現在のフォルダ(メールボックスやカレンダなど)に多数の項目が含まれている場合は、目的の項目を見つけにくい可能性があります。フィルタ(フォルダにある項目の検索)機能を使用すると、送信者別や件名フィールドに使用されているテキスト別に項目を一覧表示できます。この機能を使用すると、特定の検索条件に従って項目を表示することもできます。これらの検索条件としては、受信項目、送信項目、パーソナル項目、ドラフト項目、特定カテゴリの項目、添付ファイル付きの項目などが挙げられます。
フィルタ機能を使用すると、検索条件に一致しない項目はどれも表示されません。フィルタ機能では、フォルダから項目が実際に移動されたり削除されたりするわけではなく、指定された検索条件に基づいて特定の項目のみが表示されるにすぎません。検索条件をクリアすると、非表示になっていた項目が再び表示されます。
フィルタ機能を使用すると、送信者、受信者、メッセージ件名、メッセージテキスト、および添付ファイルに、指定された語や語句が使用されているかどうかが確認されます。