Novell conNection - 2005. december

Megjelent a GroupWise 7

Kritikus fontosságú adatok védelme a kommunikációban

Az új Novell GroupWise 7 kliens indításakor frissítően hatnak a leglátványosabb új szolgáltatások. A felhasználói felület háttere nyugtató, kék színű, az ikonok és a navigációs eszközök áttekinthetőek, a panelek pedig mindent átfogóak és rendezettek. A kezdeti élmény azonban csak egy csepp a GroupWise 7 új szolgáltatásainak tengerében, melyek egy frissebb, áttekinthetőbb és rendszerezettebb csoportmunka eszközt eredményeznek. Nézzük meg hát a vizet, és ugorjunk fejest az új funkciók tengerébe!

Csendes vizeken – a GroupWise új verziója

A Novell GroupWise új felülete egyszerűbb hozzáférést biztosít mindenhez, ami a munkanap megszervezéséhez szükséges. A testreszabható színsémák, az áttekinthetőbb navigáció, az új értelemszerű ikonok, a ki- és bekapcsolható panelek révén könnyedebbé válik a GroupWise használata. (Lásd 1. ábra)

1. ábra: A GroupWise 7 új felülete

Háromdimenziós felszín

Rendszerezett színsémák és lekerekített sarkok biztosítják a kliens otthonosabb kinézetét a munkaasztalon. Ez az új háromdimenziós felület nagy ugrást jelent a GroupWise 6.5 megjelenéséhez képest.

Testreszabható színsémák

A GroupWise 6.5 verzióban módosítható volt a fejlécek színe, de a párbeszédpanelek barnás színe nem volt változtatható. A GroupWise 7 verzióban már a felhasználói

A felhasználói felület háttere nyugtató, kék színű, az ikonok és navigációs eszközök áttekinthetők és üdítők, a panelek mindent átfogóak és rendezettek.

felület teljes megjelenése módosítható. Választhatunk az alapértelmezett égszínkék, a természetes olajzöld és a modern, elegáns ezüst színek közül.

Értelemszerű ikonok

A GroupWise műveletek elvégzését nagyobb, színesebb ikonok könnyítik meg, ezért többé nem szükséges a környezetérzékeny súgóra várnunk, hogy megtudjuk, milyen műveletet végezhetünk el az adott ikon segítségével.

Navigációs lapok

A GroupWise 7 verzióban nem a mappafa az egyetlen módja a navigációnak. A legtöbbet használt mappákat mostantól navigációs lapok jelölik a GroupWise főablak tetején. Alapértelmezésben ezek a Kezdőlap (Home) nézet (lásd alább: „Egy saját kabin” ), a beérkezett üzenetek, a naptár, az elküldött elemek és a címjegyzék. Bármely mappához létrehozható ilyen lap, a nem kívántak pedig eltávolíthatók.

Testreszabható panelek

Az új navigációs lapok és a korábbinál értelemszerűbb ikonok segítségével már nem kell a mappafa használatával navigálni és a menüsorból választani a műveleteket. Ezért a GroupWise 7 verzióban ezek az elemek az egyes képernyők átkapcsoló gombjaival elrejthetők vagy megjeleníthetők. A menüsor és a mappák ablaktáblája alapértelmezés szerint rejtett, azonban az összes menüparancs elérhető a navigációs lapok melletti legördülő nyílra történő kattintással. Mivel a GroupWise fejlesztők tudomására jutott, hogy a legtöbb felhasználó csak az iratszekrények (cabinet) eléréséhez használta a mappafát, ezért beállítható, hogy a mappa ablaktábla megnyitásakor csak a felhasználó saját iratszekrényei jelenjenek meg. Ezekkel az átkapcsoló gombokkal a korábbi GroupWise verziókhoz hasonlóan a Quick Viewer ablaktábla is megjeleníthető vagy elrejthető.

Egy saját kabin - a kezdőlap (Home View)

„A folytonos GroupWise Messenger jelenlét révén kapcsolatban maradhat másokkal, míg a HTML képletiltás a hálózat biztonságát javítja.”

A Novell GroupWise 7 a munkanapok zökkenőmentes és hatékony lebonyolításához szükséges információkat a Home mappában helyezi el. E nézetben minden kívánt elem látható és minden szükséges funkció könnyen elérhetővé tehető. A naptár, a tennivalólista és az üzenetek megtekinthetők ugyanazon a képernyőn, de a nézetet akár testre is szabhatjuk, és hozzáadhatunk olyan paneleket is, amelyek a GroupWise 6.5 verzióban még nem is léteztek. (Lásd 2. ábra)

A beállítások

Alapértelmezés szerint a kezdőlap a naptár Mai nap nézetét, a tennivalókat és az olvasatlan üzeneteket jeleníti meg, további panelek hozzáadásával azonban többek között az összegző naptár (a teendők és találkozók dátumfejlécekkel rendezett listája) és a legutóbbi tevékenységek (a legutóbbi üzenetek és találkozók dátumfejlécekkel rendezett listája) is megtekinthetők. Ezenkívül bármely megtekinteni kívánt mappa vagy címjegyzék megjelenítésére új paneleket is létrehozhatunk.

Csoportcímkék

Figyeljük meg, hogy az olvasatlan üzenetek, a legutóbbi tevékenységek és az összegző naptár paneleken dátum fejlécek alá rendezve is megjeleníthetők az elemek. E fejlécek neve csoportcímke (Group Labels), és bármely mappa és panel nézete megváltoztatható az elemek ilyen fejlécekkel történő megjelenítéséhez. A csoportcímkék jelentősen megkönnyítik a munkavégzést, mivel segítségükkel egy pillantással áttekinthető, melyik elem mikor érkezett vagy mikorra van ütemezve.

2. ábra: A GroupWise 7 „Alap könyvtár” új színkódolt naptárak

Több mint nézet

Az elérhető ikonok és menük révén a kezdőlap egy teljes funkcionalitású szervező terület. A nyitó nézet nem csak az adott nap áttekintésére használható. E nézetből üzenetek küldhetők és levelek válaszolhatók meg, találkozók adhatók meg és küldhetők el, tennivalók vehetők fel a listára és a naptár más lapjai is könnyedén megjeleníthetők.

A pihenés - új naptárszolgáltatások

Mostantól külön tárolhatjuk munkahelyi találkozóinkat és magán programjainkat. A GroupWise 7 verzióban tetszőleges számú naptár hozható létre, amelyek megjeleníthetők különböző színekkel és megoszthatók az általunk kiválasztott személyekkel. A GroupWise új képességének köszönhetően az egész és több napos események létrehozásával a szabadidős tevékenységek is elkülöníthetők.

Naptárak

A GroupWise új verziójában a munkaidőbeosztásunk teljesen személyre szabható. Az élet minden területéhez létrehozhatunk külön naptárt, amelyekhez tetszőleges

3. ábra: Napi beosztás a GroupWise 7-ben

színt rendelhetünk. Készíthetünk naptárat a tárgyalásokhoz, gyermekünk dolgaihoz, vagy akár szabadidős programjainkhoz is. A fő naptár megtekintésekor minden találkozó háttérszíne annak a naptárnak megfelelő, amelyhez az esemény tartozik. (Lásd 2. ábra) Egyszerre egy vagy akár az összes naptár is megjeleníthető.

Egész napos események

A GroupWise új verziója lehetővé teszi az események egész napra vagy több napra való ütemezését. A GroupWise alapértelmezés szerint szabadnak jelöli az időt, így a „főnökök hete” esemény megjelölése mellett még szabadnak jelölhetjük időnket kisebb találkozókra. Felvehetjük a konferenciákat és nyaralásokat többnaposként, elfoglaltnak jelölve az adott időt, így mindenki tudni fogja, hogy nem vagyunk elérhetők az adott időszakban. Az egész napos események a napi beosztás tetején található területen jelennek meg, így mindig tudni fogjuk, mit kell az adott napon elvégeznünk. (Lásd 3. ábra)

4. ábra: Helyesírás-ellenőrzés az e-mail tárgysorában és levéltörzsében

Homokba rajzolt betűk - új üzenetszolgáltatások

Mivel az irodán belüli és kívüli kommunikáció több mint 80 százaléka e-mailen zajlik, a GroupWise 7 a korábbiaknál egyszerűbbé teszi az üzenetek küldését és fogadását. A „Spell-As-You-Go” funkció, a HTML aláírások és a válaszformázó lehetőségek segítségével a kimenő levelek még professzionálisabb külsőt kapnak. A GroupWise a levelek keresését is megkönynyíti a mellékletek keresésének lehetőségével. A folytonos GroupWise Messenger jelenlét révén kapcsolatban maradhat másokkal, míg a HTML képletiltás a hálózat biztonságát javítja.

„Spell-As-You-Go”

A szövegszerkesztőkben megszokott hullámos piros vonalak mostantól a GroupWise szoftverben is megtalálhatók. A Spell-As-You-Go használatával azonnal felismerhetők az elgépelt szavak, így nem felejtődik el az utólagos helyesírás-ellenőrzés és a későbbi sajnálkozás. A GroupWise automatikusan ellenőrzi a levelek tárgysorát és törzsét. Ha meglátjuk a hullámos piros aláhúzást, több dolgot tehetünk: ha kattintunk a jobb gombbal lecserélhetjük a szót egy a felajánlott listából választott másikkal, figyelmen kívül hagyhatjuk, vagy akár felvehetjük a szótárba! (Lásd 4. ábra)

HTML aláírások

Az új Novell GroupWise 7 verzióban a beépített egyszerű HTML szerkesztővel képek, háttérképek és táblázatok helyezhetők el az aláírásban. (Lásd 5. ábra) Létrehozhatunk több aláírást is, megadhatunk egyet alapértelmezettként, illetve a rendszergazdák előírhatnak egy globális aláírást a teljes vállalat számára. A HTML aláírások révén leveleink professzionálisabb külsőt kapnak, így kiemelkedhetünk a tömegből.

HTML képek letiltása

Mivel egyes levelek HTML képei biztonsági kockázatot jelenthetnek, a GroupWise 7 alapértelmezés szerint nem jeleníti meg őket. Ha tudjuk, hogy a képek biztonságosak, gyorsan megjeleníthetjük őket: „a GroupWise megakadályozza a képek megjelenését ezen az oldalon. A képek megjelenítéséhez kattintson ide.” Azt is beállíthatjuk, hogy a HTML képek mindig, illetve soha ne kerüljenek letiltásra, vagy megadhatjuk, hogy a GroupWise ellenőrizze a napi kapcsolatok (Frequent Contacts) listáját a képek letiltása előtt. E beállítás választása esetén a GroupWise mindig megjeleníti a Frequent Contacts címjegyzékben található címekről érkező képeket.

Ha egy melléklet a GroupWise által támogatott formában érkezik, a levelekhez hasonlóan annak teljes szövege kereshető.

Keresés a levelek mellékleteiben

Ha egy melléklet a GroupWise által támogatott formában érkezik, a levelekhez hasonlóan annak teljes szövegében kereshetünk. Így ha a levelek és a tárgysorok keresésével nem találjuk a mellékletet, könnyen megtalálhatjuk egy olyan szövegre történő kereséssel, amelyet az biztosan tartalmaz.

Novell GroupWise Messenger

Ha a vállalatnál telepítésre kerül a GroupWise Messenger az új GroupWise 7 felülettel együtt, lehetőség nyílik azonnali üzenet küldésére a címtárban megtalálható bármely személynek, valamint látható, hogy egy partner kapcsolódik-e a hálózathoz. A címjegyzékben és a beérkezett levelek címzett és feladó mezőiben található címek mellett egy üzenő ikon mutatja az adott személy elérhetőségi állapotát. (Lásd 6. ábra) Ha erre az ikonra kattintunk, a GroupWise automatikusan megjelenít egy azonnali üzenetküldő képernyőt. A kliens segítségével az azonnali üzenetek archívuma is létrehozható, és engedélyezhető vagy letiltható, hogy mások lássák elérhetőségi állapotát.

5. ábra: HTML formátumú aláírás a GroupWise 7-ben

Kerti parti - címjegyzék-kezelés

Az új címjegyzék (Contacts) lap a címek kezelését könnyíti meg. A címjegyzék alapértelmezésben a Frequent Contacts elemeit jeleníti meg. Ezen a képernyőn létrehozhatók új bejegyzések, csoportok, szervezetek és erőforrások, a meglévők pedig módosíthatók. (Lásd 7. ábra) A GroupWise 7 verzióban a vállalati terjesztési listák is szerkeszthetők a személyes csoportokhoz hasonlóan. (E funkció használatához a GroupWise rendszergazda engedélye szükséges.)

7. ábra: Címjegyzék a GroupWise 7-ben

Bárcsak itt lennél - WebAccess és PDA integráció

6. ábra: Ha a levelezőpartner elérhető online, a GroupWise Messenger azonnali üzenetküldővel kiváltható a hosszas e-mailezés

A GroupWise 7 WebAccess segítségével észre sem vesszük, hogy nem a megszokott klienst használjuk. Az új WebAccess felhasználói felület a kliens közel összes funkciójával rendelkezik és külön megtekintő összetevőt is tartalmaz, mellyel akkor is megnyithatók a dokumentumok, ha az eredeti létrehozó alkalmazás nincs telepítve. A GroupWise PDA-integrációs képessége szintén továbbfejlesztésre került, így biztosak lehetünk benne, hogy útközben is megkapjuk összes üzenetünket.

Ugyanaz a külső

A GroupWise WebAccess új verziójának kinézete csaknem azonos a kliensével. A megegyező továbbfejlesztett ikonok, a modern felület és a navigációs lapok révén néha észre sem vesszük, hogy a webes klienssel dolgozunk. (Lásd 8. ábra)

Folyamatban lévő munkák mappája

A WebAccess lapon a Work in Progress mappa használatával írhatók meg és menthetők el a vázlatok. Mivel ez a mappa a Windows kliens Work In Progress

A GroupWise 7 verzióban a vállalati terjesztési listák is szerkeszthetők a személyes csoportokhoz hasonlóan.

mappájának elemeit tartalmazza, az irodán kívül is lehetséges az elemek szerkesztése és elküldése.

Névkiegészítés

A Windows klienshez hasonlóan a WebAccess is automatikusan kiegészíti a Frequent Contacts listában szereplő ismert e-mailcímeket. A címzett neve első néhány betűjének bebillentyűzése után a GroupWise WebAccess elvégzi a többit.

8. ábra: GroupWise WebAccess

Helyi menük

A műveletek gyorsabb elvégzésének és a Windows kliensben megszokott munkavégzés érzésének elősegítése érdekében a WebAccess mostantól helyi menükkel is rendelkezik. Egy mappán vagy más elemen jobb gombbal történő kattintáskor a műveletek és opciók menüből választhatók ki.

Elemek közzététele

A WebAccess új verziójában a felhasználók saját maguk és mások számára is ütemezhetik a találkozókat, feladatokat és emlékeztető megjegyzéseket, így elkülöníthetik saját idejüket...

Üzenetek keresése

A kívánt üzenetek a Keresés mezőben megadott feltételek alapján kereshetők meg. Kiválasztható, hogy a szoftver a felhasználó saját postafiókjában, a dokumentumai között vagy az összes lehetséges üzenet között keressen.

Drag and drop

Az új vontatási lehetőség segítségével a WebAccess kliensben ugyanúgy mozgathatók az elemek, mint a Windows kliensben. Ezzel az irodán kívül ugyanolyan könnyű a rendezettség fenntartása, mint a munkahelyen.

Külön mellékletmegtekintő

Amikor a weben keresztül tekintjük meg postafiókunkat, a mellékletek megnyitásához szükséges alkalmazásokhoz egyszer hozzáférünk, máskor pedig nem. A GroupWise 7 WebAccess szoftverben megtalálható külön mellékletmegtekintő révén nem szükséges az összes olyan alkalmazással rendelkeznünk, amelyek munkahelyünkön

A Windows klienshez hasonlóan a WebAccess is automatikusan kiegészíti a Frequent Contacts listában szereplő ismert e-mailcímeket.

elérhetők. A GroupWise automatikusan az aktuális böngésző által támogatott formátumra konvertálja a dokumentumot. Egyszerűen csak válasszuk a melléklet megjelenítését („View”) annak megnyitása vagy mentése helyett, és így megtekinthetjük a dokumentumot. Ha a GroupWise nem képes a fájl konverziójára, felajánlja annak lemezre mentését.

PDA-integráció

Nincs többé szükség harmadik féltől származó beépülő programokra a Pocket PC vagy Palm PDA és a GroupWise összekapcsolásához. A GroupWise 7 észrevétlen PDA bölcső szinkronizációja és PQA (Palm Query Application – Palm lekérdező alkalmazás) fejlesztései segítségével GroupWise felhasználói fiókja mindig naprakész marad.

Úszómester – egyéb kliensek támogatása

A GroupWise az egyik legbiztonságosabb csoportmunka-platform. Egyedülálló kiszolgálója minden másnál jobban képes gátat vetni a vírusoknak és hackertámadásoknak, biztosítva a szervezet létfontosságú információinak biztonságát. Stabilitása révén akadálymentesen folyhat a csoportmunka. A felhasználók átállítása más, megszokott kliensükről a GroupWise használatára azonban nem mindig könnyű. A GroupWise 7 esetében ez már nem okoz problémát. A biztonságos GroupWise kiszolgáló háttérben történő futtatása mellett a szoftver támogatja az Evolution és Outlook kliensek használatát a felhasználók oldalán.

Evolution kliens támogatása

A többplatformos GroupWise a Linux kliens helyett mostantól a GroupWise Linux szerver Evolution klienssel is futtatható. A GroupWise a szervezet kapcsolatainak zavartalansága érdekében az Evolution összes funkcióját támogatja.

Outlook kliens támogatása

„Az Outlook klienstámogatás révén a felhasználóknak nem kell egy teljesen új rendszert megtanulniuk”

A Microsoft Exchange kiszolgálóra nincs többé szükségünk. A GroupWise Outlook klienstámogatása révén az Outlook XP és 2003 használatával is lehetséges a levélküldés, feladatok és megjegyzések közreadása, naptárelemek megadása, gyors keresések végrehajtása, mappák megosztása, a Mai nap nézet megtekintése, a kapcsolat nélküli mód használata, feladatok személyekhez rendelése, aláírások hozzáadása, valamint a személyes és globális címjegyzék szerkesztése a GroupWise nyújtotta biztonsággal a háttérben. Az Outlook klienstámogatás révén a felhasználóknak nem kell egy teljesen új rendszert megtanulniuk.

Tengernyi lehetőség

A letisztult, új felület, a jól eltalált új naptár- és üzenetszolgáltatások, az egységbe rendezett Home nézet és az új Novell GroupWise 7 Windows kliens teszi a GroupWise szoftvert minden korábbinál sokoldalúbb és használhatóbb termékké. A GroupWise 7 tengernyi lehetőséget kínál a különféle szervezeteknek, melyekkel a csoportmunka olyan, mintha nem is az irodában, hanem a strandon ülnénk.

A GroupWise 7 új felügyeleti szolgáltatásai A GroupWise 7 fejlesztései nemcsak a Windows és a webes kliensre terjednek ki. Következzen néhány hasznos új felügyeleti szolgáltatás. Globális aláírások A ConsoleOne használatával létrehozható egy globálisan elérhető HTML aláírások listája, melyek automatikusan hozzáfűzhetők a GroupWise felhasználók elküldött leveleihez. A globális aláírás a felhasználók által saját maguk számára létrehozott személyes aláírások után kerül a levélbe. Terjesztési listák kezelése A felhasználók részére jogosultság adható a terjesztési listák módosítására a GroupWise Windows kliensben. Felhasználók áthelyezésének folyamatban lévő elemei A felhasználó ConsoleOne használatával történő áthelyezése után részletes információk jeleníthetők meg az adott fiókhoz tartozó elemekről, melyek még nem kerültek át az új postafiókba, például az áthelyezés során észlelt hibák miatt. Ezeknek az információknak a segítségével eldönthető a többi elem sikeres áthelyezése után megmaradt elemek áthelyezésének sürgőssége. GroupWise Messenger integráció Engedélyezhető és letiltható a GroupWise Messenger jelenlét információk megjelenítése a GroupWise Windows kliensben. A Messenger jelenlét lehetőséget nyújt a felhasználók számára adott esetben az azonnali üzenet használatára az e-mail helyett. A Messenger jelenlét ikonok az érkezett levél Feladó mezőjében, az új levél Címzett, Másolat, Titkos másolat mezőiben látható felhasználók gyorsinfó panelén és a címjegyzékben szereplő felhasználók gyorsinfó panelén jelennek meg. A Windows kliens megjelenésének alapértelmezése A ConsoleOne segítségével előre beállítható a GroupWise Windows kliens kinézete: választható az új GroupWise 7 vagy a GroupWise 6.5 külső. A kinézet kiválasztása után meghatározható az egyes szolgáltatások, például a főmenü, a navigációs sáv, a központi eszköztár, a mappalista és a Quick Viewer működése, valamint kiválasztható színséma is. A beállítások rögzíthetők, vagy a felhasználók számára lehetővé tehető a Windows kliens saját igényeik szerinti konfigurálása, az alapértelmezett megjelenés alapján. Felhasználószintű korlátozások a gyorsítótárazásra és a távoli postafiókokra A ConsoleOne Disk Space Management lapján korlátozható a felhasználók online postafiókjának mérete. A GroupWise 7 verziószámú változatában ugyanaz a postafiók méretkorlát alkalmazható a felhasználók gyorsítótár (Caching) és távoli (Remote) postafiókjaira, akárhol is legyenek ezek elhelyezve. Nagyobb rugalmasság a választott e-mail azonosítókkal (ID) Az új verzióban a GroupWise rendszer több felhasználójára alkalmazható ugyanaz az e-mail azonosító, ha minden ilyen felhasználó más internet domainben található. Nem szükséges, hogy minden egyes e-mail azonosító egyedi legyen a GroupWise rendszerben, viszont az e-mail azonosító–internet domain párok egyedisége már feltétel. Ez abban az esetben biztosít nagyobb rugalmasságot, ha két személy neve megegyezik.