GroupWise bruker postkassen til å lagre all post, avtaler og andre elementer du mottar. Postkassen oppdaterer seg automatisk når du mottar nye elementer. Hvis datamaskinen har lydfunksjoner og et GroupWise WebAccess-vindu er åpent i nettleseren, spilles et lydsignal av når du mottar et nytt element.
Du kan lese elementer du mottar i postkassen eller i kalenderen. Postkassen viser en liste over alle elementene du har mottatt fra andre brukere. Personlige avtaler, notater og oppgaver vises i kalenderen, ikke i postkassen.
Du kan åpne og lese alle typer nye elementer i postkassen. Det kan imidlertid være hensiktsmessig å lese oppgaver og påminnelser i kalenderen, slik at du kan se på nye meldinger mens du ser på tidsplanen.
Telefon- og postmeldinger blir i postkassen inntil du sletter dem. Avtaler, påminnelser og oppgaver blir i postkassen inntil du godtar, avslår eller sletter dem. Når du godtar en avtale, en påminnelse eller en oppgave, flyttes elementet til kalenderen.
Alle postkasseelementer er merket med et ikon. Ikonene endres avhengig av om elementet er åpnet eller ikke. Se Identifisere ikonene som vises ved siden av elementene for mer informasjon.
Alle uåpnede elementer i postkassen vises med fet skrift, slik at det skal være enkelt å identifisere hvilke elementer og dokumenter du ikke har lest enda.
Meldinger vises automatisk i samme format som de ble sendt. Meldinger vises i leserens standardskrift og -størrelse. Datoen og klokkeslettet for meldinger vises i det samme formatet som er valgt for din egen arbeidsstasjon.
Slik leser du en melding:
Dobbeltklikk meldingen i meldingslisten for å vise meldingen i et nytt vindu.
MERK:Av hensyn til sikkerheten vises ikke bilder i HTML-meldinger som standard. Hvis du vil vise bildene, klikker du GroupWise har hindret bilder på denne siden i å vises. Klikk her for å vise bilder.
Du kan endre visning for ett enkelt element hvis dette elementet er skrevet i HTML.
Åpne et element.
Klikk enten Ren tekst eller HTML på verktøylinjen.
Hvis du åpner et element for å lese det, men bestemmer deg for å lese det senere, kan du merke elementet som ulest. Når du merker et element som ulest, vises det med fet skrift og elementikonet endres til uåpnet, slik at du kan se at du bør lese elementet senere.
Klikk elementet i elementlisten i postkassen.
Klikk Merk som ulest øverst i elementlisten.
Hvis du har åpnet et element og merket det som ulest, endres ikke elementets status i egenskapene. Hvis du for eksempel har åpnet et element og deretter merket det som ulest, vil avsenderen av elementet fremdeles se elementstatusen som åpnet i egenskapsvinduet.
Klikk elementet i elementlisten i postkassen.
Klikk Merk som lest øverst i elementlisten.
Når et element merkes som lest, endres elementets status i egenskapene. Hvis du for eksempel ikke har åpnet et element, men har merket det som lest, vil avsenderen av elementet se elementstatusen som åpnet i egenskapsvinduet.
GroupWise WebAccess kan sende og motta vedlegg med elementer. Når du mottar et vedlegg med et element, er listen med vedlegg under emnet.
Når du viser en vedlagt fil, vises vedlegget i meldingsruten ved hjelp av et visningsvindu. Dette er vanligvis raskere enn å åpne vedlegget, men det kan hende at vedlegget ikke er ordentlig formatert. Hvis vedleggstypen ikke støttes, vises ikke kommandoen Vis.
Åpne elementet som inneholder vedlegget.
Klikk Vis ved siden av vedlegget.
Når du har en vedlagt fil, kan du i GroupWise WebAccess lagre filen på et annet sted.
Åpne elementet som inneholder vedlegget.
Klikk navnekoblingen for vedlegget.
Velg hvor du vil lagre vedlegget.
eller
Hvis meldingen inneholder fire eller flere vedlegg, klikker du Vedlegg-koblingen som finnes under emneoverskriften, for å åpne nedlastingsdialogboksen i nettleseren.
MERK:Som standard er navnet på ZIP-filen med vedleggene det samme som meldingens emnelinje.
Når du åpner en vedlagt fil, forsøker GroupWise WebAccess å finne ut hvilket program som bør brukes til å åpne filen. Du kan godta programmet som vises som forslag, eller du kan angi bane og filnavn til et annet program.
Åpne elementet som inneholder vedlegget.
Høyreklikk navnekoblingen for vedlegget, og klikk Åpne.
Klikk Vis eller Åpne i en åpen melding for å se innholdet i vedlegget.
Hvis filen vises i nettleseren, kan du skriv den ut på samme måte som du skriver ut andre nettsider.
eller
Hvis du har åpnet filen, bruker du programmet filen er laget i, til å skrive ut filen.
Bruk Svar til å svare på et element. Du kan svare til alle som mottok det opprinnelige elementet, eller kun til avsenderen – uten å opprette og adressere en ny melding. Du kan også inkludere en kopi av den opprinnelige meldingen i svaret ditt. Svaret ditt inkluderer Re: før det opprinnelige emnet til meldingen. Du kan endre emnet hvis du ønsker det.
Åpne elementet du vil svare på.
Klikk Svar på verktøylinjen for å sende e-posten bare til avsenderen.
eller
Klikk Svar alle på verktøylinjen for å sende e-posten til avsenderen og alle mottakerne.
Skriv meldingsteksten din, og klikk Send på verktøylinjen.
Hvis det opprinnelige elementet hadde blindkopi- eller kopimottakere, og du valgte å svare alle, blir svaret sendt til kopimottakerne, men ikke til blindkopimottakerne.
Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.
Klikk kategorien Skriv.
Velg Aktiver automatisk lagring hvis du vil aktivere autolagringsfunksjonen.
Velg alternativene du vil bruke for Stavekontroll, for eksempel:
Stavekontroll før sending
Standardspråk
Velg den skrivevisningen du vil ha, enten ren tekst eller HTML.
Systemansvarlig kan deaktivere alternativet for HTML-format.
Velg de signaturalternativene du vil bruke.
Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.
Bruk Videresend til å sende mottatte elementer videre til andre brukere. Du kan videresende meldinger som vedlegg eller som den er. Postmeldingen inneholder navnet ditt og eventuelle kommentarer du har lagt til.
Høyreklikk elementet du vil videresende.
Klikk Videresend for å videresende meldingen som den er, noe som setter inn den videresendte teksten i meldingsteksten i den nye meldingen.
eller
Klikk Videresend som vedlegg for å videresende meldingen som vedlegg.
Legg til navnene på brukerne du vil videresende elementet til.
(Valgfritt) Skriv en melding.
Klikk Send på verktøylinjen.
Hvis du ikke kan godta en avtale, oppgave eller påminnelse, kan du delegere elementet i stedet for å videresende det. Delegering gir elementer statusen Delegert i elementets Egenskaper-vindu, slik at avsenderen får vite at du har overført ansvaret for elementet til en annen person.