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Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU München) beabsichtigte, die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter und Studierenden zu verbessern. Durch die Einführung von Micro Focus Vibe, Novell Vibe Desktop und ShareOnVibe gelang es der Universität, ihre Verwaltungsprozesse effizienter und den Informationsaustausch zwischen Lehrkräften und Studierenden einfacher zu gestalten.

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Übersicht LMU München

Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) ist mit über 48.000 Studierenden, 700 Professoren und 3.600 wissenschaftlichen Mitarbeitern eine der größten Universitäten in Europa. Das Lehrangebot an der LMU ist vielfältig und umfasst 150 Studienfächer von Geisteswissenschaften über Medizin bis hin zu diversen fachübergreifenden Studienmöglichkeiten.

Herausforderung

Die Infrastruktur einer Universität muss das optimale Zusammenspiel von Forschung, Lehre und Verwaltung stimulieren. Damit Hochschulmitarbeiter und Studierende bei akademischen Aufgaben und Forschungsprojekten bestmöglich zusammenarbeiten können, müssen sie in der Lage sein, Informationen effizient auszutauschen.

Dr. Werner Degenhardt, Akademischer Direktor und CIO an der Fakultät für Psychologie und Pädagogik der LMU stellt fest: „Wir benötigen ein Kommunikationsmedium, das effizienter ist als E-Mail. Wie die meisten anderen modernen Bildungseinrichtungen ist auch die LMU München stark daran interessiert, durch den effektiven Einsatz von IT-Systemen neue Methoden der Wissensvermittlung zu finden.“

Lösung

Das IT-Team der Fakultät für Psychologie und Pädagogik implementierte Micro Focus Vibe – eine zentrale Plattform, auf der Benutzer Dokumente zur gemeinsamen Nutzung speichern, mit Kommentaren versehen und taggen können. Zurzeit wird das System von 35.000 Personen genutzt.

„Novell (jetzt Teil von Micro Focus) Vibe basiert auf einem Open Source-Projekt“, erläutert Degenhardt. „Da ein Großteil des Quellcodes frei verfügbar ist, können wir zusätzlich benötigte Funktionen problemlos selbst erstellen. Wir sind bisher auf kein Szenario gestoßen, das wir mit dieser für kollaborative Zwecke konzipierten Plattform nicht abbilden konnten.“

Die LMU verfügt über einen Workflow, der für jede Lehrveranstaltung automatisch einen Arbeitsbereich zum Speichern von Dokumenten einrichtet. Dieses „virtuelle Seminar“ dient Studierenden und Lehrenden zum einfachen Austausch von Informationen. Der Workflow ist außerdem mit anderen Verwaltungssystemen der LMU und den Verzeichnisdiensten, in denen Daten über die Benutzer gespeichert werden, verknüpft.

„Insbesondere für akademische Aufgaben ist das virtuelle Seminar eine hilfreiche Lösung“, berichtet Degenhardt. „Die Studierenden nutzen den Arbeitsbereich, um auf die erforderliche Literatur zuzugreifen, mit Kommilitonen zusammenzuarbeiten und digitale Kopien ihrer Arbeiten einzureichen. Da die Dateien im Netz und nicht mehr auf lokalen Festplatten gespeichert werden, profitieren wir zudem von einer erhöhten Datensicherheit.“

Studieninteressierte, die ein postgraduales Studium an der LMU anstreben, können Micro Focus Vibe zudem nutzen, um sich für die entsprechenden Programme zu bewerben. Das Hochladen der erforderlichen Dateien sowie das Ausfüllen der Bewerbungsformulare erfolgt elektronisch, sodass überholte Papierbewerbungen durch zeitgemäße, papierlose Verwaltungsprozesse ersetzt werden.

Ergebnisse

Die Universität hat ihre bereits seit Langem implementierte Micro Focus Vibe-Lösung durch Vibe Desktop und ShareOnVibe erweitert, um die Produktivität von Mitarbeitern und Studierenden zu erhöhen.

Mit Vibe Desktop werden Dateien vom Desktop des Benutzers auf der Vibe-Website gespeichert und synchronisiert. So kann von jedem PC oder Mac offline an den Dokumenten gearbeitet werden. „Mit Vibe Desktop haben Studierende und Mitarbeiter die Möglichkeit, über ein Notebook auf dem täglichen Weg zur Universität an ihren Dokumenten zu arbeiten“, so Degenhardt. „Um die Abläufe absolut einfach und sicher zu gestalten, werden die Dateien automatisch synchronisiert, sobald sich der Benutzer wieder mit dem Internet verbindet. Da automatisch verschiedene Dateiversionen erstellt werden, kann der ungünstige Fall, dass zwei Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und die Texte nachher abgeglichen werden müssen, nicht mehr eintreten.“

Die LMU führte zudem das Novell Vibe-Add-in für Microsoft Office ein. Dieses ermöglicht es Benutzern, direkt in ihren Office-Anwendungen an Textdokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ohne einen Browser zu öffnen und sich mit dem Vibe-Server zu verbinden.

Darüber hinaus nutzt die Universität das Firefox-Add-on ShareOnVibe, das von der Firma Code and Concept – einem Systemintegrator und Anbieter von IT-Lösungen mit Sitz in München – entwickelt wurde. Bei der Recherche eines Themas stoßen Studierende und Wissenschaftler oft auf interessante Onlineinformationen in verschiedensten Dateiformaten, z. B. Text-, Video- oder PDF-Dateien. Sie möchten diese Informationen schnell speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe auszuwerten. ShareOnVibe ermöglicht es Studierenden und Hochschulmitarbeitern, Informationen mit wenigen Mausklicks in Micro Focus Vibe zu hinterlegen, da Metadaten wie die Webadresse und der Seitentitel automatisch gespeichert werden.

„Dank ShareOnVibe sparen Studierende und Wissenschaftler beim Auffinden und Speichern von Informationen beträchtliche Zeit ein – das altbekannte Chaos unzähliger Haftnotizen auf den Schreibtischen gehört damit endlich der Vergangenheit an“, berichtet Degenhardt. „Wir arbeiten mit Code and Concept, weil sie uns intelligente Lösungen wie ShareOnVibe bereitstellen, mit denen wir den alltäglichen Herausforderungen effektiv begegnen können.“

Mit Micro Focus Vibe hat die LMU München eine benutzerfreundliche Collaboration-Pl-attform für den effektiveren Informationsaustausch zwischen Studierenden und Hochschulmitarbeitern implementiert.

„Micro Focus Vibe ist ein hochflexibles Tool, das uns zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnet. Insbesondere profitieren wir davon, verstärkt zur papierlosen Verwaltung und dem Einsatz mobiler Geräte überzugehen“, bestätigt Degenhardt.

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LMU MÜNCHEN auf einen Blick:

Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) ist mit über 48.000 Studierenden, 700 Professoren und 3.600 wissenschaftlichen Mitarbeitern eine der größten Universitäten in Europa. Das Lehrangebot an der LMU ist vielfältig und umfasst 150 Studienfächer von Geisteswissenschaften über Medizin bis hin zu diversen fachübergreifenden Studienmöglichkeiten.

Branche:

Education

Standort:

Germany

Europe

Produkte:

Ergebnisse:

  • Einrichtung einer hochflexiblen, erweiterbaren Plattform zur gemeinsamen Nutzung für Hochschulmitarbeiter, Studierende und Partner
  • Arbeit an wissenschaftlichen Dokumenten über Notebooks auf dem täglichen Weg zur Universität
  • Zeitsparenden Auffinden und Speichern von Informationen zur späteren Auswertung

"Dank ShareOnVibe sparen Studierende und Wissenschaftler beim Auffinden und Speichern von Informationen beträchtliche Zeit ein und vermeiden damit das altbekannte Chaos zahlloser Haftnotizen auf ihren Schreibtischen."

WERNER DEGENHARDT
AKADEMISCHER DIREKTOR UND CIO
LMU MÜNCHEN, FAKULTÄT FÜR PSYCHOLOGIE UND PÄDAGOGIK

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