GroupWise tallentaa kaikki postiviestit, ajanvaraukset ja muut saamasi viestit postilaatikkoon. Postilaatikko päivitetään automaattisesti, kun vastaanotat uusia viestejä. Jos tietokoneessasi on ääniominaisuudet ja GroupWise WebAccess -ikkuna on auki Web-selaimessasi, uuden viestin saapumisesta ilmoitetaan äänimerkillä.
Voit lukea postilaatikkoon tai kalenteriin saapuneet viestit. Postilaatikossa on luettelo kaikista viesteistä, jotka olet saanut muilta käyttäjiltä. Omat ajanvaraukset, tehtävät ja muistutukset näkyvät kalenterissa, eivät postilaatikossa.
Postilaatikossa voit avata ja lukea kaikenlaisia uusia viestejä. Tehtävät ja muistutukset kannattaa ehkä kuitenkin lukea kalenterissa, jotta näet aikataulusi samalla, kun tarkastelet uusia viestejä.
Puhelinviestit ja postisanomat pysyvät postilaatikossa, kunnes poistat ne. Ajanvaraukset, muistutukset ja tehtävät pysyvät postilaatikossa, kunnes hyväksyt, hylkäät tai poistat ne. Kun hyväksyt ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtävän, se siirtyy kalenteriin.
Kaikilla postilaatikossa olevilla viesteillä on oma kuvakkeensa. Kuvake muuttuu, kun viesti avataan. Lisätietoja on kohdassa Viestien vieressä näkyvien kuvakkeiden tunnistaminen.
Kaikki postilaatikon avaamattomat viestit näkyvät lihavoituina, jolloin voit helpommin havaita ne viestit ja asiakirjat, joita et ole vielä lukenut.
Viestit näytetään automaattisesti siinä muodossa kuin ne on lähetetty. Viestit näytetään käyttämällä selaimen oletusfonttia ja -kokoa. Viestien päivämäärä ja kellonaika näkyvät samassa muodossa kuin henkilökohtaisessa työasemassa.
Voit lukea viestin seuraavasti:
Avaa viesti uudessa ikkunassa kaksoisnapsauttamalla Viesti-luettelossa olevaa viestiä.
HUOMAUTUS:Turvallisuussyistä kuvia ei oletusarvoisesti näytetä HTML-muotoisissa viesteissä. Jos haluat tarkastella kuvia, napsauta kohtaa GroupWise on estänyt kuvat tältä sivulta. Tuo kuvat näkyviin napsauttamalla tätä.
Voit muuttaa vain yhdessä viestissä käytettävää näkymää, jos kyseinen viesti on tehty HTML-koodilla.
Avaa viesti.
Napsauta työkalurivin Pelkkä teksti- tai HTML-kuvaketta.
Jos avaat viestin lukeaksesi sen mutta päätätkin lukea sen vasta myöhemmin, voit merkitä viestin lukemattomaksi. Kun viesti merkitään lukemattomaksi, se muuttuu lihavoiduksi ja viestin kuvake muuttuu avaamattoman viestin kuvakkeeksi. Näin tiedät, että viesti on yhä lukematta.
Valitse viesti postilaatikon viestiluettelosta.
Valitse viestiluettelon yläreunasta Merkitse lukemattomaksi.
Jos olet avannut viestin, sen merkitseminen lukemattomaksi ei muuta viestin tilaa ominaisuuksissa. Jos esimerkiksi olet avannut viestin ja merkinnyt sen lukemattomaksi, viestin lähettäjä näkee kuitenkin ominaisuusikkunassa, että viestin tilana on avattu.
Valitse viesti postilaatikon viestiluettelosta.
Valitse viestiluettelon yläreunasta Merkitse luetuksi.
Viestin merkitseminen luetuksi muuttaa sen tilan Ominaisuudet-ikkunassa. Jos esimerkiksi et ole avannut viestiä, mutta olet merkinnyt sen luetuksi, viestin lähettäjä näkee Ominaisuudet-ikkunassa, että viestin tilana on avattu.
GroupWise WebAccess voi lähettää ja vastaanottaa viestien liitteitä. Kun saat viestin, jossa on liite, liiteluettelo on aiheen alla.
Kun tarkastelet liitetiedostoa, liite tulee näkyviin katseluohjelman viesti-ikkunassa. Tämä on yleensä nopeampaa kuin liitteen avaaminen. Liitteen muotoilu ei kuitenkaan aina näy oikeanlaisena. Jos liitteen tyyppiä ei tueta, Näytä-komento ei ole näkyvissä.
Avaa viesti, joka sisältää liitteen.
Napsauta liitteen vieressä olevaa Näytä-painiketta.
Kun saat liitetiedoston GroupWise WebAccessissa, voit tallentaa tiedoston toiseen sijaintiin.
Avaa viesti, joka sisältää liitteen.
Napsauta liitetiedoston linkitettyä nimeä.
Valitse sijainti, johon liite tallennetaan.
TAI
Jos viestissä on vähintään neljä liitettä, voit avata Web-selaimen latausvalintaikkunan napsauttamalla Aihe-otsikon alla olevaa Liitteet-linkkiä.
HUOMAUTUS:Liitetiedostot sisältävän zip-tiedoston nimi on oletuksena sama kuin viestin otsikkorivi.
Kun avaat liitetiedoston, GroupWise WebAccess määrittää oikean sovelluksen tiedoston avaamiseen. Voit hyväksyä ehdotetun sovelluksen tai valita toisen sovelluksen polun ja tiedostonimen.
Avaa viesti, joka sisältää liitteen.
Napsauta liitetiedoston linkitettyä nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa.
Saat liitetiedoston sisällön näkyviin valitsemassa avoimessa viestissä Näytä tai Avaa.
Tarkastellessasi tiedostoa voit tulostaa sen kuten muutkin sivut Web-selaimessa.
TAI
Tulosta avattu tiedosto sovelluksessa, jossa se on luotu.
Voit vastata viestiin Vastaa-toiminnolla. Voit vastata joko kaikille alkuperäisen viestin vastaanottajille tai ainoastaan viestin lähettäjälle. Sinun ei tarvitse luoda uutta viestiä eikä määrittää vastaanottajia. Kummassakaan tapauksessa sinun ei tarvitse luoda uutta viestiä eikä määrittää viestin vastaanottajia. Ennen vastauksesi alkuperäistä aihetekstiä lukee Re:. Voit muokata aihetekstiä halutessasi.
Avaa viesti, johon haluat vastata.
Lähetä sähköpostia vain lähettäjälle napsauttamalla työkalurivin Vastaa-painiketta.
TAI
Lähetä sähköpostia lähettäjälle ja kaikille vastaanottajille napsauttamalla työkalurivin Vastaa kaikille -painiketta.
Kirjoita viesti ja napsauta sitten työkalurivin Lähetä-painiketta.
Jos alkuperäisellä viestillä oli vastaanottajia, joille viesti oli lähetetty peitetysti tai tiedoksi, ja jos valitset Vastaa kaikille -vaihtoehdon, vastauksesi lähetetään niille vastaanottajille, joille alkuperäinen viesti oli lähetetty tiedoksi, mutta ei niille, joille se oli lähetetty peitetysti.
Napsauta WebAccessin pääsivulla Määritykset-kuvaketta ja valitse Määritykset.
Valitse Luo-välilehti.
Valitse Ota käyttöön automaattinen tallennus, jos haluat ottaa automaattisen tallennustoiminnon käyttöön.
Valitse haluamasi Oikoluku meneillään... -asetukset, kuten
Tarkista oikeinkirj. ennen lähettämistä
Oletuskieli
Valitse oletusluontinäkymäksi joko Pelkkä teksti tai HTML.
Järjestelmän vastuuhenkilö voi poistaa HTML-muotoiluasetuksen käytöstä.
Valitse haluamasi allekirjoitusvaihtoehdot.
Valitse Tallenna ja valitse Sulje.
Lähetä edelleen -toiminnolla voit lähettää saamasi viestin muille käyttäjille. Voit lähettää viestejä edelleen liitteinä tai tekstissä. Postiviesti sisältää nimesi ja mahdollisesti tekemäsi lisähuomautukset.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka haluat lähettää edelleen.
Lähetä viesti edelleen toisessa viestissä napsauttamalla Lähetä edelleen, jolloin edelleen lähetetyn viestin teksti on uuden viestin keskellä.
TAI
Valitse Lähetä edelleen liitteenä, jos haluat lähettää viestin edelleen liitteenä.
Lisää niiden käyttäjien nimet, joille haluat lähettää viestin edelleen.
(Valinnainen) Kirjoita viesti.
Valitse työkaluriviltä Lähetä.
Jos ajanvaraus, tehtävä tai muistutus ei sovi sinulle, voit delegoida viestin sen sijaan, että lähettäisit sen edelleen. Delegointi määrittää delegoitu-tilan viestin Ominaisuudet-ikkunaan. Näin lähettäjä tietää, että olet siirtänyt viestin toisen henkilön vastuulle.