden. |