W poniższej tabeli wymienione zostały czynności, jakie można wykonywać za pomocą reguł:
|
Działanie |
Rezultat |
|---|---|
|
Wyślij pocztę |
Wysyła przygotowaną wiadomość pocztową do odbiorcy, wskazanego w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik chce przekazywać informacje swojemu przełożonemu w momencie otrzymywania miesięcznego raportu od pewnej grupy osób, można ustanowić regułę, która będzie wysyłała wiadomość natychmiast po odebraniu raportu przez użytkownika. |
|
Prześlij dalej |
Przekazuje przesyłki do jednego lub wielu użytkowników, wskazanych w warunkach uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik pracuje w zespole głównym projektu, może utworzyć regułę, która będzie przekazywała zapiski ze spotkania członkom zespołu rozszerzonego. To działanie powoduje przekazywanie wiadomości w postaci zwykłej przesyłki, z dołączoną treścią wiadomości przekazywanej. |
|
Przekaż jako załącznik |
Przekazuje przesyłki jako załączniki do jednego lub wielu użytkowników w przypadku spełnienia warunków reguły. Jeśli na przykład użytkownik pracuje w zespole głównym projektu, może utworzyć regułę, która będzie przekazywała zapiski ze spotkania członkom zespołu rozszerzonego. |
|
Oddeleguj |
Deleguje przesyłkę typu spotkanie, notka przypomnienia lub zadanie do innego użytkownika, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Jeśli na przykład ktoś zastępuje użytkownika podczas jego nieobecności w biurze, określona reguła umożliwi przekazywanie tej osobie terminów, zadań, czy notek przypomnienia. |
|
Odpowiedz |
Wysyła przygotowaną odpowiedź do nadawcy przesyłki, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Odpowiednia reguła może na przykład powodować odpowiadanie na przychodzące przesyłki podczas kilkudniowej nieobecności użytkownika, informując o terminie jego powrotu. Można też używać funkcji Definiowanie warunków, aby uniemożliwić wysyłanie odpowiedzi do serwerów pocztowych list dyskusyjnych i innych dużych grup. |
|
Akceptuj |
Akceptuje spotkanie, notkę przypomnienia lub zadanie, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład akceptować wszystkie przesyłki ze spotkaniami, które przychodzą od określonego nadawcy. |
|
Kategoria |
Przypisuje kategorię do dowolnej przesyłki spełniającej określone warunki. Dostępne są kategorie: Niski priorytet, Pilne, Nawiązanie, Osobiste oraz dowolne zdefiniowane przez użytkownika. |
|
Usuń/odrzuć |
Usuwa lub odrzuca przesyłkę, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguła może na przykład odrzucać wszystkie przesyłki ze spotkaniami planowanymi na określony dzień tygodnia, jeśli niemożliwe jest uczestniczenie w spotkaniach w tym dniu. |
|
Usuń z kosza |
Usuwa przesyłkę z kosza, gdy zostaną spełnione warunki reguły. Na przykład reguła może powodować usunięcie z kosza przesyłek otrzymanych od firmy, która regularnie przysyła niepożądane przesyłki. |
|
Przenieś do folderu |
Przenosi przesyłki do folderu, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Użytkownik może na przykład ustalić przenoszenie do wspólnego folderu wszystkich przesyłek zawierających określone słowo w polu Temat. |
|
Przyłącz do folderu |
Przyłącza przesyłki do jednego lub wielu folderów, gdy zostaną spełnione warunki uruchomienia reguły. Przyłączenie przesyłki do folderu umożliwia jej wyświetlanie z więcej niż jednego folderu. Jeśli na przykład przesyłka związana jest zarówno z marketingiem, jak i z personelem, można ją umieścić w folderze Marketing, a następnie przyłączyć do folderu Personel. Przesyłkę taką można później otwierać z obu folderów. |
|
Zaznacz jako prywatną |
Oznacza jako prywatne wszystkie przesyłki spełniające warunki reguły. Zaznaczenie przesyłki jako prywatnej umożliwia ograniczenie dostępu do niej pełnomocników. Na przykład, reguła może oznaczać wszystkie przesyłki od członków rodziny użytkownika jako prywatne. |
|
Zaznacz jako przeczytaną |
Zaznacza jako przeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Jeśli na przykład użytkownik przejrzał wątek odpowiedzi w folderze współużytkowanym i nie chce dalej śledzić tego wątku, zdefiniowana reguła umożliwia zaznaczanie wszystkich przesyłek w wątku jako przeczytanych, co zapobiega wyświetlaniu ich na początku listy przesyłek. |
|
Archiwum |
Archiwizuje przesyłki, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Można na przykład archiwizować przesyłki dotyczące określonego tematu. Funkcja archiwizacji nie jest dostępna jako czynność, gdy wywołującym zdarzeniem jest Nowa przesyłka lub Przeniesienie do folderu. |
|
Zaznacz jako nieprzeczytaną |
Zaznacza jako nieprzeczytane wszystkie przesyłki spełniające warunki uruchomienia reguły. Można na przykład utworzyć regułę uruchamianą przez użytkownika, która zaznaczy jako nieprzeczytane wszystkie otwarte przesyłki pochodzące od menedżera w celu przypomnienia, by je ponownie przeczytać lub podjąć odpowiednie działania. |
|
Zakończ wykonywanie reguły |
Zatrzymuje działanie na przesyłki innych reguł, gdy zaistnieją warunki uruchomienia reguły. Reguły wykonywane są w kolejności wyświetlania ich w oknie dialogowym Reguły. Reguła ta zapobiega wykonaniu innych reguł, które normalnie wpłynęłyby na te przesyłki. |