La liste des dossiers qui se trouve à gauche de la fenêtre principale permet d'organiser vos éléments GroupWise en créant des dossiers dans lesquels vous pouvez stocker vos éléments. Le dossier Boîte aux lettres est celui auquel vous accédez par défaut la première fois que vous vous connectez. Pour obtenir des informations sur les différents dossiers GroupWise, reportez-vous à la Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres.
Votre dossier Accueil porte votre nom et représente votre base de données GroupWise. Tous les dossiers de votre liste de dossiers sont des sous-dossiers de votre dossier Accueil.
La Boîte aux lettres affiche tous les éléments que vous avez reçus, à l'exception des éléments planifiés (rendez-vous, tâches et notes) que vous avez acceptés ou refusés. Par défaut, les éléments planifiés et les tâches sont déplacés dans l'agenda lorsque vous les acceptez.
Vos éléments reçus sont enregistrés dans votre boîte aux lettres GroupWise, qui est rafraîchie automatiquement lorsque vous en recevez de nouveaux. Si votre ordinateur dispose de fonctionnalités audio et qu'une fenêtre GroupWise WebAccess est ouverte dans votre navigateur Web, un signal audio retentit à la réception d'un nouvel élément.
Vous pouvez organiser vos messages en les déplaçant dans des dossiers de votre Armoire. Vous pouvez également créer de nouveaux dossiers si nécessaire.
Le dossier Éléments non ouverts répertorie les éléments reçus que vous n'avez pas encore ouverts. Il s'agit d'un dossier de requête qui ne peut pas être supprimé.
Le dossier Éléments envoyés contient tous les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez déterminer l'état de vos éléments envoyés (Distribué, Ouvert, etc.) en vérifiant leurs propriétés.
Le dossier Agenda est un lien qui vous permet d'ouvrir la vue d'agenda, dans laquelle vous pouvez sélectionner plusieurs options de vue d'agenda. Vous pouvez sélectionner les agendas à afficher à partir de la liste des dossiers. Les agendas sélectionnés s'affichent dans la vue d'agenda.
Par défaut, le dossier Contacts représente le carnet d'adresses Contacts fréquents. Toute modification que vous apportez au dossier Contacts est également apportée au carnet d'adresses Contacts fréquents.
À partir de ce dossier, vous pouvez afficher, créer et modifier des contacts, des ressources, des organisations et des groupes.
Le dossier Liste des tâches permet de créer une liste de tâches. Vous pouvez déplacer tous les éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez.
Le dossier Travail en cours est un dossier dans lequel vous pouvez enregistrer les messages que vous avez commencés mais que vous souhaitez terminer ultérieurement. Tous les messages enregistrés automatiquement sont en outre stockés à cet endroit.
Le dossier Armoire contient tous vos dossiers personnels. Pour réorganiser et imbriquer les dossiers, cliquez sur Dossiers dans la barre d'outils principale.
Tous les messages électroniques provenant d'adresses et de domaines Internet considérés comme indésirables par la fonction de gestion du courrier indésirable sont placés dans le dossier Courrier indésirable. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers qu'au moment où vous activez une option de courrier indésirable.
Tant que des options de courrier indésirable restent activées, vous ne pouvez pas supprimer ce dossier. Il peut toutefois être renommé ou déplacé dans la liste des dossiers. Si toutes les options de courrier indésirable sont désactivées, le dossier peut être supprimé. Vous pouvez également le supprimer si la fonction de gestion de courrier indésirable est désactivée par l'administrateur GroupWise.
Pour supprimer des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur Vider le dossier Courrier indésirable, puis sur Oui.
Pour plus d'informations sur la gestion du courrier indésirable, reportez-vous à la Gestion des messages électroniques indésirables (spam).
Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les notes qui ont été supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille. Tant que la corbeille n'est pas vidée, les éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre Boîte aux lettres. Une fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.
Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. L'administrateur GroupWise peut spécifier que votre corbeille doit être vidée automatiquement à intervalle régulier.
Un dossier partagé est identique à tout autre dossier de votre dossier Armoire, mais d'autres personnes y ont accès. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, c'est-à-dire les dossiers Armoire, Corbeille et Travail en cours.
Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition. Pour ce faire, cliquez sur Dossiers, puis sur l'onglet Partager le dossier.