Al programar una reunión mediante el calendario del servidor Exchange, es posible comprobar cuándo están ocupados el resto de usuarios de Exchange local según sus calendarios de Exchange.
Los recordatorios de las citas del calendario de Exchange no funcionan hasta que no se ha ejecutado Evolution al menos una vez tras la entrada a la sesión, a diferencia de los recordatorios almacenados localmente, que funcionan desde el momento de entrar a la sesión, independientemente de si se ha ejecutado Evolution.
Abra una cita nueva en el calendario.
Haga clic en Acciones > Concertar una reunión.
Añada asistentes introduciendo las direcciones de correo electrónico pertinentes en la lista o haciendo clic en el botón Invitar a otros.
Si selecciona este método, la mejor opción es utilizar la Lista de acceso global (GAL), que podrá seleccionar en la lista desplegable de orígenes de direcciones situada en la parte superior del recuadro de diálogo.
Haga clic en Opciones, a continuación, en Actualizar disponibilidad para comprobar las programaciones de los participantes y, si es posible, actualizar la reunión en los calendarios de todos los participantes.
Si los asistentes a la reunión no están disponibles durantes las horas programadas para el evento, puede "cambiar" la reunión para más tarde o más temprano, lo más cerca posible a la hora disponible. Para ello, basta con hacer clic en las flechas hacia la izquierda o la derecha del botón Auto-seleccionar. La herramienta Auto-seleccionar mueve la reunión a la hora más cercana en la que todos los asistentes están disponibles. Si no está de acuerdo con el resultado, puede modificar la hora de inicio y finalización de la reunión para que se ajuste a sus necesidades.