Les périphériques de poche sont très répandus chez les utilisateurs qui ont besoin d'avoir constamment leurs plannings, listes des tâches et notes à portée de main. Dans la plupart des cas, les données accessibles doivent être les mêmes sur l'ordinateur et le périphérique de poche. Kpilot intervient alors. Cet outil permet de synchroniser les données du périphérique de poche avec celles utilisées par les applications KDE KAddressBook, KOrganizer et KNotes, qui font partie de la suite Kontact.
KPilot permet essentiellement de partager les données entre les applications d'un périphérique de poche et les programmes KDE correspondants. KPilot intègre ses propres visionneuse de mémos, visionneuse d'adresses et installateur de fichiers, mais ces utilitaires ne peuvent pas être utilisés en dehors de l'environnement KPilot. Seul l'installateur de fichiers n'a pas d'application KDE correspondante.
KPilot utilise des « conduits » pour établir la communication entre le périphérique de poche et les différents programmes du bureau. L'application KPilot elle-même gère l'ensemble des échanges de données entre les deux systèmes. Pour que vous puissiez utiliser une fonction particulière du périphérique de poche sur l'ordinateur, le conduit correspondant doit être activé et configuré. Pour la plupart, ces conduits sont destinés à interagir avec des programmes KDE déterminés et ne peuvent généralement pas être utilisés avec d'autres applications du bureau.
Le conduit de synchronisation horaire, qui est transparent pour l'utilisateur, fonctionne à l'arrière-plan lors de chaque synchronisation. Il ne doit être activé que sur les ordinateurs qui utilisent un serveur de synchronisation réseau pour corriger leur horloge interne.
Lors d'une synchronisation, les conduits sont activés l'un après l'autre pour le transfert de données. Il existe deux méthodes de synchronisation différentes : une opération HotSync, qui ne synchronise que les données pour lesquelles des conduits ont été activés, et une opération de sauvegarde, qui effectue une sauvegarde complète de toutes les données stockées sur le périphérique de poche.
Comme certains conduits ouvrent un fichier pendant l'opération de synchronisation, le programme correspondant ne doit pas être en cours d'utilisation à ce moment. Cela est surtout valable pour le programme KOrganizer.