62.0 Toiminnot, joita sääntö voi suorittaa

Seuraavassa taulukossa on kuvattu, mitä toimintoja voit suorittaa säännöillä:

Toimenpide	Seuraus
Lähetä sanoma	Lähettää ennalta laaditun viestin määrittämillesi vastaanottajille, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi esimiehesi haluaa sinun ilmoittavan hänelle, kun saat kuukausiraportin tietyltä työryhmältä, voit määrittää säännön, jonka mukaan viesti lähetetään heti raportin saavuttua.
Lähetä edelleen	Lähettää viestejä edelleen yhdelle tai usealle käyttäjälle, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi kuulut projektin ydintyöryhmään, voit määrittää säännön, jonka mukaan kokousmuistiot lähetetään edelleen ryhmän muille jäsenille. Tämä toiminto lähettää viestin edelleen tavallisena viestinä siten, että edelleenlähetetty viesti näkyy viestissä.
Lähetä edelleen liitetiedostona	Lähettää viestit edelleen liitteinä yhdelle tai usealle käyttäjälle, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi kuulut projektin ydintyöryhmään, voit määrittää säännön, jonka mukaan kokousmuistiot lähetetään edelleen ryhmän muille jäsenille.
Delegoi	Delegoi ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtäväpyynnön toiselle käyttäjälle, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi työtoverisi on luvannut toimia sijaisenasi poissaolosi aikana, voit määrittää säännön, jonka mukaan ajanvaraukset, tehtävät tai muistutukset delegoidaan kyseiselle käyttäjälle.
Vastaaminen	Lähettää viestin lähettäjälle ennalta laaditun vastauksen, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos esimerkiksi joudut olemaan poissa työpaikaltasi usean päivän ajan, voit määrittää säännön, jonka mukaan saapuneisiin viesteihin lähetetään automaattisesti poissaolovastaus, jossa kerrotaan, koska palaat takaisin työpaikalle. Määritä ehdot ‑ikkunassa voit myös määrittää, että näitä viestejä ei lähetetä postituslistoille tai muille suurille vastaanottajaryhmille.
Hyväksy	Hyväksyy ajanvarauksen, muistutuksen tai tehtäväpyynnön, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi hyväksyä kaikki tietyltä henkilöltä tulleet ajanvaraukset.
Luokka	Määrittää luokan viestille, joka täyttää määritetyt ehdot. Luokkia ovat Pieni tärkeys, Kiireellinen, Jatkotoimet, Omat viestit ja käyttäjän määrittämät luokat.
Poista tai hylkää	Poistaa tai hylkää kaikki viestit, joissa säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi hylätä kaikki tietyksi viikonpäiväksi tehdyt ajanvaraukset, jos et yleensä pääse kokouksiin kyseisenä päivänä.
Hävitä viesti	Poistaa viestit roskakorista, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi poistaa viestit, joiden lähettäjänä on yritys, joka tavallisesti lähettää roskapostia.
Siirrä kansioon	Siirtää viestin kansioon, kun säännön ehdot täyttyvät. Voit esimerkiksi haluta siirtää samaan kansioon kaikki viestit, joiden Aihe-kentässä on tiettyjä sanoja.
Kytke kansioon	Linkittää viestejä yhteen tai useaan kansioon, kun säännön ehdot täyttyvät. Jos linkität viestin kansioon, voit tarkastella viestiä useammasta kuin yhdestä kansiosta. Jos sinulla esimerkiksi on viesti, joka liittyy sekä markkinointiin että henkilöstöön, voit sijoittaa sen Markkinointi-kansioon ja linkittää sen sitten Henkilöstö-kansioon. Näin voit avata viestin kummasta kansiosta tahansa.
Merkitse yksityiseksi	Merkitsee yksityisiksi kaikki viestit, jotka täyttävät säännön ehdot. Kun viesti on merkitty yksityiseksi, voit rajoittaa valtuutettujen henkilöiden valtuuksia lukea sitä. Sääntö voi esimerkiksi merkitä kaikki perheenjäseniltä tulevat viestit yksityisiksi.
Merkitse luetuksi	Merkitsee luetuiksi kaikki viestit, jotka täyttävät säännön ehdot, vaikka et ole lukenut niitä. Jos esimerkiksi olet seurannut jonkin keskustelun kulkua jaetussa kansiossa ja et enää halua seurata keskustelua, voit määrittää, että sääntö merkitsee keskustelun kaikki loput viestit luetuiksi, jolloin ne eivät enää näy ylimmäisinä viestiluettelossa.
Arkistoi	Arkistoi viestit, kun säännön ehdot täyttyvät. Sääntö voi esimerkiksi arkistoida kaikki tiettyyn aiheeseen liittyvät viestit. Arkistointitoiminto ei ole käytettävissä, jos käynnistävä tapahtuma on Uusi viesti tai Arkistoitu viesti.
Merkitse lukemattomaksi	Merkitsee kaikki säännön ehdot täyttävät viestit lukemattomiksi, vaikka olet lukenut ne. Voit esimerkiksi luoda itse käynnistettävän säännön, joka merkitsee lukemattomiksi kaikki esimieheltäsi vastaanottamasi viestit, jotta muistat käydä ne uudestaan läpi.
Lopeta säännön käsittely	Estää sääntöjä toimimasta, vaikka viesti täyttäisi jonkin säännön ehdot. Säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät Säännöt-valintaikkunassa. Tämä sääntö estää muita, tavallisesti viesteihin vaikuttavia sääntöjä toimimasta.