タスクは、期日が設定されており、特定のアクションを必要とする項目です。自身のタスクをポストすることも、別のユーザからのタスクを受諾することもできます。
受諾されたタスクは、カレンダ上でそのタスクの開始日に表示され、それ以降の各日に持ち越されます。期日が過ぎると、タスクはカレンダに赤で表示されます。
タスクを完了したら、そのタスクに完了チェックマークを付けることができますタスクに完了チェックマークを付けると、そのタスクはカレンダで翌日に持ち越されなくなります。
割り当て済みタスクの送信者は、そのタスクに完了チェックマークが付けられたときにGroupWiseから自身に通知が送信されるように設定できます。(通知を受信するには、お知らせ君を実行している必要があります。)タスクに完了チェックマークが付けられた日時を含む完了ステータスが、そのタスクの［プロパティ］ウィンドウに表示されます。
他のユーザに割り当てたタスクを一覧表示したい場合は、タスクを整理してフィルタリングし、それらをまとめて一覧表示するさまざまな方法があります。次に例を示します。
サブフォルダの作成: 作成したタスクを該当するフォルダにドラッグアンドドロップできます。このシナリオでは、メールボックスの下にフォルダを作成し、「割り当てタスク」のような名前を付けます。フォルダを作成すると、送信項目からこの新しいフォルダに他のユーザに送信するすべてのタスクをドラッグアンドドロップするだけで、フォルダを開くといつでもすべてのタスクが一覧表示されます。
送信項目のフィルタリング: 送信したタスクを新しいフォルダに移動するのを忘れた場合はどうなりますか? このシナリオでは、送信したタスクを常に送信項目フォルダに残し、それらの項目をフィルタリングして、送信したタスクのみを確認することができます。この操作を行うには、次の手順に従います。
ナビゲーションペインで送信項目をクリックし、［送信項目］リストの検索ドロップダウンメニューからIn ‘Sent Items’ folder...(［送信項目］フォルダで...)を選択します。
これにより、検索スライドアウトパネルが開きます。
［検索］パネルのその他のオプション...をクリックし、詳細フィルタを開きます。
［詳細フィルタ］の最初のドロップダウンメニューで項目タイプを選択し、=デフォルト演算子のままにします。
［項目タイプ］リスト(ドロップダウンメニュー)でタスクを選択し、OKをクリックすると、［送信項目］リストにタスクのみが表示されます。
タスクリストを使用してフィルタリング: この例は、先述の2つの例を組み合わせたものです。送信済みタスクをドラッグする新しいフォルダを作成する代わりに、送信後にタスクリストフォルダにタスクをドラッグできます。ただし、自分に割り当てたタスクと、他のユーザに割り当てたタスクが同じフォルダに一覧表示されます。他のユーザに割り当てたタスクのみを表示するには、次の手順に従います。
ナビゲーションペインでタスクリストをクリックし、タスクリストの検索ドロップダウンメニューからIn ‘Tasklist’ folder...(［タスクリスト］フォルダで...)を選択します。
［検索］パネルのその他のオプション...をクリックし、詳細フィルタを開きます。
［詳細フィルタ］の最初のドロップダウンメニューで項目タイプを選択し、=デフォルト演算子のままにします。
［項目タイプ］リスト(ドロップダウンメニュー)でタスクを選択します。
End演算子をAndに変更します。
新しいドロップダウンメニューで宛先を選択し、OKをクリックして、「宛先」のユーザに送信したタスクのみを一覧表示します。