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Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU München) beabsichtigte, die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter und Studierenden zu verbessern. Durch die Einführung von Novell Vibe, Novell Vibe Desktop und ShareOnVibe gelang es der Universität, ihre Verwaltungsprozesse effizienter und den Informationsaustausch zwischen Lehrkräften und Studierenden einfacher zu gestalten.

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ÜbersichtLMU München

Die Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) ist mit über 48.000 Studierenden, 700 Professoren und 3.600 wissenschaftlichen Mitarbeitern eine der größten Universitäten in Europa. Das Lehrangebot an der LMU ist vielfältig und umfasst 150 Studienfächer von Geisteswissenschaften bis Medizin sowie diverse fachübergreifende Studienmöglichkeiten.

Herausforderung

Die Infrastruktur einer Universität muss das optimale Zusammenspiel von Forschung, Lehre und Verwaltung stimulieren. Damit Hochschulmitarbeiter und Studierende bei akademischen Aufgaben und Forschungsprojekten bestmöglich zusammenarbeiten können, müssen sie in der Lage sein, Informationen effizient auszutauschen.

Dr. Werner Degenhardt, Akademischer Direk- tor und CIO an der Fakultät für Psychologie und Pädagogik der LMU stellt fest: „Wir benötigen ein Kommunikationsmedium, das effizienter ist als E-Mail. Wie die meisten anderen modernen Bildungseinrichtungen ist auch die LMU München stark daran interessiert, durch den effektiven Einsatz von IT-Systemen neue Methoden der Wissensvermittlung zu finden.“

Lösung

Das IT-Team der Fakultät für Psychologie und Pädagogik implementierte Novell Vibe – eine zentrale Plattform, auf der Benutzer Dokumente zur gemeinsamen Nutzung speichern, mit Kommentaren versehen und taggen können. Zurzeit wird das System von 35.000 Personen genutzt.

„Novell Vibe basiert auf einem Open-Source-Projekt“, erläutert Degenhardt. „Ein Großteil des Quellcodes ist frei verfügbar, und wir können zusätzlich benötigte Funktionen problemlos selbst erstellen. Wir sind bisher auf kein Szenario gestoßen, das wir mit dieser für kollaborative Zwecke konzipierten Plattform nicht abbilden konnten.“

Die LMU verfügt über einen Workflow, der für jede Lehrveranstaltung automatisch einen Arbeitsbereich zum Speichern von Dokumenten einrichtet. Dieses „Virtuelle Sem- inar“ dient Studierenden und Lehrenden zum einfachen Austausch von Informationen. Der Workflow ist mit anderen Verwaltungssystemen der LMU und den Verzeichnisdiensten – in denen Daten über die Benutzer gespeichert werden – verknüpft.

„Insbesondere für akademische Arbeiten und Hausaufgaben ist das Virtuelle Seminar eine hilfreiche Lösung“, berichtet Degenhardt. „Die Studierenden nutzen den Arbeitsbereich, um auf Literatur zuzugreifen, mit Kommilitonen zusammenzuarbeiten und digitale Kopien ihrer Arbeiten einzureichen.

Da die Dateien im Netz und nicht mehr auf lokalen Festplatten gespeichert werden, profitieren wir zudem von einer erhöhten Datensicherheit.“

Studieninteressierte, die ein postgraduales Studium an der LMU anstreben, können Novell Vibe zudem nutzen, um sich für die entsprechenden Programme zu bewerben. Das Hochladen der erforderlichen Dateien sowie das Ausfüllen der Bewerbungsformulare erfolgt elektronisch, sodass überholte Papierbewerbungen durch zeitgemäße, papierlose Verwaltungsprozesse ersetzt werden.

Ergebnisse

Die Universität hat ihre bereits seit längerem implementierte Novell Vibe-Lösung durch Novell Vibe Desktop und ShareOnVibe erweitert, um die Produktivität von Mitarbeitern und Studierenden zu erhöhen.

Mit Novell Vibe Desktop werden Dateien vom Desktop des Benutzers auf der Vibe-Website gespeichert und synchronisiert. So kann von jedem PC oder Mac offline an den Dokumenten gearbeitet werden.

„Mit Novell Vibe Desktop haben Studierende und Mitarbeiter die Möglichkeit, über ein Notebook auf dem täglichen Weg zur Universität an ihren Dokumenten zu arbeiten“, so Degenhardt. „Um die Abläufe absolut einfach und sicher zu gestalten, werden die Dateien automatisch synchronisiert, sobald sich der Benutzer wieder mit dem Internet verbindet. Da automatisch verschiedene Dateiversionen erstellt werden, kann der ungünstige Fall, dass zwei Kollegen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und die Texte nachher abgeglichen werden müssen, nicht mehr eintreten.“

Die LMU führte zudem das Novell Vibe-Add- in für Microsoft Office ein. Dieses ermöglicht es Benutzern, direkt in ihren Office-Anwendungen an Textdokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ohne einen Browser zu öffnen und sich mit dem Vibe-Server zu verbinden.

Darüber hinaus nutzt die Universität das Firefox-Add-on ShareOnVibe, welches von der Firma Code and Concept – einem Systemintegrator und Anbieter von IT-Lösungen mit Sitz in München – entwickelt wurde. Bei der Untersuchung eines Themas stoßen Studie- rende und Wissenschaftler oft auf interessante Online-Informationen in den verschiedensten Dateiformaten, z. B. Text-, Video- oder PDF-Dateien. Sie möchten diese Informationen schnell speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe auszuwerten. ShareOnVibe ermöglicht es Studierenden und Hochschulmitarbeitern, Informationen mit wenigen Mausklicks in Novell Vibe zu hinterlegen, da Metadaten wie die Webadresse und der Seitentitel automatisch gespeichert werden.

„Dank ShareOnVibe sparen Studierende und Wissenschaftler beim Auffinden und Speichern von Informationen beträchtliche Zeit ein – das altbekannte Chaos unzähliger Haftnotizen auf den Schreibtischen gehört damit endlich der Vergangenheit an“, berichtet Degenhardt. „Wir arbeiten mit Code and Concept, weil sie uns clevere Lösungen wie ShareOnVibe bereitstellen, mit denen wir den alltäglichen Herausforderungen effektiv begegnen können.“

Mit Novell Vibe hat die LMU München eine benutzerfreundliche Plattform für den effektiven Informationsaustausch zwischen Stu- dierenden und Hochschulmitarbeitern im- plementiert.

„Novell Vibe ist ein hochflexibles Tool, das uns zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnet. Insbesondere profitieren wir davon, verstärkt zur papierlosen Verwaltung und dem Einsatz mobiler Geräte überzugehen“, bestätigt De- genhardt.

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LMU MÜNCHEN auf einen Blick:

Eine der führenden europäischen Hochschulen

Branche:

Education

Standort:

Germany

Produkte:

Vibe

Ergebnisse:

  • Einrichtung einer hochflexiblen, erweiterbaren Plattform zur gemeinsamen Nutzung für Hochschulmitarbeiter, Studierende und Partner
  • Arbeit an wissenschaftlichen Dokumenten über Notebooks auf dem täglichen Weg zur Universität
  • Einsatz von ShareOnVibe zum zeitsparenden Auffinden und Speichern von Informationen zur späteren Auswertung

"Novell Vibe ist ein hochflexibles Tool, das uns zahlreiche neue Möglichkeiten eröffnet. Insbesondere profitieren wir davon, verstärkt zur papierlosen Verwaltung und dem Einsatz mobiler Geräte überzugehen."

WERNER DEGENHARDT
AKADEMISCHER DIREKTOR UND CIO
LMU MÜNCHEN, FAKULTÄT FÜR PSYCHOLOGIE UND PÄDAGOGIK

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