Als u een categorie aan een item toewijst, wordt het item weergegeven in de kleur van de categorie. Met behulp van categorieën kunt u snel items in groepen ordenen.
Er zijn vier standaardcategorieën (Follow-up, Lage prioriteit, Persoonlijk en Dringend) die u aan items kunt toewijzen. U kunt deze categorieën desgewenst wijzigen en verwijderen en u kunt nieuwe categorieën maken. Wanneer u een categorie aan een item toewijst, wordt het item standaard weergegeven in de kleur van de categorie.
Als u een van de standaardcategorieën toewijst aan een item dat u verzendt, wordt die categorie aan het item toegewezen in het postvak van de ontvanger. Als u een door u gemaakte categorie toewijst aan een item dat u verzendt, komt het item zonder toegewezen categorie in het postvak van de ontvanger terecht.
Als u een van de standaardcategorieën toewijst aan een item in een gedeelde map, wordt de categorie voor alle gebruikers van het item in de gedeelde map weergegeven. Als u een categorie toewijst die u hebt gemaakt voor een item in een gedeelde map, is de categorie alleen zichtbaar voor u.
U kunt items weergeven terwijl er meerdere categoriekleuren aan zijn toegewezen. U voegt dan de kolom Categorieën toe aan de mapweergave of u geeft de map in overzichtsweergave weer. Wanneer u de muis boven de kleur houdt die de categorie vertegenwoordigt, wordt de naam van de categorie weergegeven. De kolom Categorie zelf kan worden gesorteerd en de items worden op categorie gesorteerd op basis van de volgorde die u hebt ingesteld toen u uw categorieën configureerde. Wanneer items op categorie worden gesorteerd, worden ze op meerdere plaatsen in de gesorteerde lijst weergegeven als het item meerdere categorieën heeft.