62.0 ルールで実行できるアクション

次の表は、ルールによって実行できるアクションを示しています。

アクション	結果
メール送信	ルールの条件に合ったとき、作成済みのメールを指定された宛先に送信します。たとえば、他のグループから月間報告書を受け取るたびに、上司に通知する必要がある場合、報告書を受け取ったらすぐにメールを送信するルールを作成することができます。
転送	ルールの条件に合ったとき、1人または複数のユーザに項目を転送します。たとえば、プロジェクトの中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。このアクションによって、メッセージは通常のメッセージ項目として転送され、そのメッセージ内に転送メッセージが表示されます。
添付ファイルとして転送	ルールの条件が満たされると、1人または複数のユーザに項目を添付ファイルとして転送します。たとえば、プロジェクトの中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。
委任	ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、またはタスクを別のユーザに委任します。たとえば、オフィスを留守にした間に誰かが仕事を代わってくれる場合、アポイント、タスク、メモをその人に委任するルールを作成することができます。
返信	ルールの条件に合ったとき、作成済みの返信を送信者に送ります。たとえば、数日間出張しなければならない場合、いつ帰ってくるかを受信した項目に対して返信するルールを作成することができます。返信がメールリストサーバやその他の大きいグループに送信されないようにするために、［条件定義］を使用することもできます。
承諾	ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、タスクを受諾します。たとえば、特定の人からのすべてのアポイントを受諾するルールを作成することができます。
カテゴリ	指定した条件を満たす項目にカテゴリを割り当てます。カテゴリには、［優先度 - 低］、［緊急］、［フォローアップ］、［パーソナル］、およびその他のユーザ定義カテゴリがあります。
削除/拒否	ルールの条件に合ったとき、それらの項目をすべて削除または拒否します。たとえば、週のある曜日のミーティングにいつも出席できない場合、その日にスケジュール設定されているアポイントをすべて拒否するルールを作成することができます。
項目を消す	ルールの条件に合ったとき、それらの項目をごみ箱から削除します。たとえば、定期的にジャンクメールを送りつけてくる会社からの項目をごみ箱から削除するルールを作成することができます。
フォルダに移動	ルールの条件に合ったとき、それらの項目をフォルダに移します。たとえば、［件名］ボックスにある単語を含む項目をすべて1つのフォルダに移動することができます。
フォルダにリンク	ルールの条件に合ったとき、項目を1つまたは複数のフォルダにリンクします。項目をフォルダにリンクすると、2つ以上のフォルダで項目を表示することができます。たとえば、マーケティングと人事に関連した項目がある場合、その項目を［マーケティング］フォルダに入れ、［人事］フォルダにリンクします。そうすれば項目をどちらのフォルダからも開くことができます。
個人秘マーク	ルールの条件に合うすべての項目に、個人秘マークを付けます。項目が個人秘としてマークされている場合、代理人による項目へのをアクセスを制限することができます。たとえば、ルールを使用して、家族のメンバーからのすべての項目に［個人秘］のマークを付けることができます。
開封済みマーク	ルールの条件に合うすべての項目に、読んだことを示すマークを付けます。たとえば、共用フォルダ内のディスカッション履歴に目を通していて、そのスレッドをフォローする必要がなくなった場合、それらの項目が項目リストの上部にソートされないように、ルールによって、そのスレッドにあるすべての項目に既読マークを付けることができます。
アーカイブ	ルールの条件を満たしたときに、項目がアーカイブされます。たとえば、件名にある語を含むすべての項目をアーカイブするルールを作成できます。ルールを起動する動作が［新規項目］または［フォルダに保管］のときは、アーカイブをアクションとして使用できません。
未開封マーク	ルールの条件に合うすべての項目に、まだ読んでいないことを示すマークを付けます。たとえば、上司から受け取った開封済みの項目すべてに未読マークを付けて、再読するためのメモにしたり、それに基づいて行動するようにルールを作成することができます。
処理中のルールを停止	ルールの条件に合う項目に対して、他のルールがアクションを実行しないようにします。ルールは［ルール］ダイアログボックスのリストの順に実行されます。このアクションを指定することにより、ルールの条件に合致した場合、後に続くルールの実行を中断することができます。