Pour configurer un agenda multi-utilisateur dans lequel vous pouvez consulter simultanément les agendas de plusieurs utilisateurs et ressources, procédez comme suit :
Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur le bouton de la vue Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.
Si c'est la première fois que vous utilisez la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda, la boîte de dialogue Liste multi-utilisateur apparaît.
(Facultatif) Si vous avez déjà utilisé la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda et que vous souhaitez modifier les agendas affichés, cliquez sur la flèche de liste déroulante en regard de Colonnes multi-utilisateurs, puis sur Ajouter ou retirer des utilisateurs.
Dans la section Choisir des utilisateurs de la boîte de dialogue Liste multi-utilisateur, indiquez les utilisateurs dans le champ Nom d'utilisateur puis, dans la section Liste des utilisateurs, cochez les cases correspondant aux noms des utilisateurs dont vous souhaitez consulter les agendas et cliquez sur OK.
Pour consulter les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une vue de colonnes multi-utilisateurs ou par jour, semaine, mois ou année, cliquez sur la vue appropriée dans la barre d'outils Agenda.
Si les éléments d'agenda d'un utilisateur spécifique ne sont pas visibles, vérifiez que la case correspondante est cochée en regard du nom de cet utilisateur dans la liste des dossiers.
(Conditionnel) Pour assigner des couleurs à plus de six utilisateurs ou ressources, cliquez sur l'icône de présence en regard de leur nom dans la liste des dossiers.
Les rendez-vous relatifs aux utilisateurs et ressources sont affichés dans des colonnes distinctes de la vue Colonnes multi-utilisateurs. Cependant, ils sont combinés dans une seule colonne dans les vues Mois, Semaine et Jour. Il est donc essentiel d'assigner une couleur à chaque utilisateur ou ressource pour différencier les rendez-vous correspondants dans ces vues.
Vous pouvez modifier la liste multi-utilisateur associée à cet agenda multi-utilisateur, comme expliqué à la section Modification de la liste multi-utilisateur. Vous pouvez également créer d'autres agendas multi-utilisateurs, comme expliqué à la section Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources.