Når du tildeler en kategori til et element, vises elementet i samme farge som kategorien. Kategorier er et hjelpemiddel du kan bruke til å sortere elementer i grupper.
Fire standardkategorier (Oppfølging, Lav prioritet, Personlig og Viktig) er tilgjengelig for tildeling til elementer. Du kan endre og slette disse kategoriene hvis du vil, i tillegg til å opprette nye kategorier. Når du tildeler en kategori til et element som standard, vises elementet i samme farge som kategorien.
Hvis du tildeler en av standardkategoriene til et element du sender, vil elementet bli tildelt denne kategorien når det kommer frem til mottakerens postkasse. Hvis du tildeler en kategori du selv har opprettet, til et element du sender, vil ikke elementet tildeles noen kategori når det kommer frem til mottakerens postkasse.
Hvis du tildeler en av standardkategoriene til et element i en fellesmappe, vil denne kategorien gjelde for alle brukere av elementet i fellesmappen. Hvis du tildeler en kategori du har opprettet, til et element i en fellesmappe, vil denne kategorien bare gjelde for deg.
Elementer kan bli tildelt flere kategorifarger ved å legge til Kategorier-kolonnen i mappevisningen eller ved å vise mappen med sammendragsvisning. Når du holder musen over fargen som representerer kategorien, blir navnet på kategorien vist. Kategori-kolonnen selv kan sorteres, og den vil sortere elementene etter kategori i samsvar med rekkefølgen du angir når du konfigurerer kategoriene. Når elementene er sortert etter kategori, vil de bli vist flere steder i den sorterte listen hvis de inngår i flere kategorier.