La lista de mensajes, normalmente, contiene columnas para indicar si se ha leído un mensaje, si tiene archivos adjuntos, la importancia y el remitente, la fecha y el asunto. Es posible cambiar el orden de las columnas y añadir o eliminar columnas arrastrándolas y soltándolas.
Para obtener la lista de opciones, haga clic con el botón derecho del ratón en un encabezado de una de las columnas:
Orden ascendente: clasifica los mensajes de arriba a abajo. De forma similar, Orden descendente invierte el orden y Deshacer orden elimina la clasificación de esta columna y coloca los mensajes en el orden en que se añadieron a la carpeta.
Eliminando una columna: elimina esta columna. También es posible eliminar columnas arrastrando el encabezado fuera de la lista y soltándola.
Añadiendo una columna: al seleccionar este elemento, aparece un recuadro de diálogo en el que se enumeran todas las columnas posibles. Arrastre la columna que desee en un espacio entre los encabezados de columnas existentes. Una flecha roja muestra el lugar donde se colocará la columna.
Mejor ajuste: ajusta de forma automática los anchos de las columnas para utilizar el espacio con más eficacia.
Personalizar la vista activa: seleccione esta opción para utilizar un orden de clasificación más complejo para los mensajes o para elegir las columnas de información sobre los mensajes que desea mostrar.
Una manera de garantizar que no se olvida de un mensaje es mediante la función de Seguimiento. Para utilizarla:
Seleccione uno o varios mensajes.
Haga clic con el botón derecho del ratón en uno de los mensajes.
Haga clic en Seguimiento.
Se abrirá un recuadro de diálogo donde se podrá definir el tipo de indicador y la fecha de activación.
El indicador mismo es la acción que desea que le sea recordada. Se proporcionan varios, como Llamar, Reenviar y Responder, pero, si lo desea, puede introducir su propia nota o acción. También es posible definir una fecha límite para el indicador.
Una vez que se ha añadido un indicador, se puede marcar como realizado o eliminarlo totalmente haciendo clic con el botón derecho del ratón en el mensaje y, a continuación, haciendo clic en Marcar como terminado o Quitar marca.
Al leer un mensaje con indicador, el estado del indicador aparece en la parte superior, antes de los encabezados del mensaje. Un mensaje fuera de plazo indicará "Atrasado: Llamar el 07 de abril de 2003, 5:00 PM."
Los indicadores permiten organizar el trabajo de distintas maneras. Por ejemplo, es posible que desee añadir una columna Estado del indicador a la lista de mensajes y clasificarlos basándose en esa columna. Como alternativa, puede crear una carpeta virtual que muestre todos los mensajes con indicadores, a continuación, borrar los indicadores cuando haya acabado a fin de que la carpeta virtual únicamente contenga mensajes con tiempos límite cercanos.
Si prefiere emplear un método más sencillo para no olvidarse de los mensajes, puede marcarlos como importantes haciendo clic con el botón derecho del ratón en el mensaje y, a continuación, haciendo clic en Marcar como importante.