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Grupo Godó

Grupo Godó buscaba una solución de gestión de identidades que le facilitara la gestión de usuarios dentro del variado entorno de TI de la empresa y que le garantizara la conformidad normativa con la Ley Orgánica de Protección de Datos. La empresa decidió implantar el Gestor de identidades de Novell, que centralizaba la gestión de usuarios, cumplía los requerimientos legales y reducía considerablemente el tiempo dedicado a las tareas de gestión de usuarios.

Descripción general

Grupo Godó es una empresa líder en el sector de los medios de comunicación, con base en Cataluña (España). Fundada en 1881, la publicación más conocida del grupo es el periódico "La Vanguardia", uno de los periódicos de publicación diaria más vendidos en España. Grupo Godó se centra en la circulación de información mediante una amplia gama de medios, impresos y digitales.

El reto

La diversidad de actividades comerciales del Grupo Godó en el sector de los medios de difusión supone el uso, por parte de los diferentes departamentos de la empresa, de diferentes sistemas de TI, con varios directorios de usuario y procesos de autenticación.

Sin un repositorio central de identidades de usuario, la gestión de 1300 usuarios en el heterogéneo entorno de TI del Grupo Godó no era una tarea fácil para el equipo informático.

"La gestión de nuestras comunidades de usuarios requería la pericia de cinco administradores de TI, que pasaban el 10% de su jornada laboral llevando a cabo tareas relacionadas con la gestión de usuarios", apuntó Josep Manel Pulpillo López, Jefe Administración de Sistemas del Grupo Godó.

"Trabajamos en el sector de los medios de comunicación, por lo que muchos de nuestros empleados son autónomos que necesitan acceso temporal a nuestros sistemas", explicó Pulpillo. "La provisión manual de cuentas de usuarios para todos ellos en los sistemas de TI correspondientes era una tarea especialmente tediosa".

Además, el Grupo Godó necesitaba asegurar la conformidad normativa con la reciente Ley Orgánica de Protección de Datos. "Uno de los requisitos de esta ley es que cada usuario ha de ser responsable de la gestión de su propia contraseña. Esto requería la actualización radical de nuestras prácticas en gestión de usuarios, ya que estos dependían completamente del equipo de TI para obtener nuevas contraseñas", explicó Pulpillo.

Proveedores

Era necesaria una solución sólida y flexible, que unificara los diferentes repositorios de los usuarios actuales en la empresa, y Grupo Godó optó por implantar el Gestor de identidades de Novell.

"En un principio, consideramos una solución de IBM* Tivoli* pero, finalmente, nos decidimos por el Gestor de identidades de Novell, ya que ofrecía un mayor nivel de interoperabilidad", señaló Pulpillo. "Este factor era decisivo para nosotros, ya que teníamos que implantar la solución en un entorno de TI heterogéneo".

El Gestor de identidades de Novell se implantó durante un periodo de cuatro meses, con la ayuda de Identitat Digital IT Consulting, socio de Novell.

"Identitat Digital nos apoyó durante todo el proceso de implantación y nuestra relación, basada en la colaboración, ha sido muy positiva", apuntó Pulpillo.

El Gestor de identidades de Novell ha permitido la administración central de todos los usuarios del Grupo Godó. La solución combina los distintos repositorios de usuarios de la compañía para crear un repositorio central, que engloba los 1300 usuarios de todos los sistemas de TI. Ahora los usuarios pueden aprovechar un sistema de inicio de sesión único y tener una única contraseña, que los identifica en el conjunto de sistemas y aplicaciones de TI con el que actualmente cuenta el Grupo Godó.

Mientras que en el pasado los administradores de TI eran responsables de la distribución de nuevas contraseñas a los usuarios por correo electrónico o en persona, el portal de autoservicio del Gestor de identidades de Novell para el restablecimiento de contraseñas confiere a los usuarios la autonomía necesaria para manejar sus datos personales.

Asimismo, el Gestor de identidades de Novell también automatiza el proceso de provisión de usuarios en la empresa, que antes se realizaba manualmente.

"Cuando se añade un nuevo usuario al sistema, se genera una identidad automáticamente y se asigna al nuevo empleado un nombre de usuario, una contraseña y una cuenta de correo electrónico", dijo Pulpillo. "También hemos empezado a usar la provisión basada en funciones, que ofrece acceso a los empleados a los recursos correspondientes según sus funciones en la empresa".

Además, el Gestor de identidades de Novell resalta automáticamente las cuentas de usuarios inactivas para su eliminación y revoca el acceso a los sistemas a los empleados que dejan la empresa, para proteger la información ante el acceso no autorizado.

Los resultados

De crucial importancia, las funciones de autoservicio del Gestor de identidades de Novell en cuanto a contraseñas y la posibilidad de iniciar sesión una única vez han permitido mejorar las directivas de gestión de contraseñas de Grupo Godó, además de cumplir con las exigencias legales de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

El Gestor de identidades de Novell ha simplificado los procesos de gestión de usuarios del Grupo Godó hasta el punto de requerir solo un administrador de TI para completar las tareas relacionadas con la gestión de usuarios.

"Antes del Gestor de identidades de Novell, cinco administradores de TI trabajaban regularmente en cuestiones relacionadas con la gestión de usuarios; actualmente, un único miembro de nuestro equipo dedica alrededor del 25% de su horario laboral a gestionar a nuestros usuarios de manera central".

En particular, hemos observado una disminución importante de la carga de trabajo en la provisión de nuevas cuentas de usuarios.

"Ahora, es posible crear una nueva cuenta de usuario en 30 minutos; una quinta parte del tiempo que solía llevar. Dada nuestra elevada rotación de usuarios, nuestro equipo de TI ahorra una cantidad de tiempo considerable".

"Es mucho menos probable que los usuarios olviden sus datos de inicio de sesión ahora que solamente deben recordar un único nombre de usuario y contraseña", apuntó Pulpillo. "Si un usuario olvida su contraseña ya no tiene que esperar entre una y dos horas a que un miembro del departamento de TI le asista, sino que puede usar el portal de autoservicio de restablecimiento de contraseñas y continuar trabajando inmediatamente", explicó Pulpillo. "En general, hemos quedado impresionados con la flexibilidad del Gestor de identidades de Novell y creemos que ha sido una adición muy rentable a nuestro panorama de TI".

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