L'elenco dei messaggi dispone in genere di una serie di colonne per indicare se un messaggio è stato letto, se contiene allegati, qual è il suo livello di priorità e quali sono il mittente, la data e l'oggetto. È possibile modificare l'ordine delle colonne oppure aggiungere o rimuovere colonne specifiche mediante la tecnica del trascinamento e del rilascio.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una delle intestazioni di colonna per accedere a un elenco di opzioni:
Ordine crescente: consente di ordinare i messaggi dall'alto verso il basso Analogamente, l'opzione Ordine decrescente permette di invertire l'ordine, mentre Annulla ordinamento consente di rimuovere l'ordinamento dalla colonna selezionata, ripristinando l'ordine in base al quale i messaggi sono stati aggiunti alla cartella.
Rimuovi colonna: consente di rimuovere la colonna dalla visualizzazione. È anche possibile rimuovere colonne trascinando la relativa intestazione fuori dall'elenco e quindi rilasciandola.
Aggiungi colonna: se si seleziona questa voce, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui sono elencate le possibili colonne. Trascinare la colonna desiderata in uno spazio tra le intestazioni di colonna esistenti. Una freccia rossa indicherà il punto in cui la colonna verrà posizionata.
Adatta: consente di regolare automaticamente la larghezza delle colonne per ottimizzare l'utilizzo dello spazio.
Personalizza vista attuale: selezionare questa opzione per applicare un tipo di ordinamento più complesso ai messaggi o scegliere quali colonne di informazioni relative ai messaggi si desidera visualizzare.
Uno dei metodi più efficaci per assicurarsi di non dimenticare un messaggio consiste nell'utilizzo della funzione Segue. Per usare la funzione Segue:
Selezionare uno o più messaggi.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei messaggi.
Fare clic su Segue.
Si aprirà una finestra di dialogo in cui sarà possibile impostare il tipo di flag e la data di scadenza.
La flag rappresenta l'azione di cui si desidera ricordarsi. Ne sono disponibili numerose, ad esempio per chiamate, inoltri o risposte a messaggi, ma, se lo si desidera, è anche possibile immettere una nota o un'azione personale. Anche per la flag l'utente può impostare una scadenza.
Dopo aver aggiunto una flag, è possibile contrassegnarla come completa o rimuoverla facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio e quindi sulla voce Flag completata o Flag annullata.
Quando si legge un messaggio contrassegnato, lo stato della flag viene visualizzato nella parte superiore, prima delle intestazioni del messaggio. Qualora la flag sia scaduta, verrà visualizzato un messaggio del tipo "Scaduto: chiamare entro le ore 17.00 del 7 aprile 2003."
Le flag agevolano l'organizzazione del lavoro in diversi modi. Ad esempio, è possibile aggiungere all'elenco dei messaggi una colonna Segnalazione di stato e ordinare i messaggi di conseguenza. In alternativa, è possibile creare una cartella virtuale in cui siano visualizzati tutti i messaggi contrassegnati, quindi, una volta completati, eliminare le flag, in modo che nella cartella virtuale siano presenti solo i messaggi con scadenze future.
Se si preferisce un metodo più semplice per ricordarsi dei messaggi, è possibile contrassegnarli come importanti facendo clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio, quindi scegliendo Segna come importante.