Quiz

Quiz

Co już wiemy?

DMS (Document Management Services) to usługi zarządzania dokumentami stanowiące integralną część systemu GroupWise.
Dokumenty przechowywane są w bazach – bibliotekach GroupWise.
Pojedyncze dokumenty oraz całe biblioteki mogą być równocześnie udostępniane wielu osobom.
Z każdym typem dokumentu zintegrowany jest program do jego edycji.
Można importować do bibliotek GroupWise dokumenty, a nawet całe foldery dokumentów z komputerów użytowników.
Warto z góry ustalić, jakie kategorie dokumentów muszą być przechowywane w bibliotekach GroupWise oraz kto i na jakich zasadach będzie korzystać z bibliotek.
Skuteczne wdrożenie DMS w urzędzie czy firmie zależy w znacznym stopniu od starannego zaplanowania ostatecznej struktury DMS oraz przebiegu prac.

	a) Usługa DMS jest standardowo włączona w system GroupWise, należy jednak ją dostosować do potrzeb i odpowiednio skonfigurować.
	b) DMS trzeba dokupić jako rozszerzenie standardowego systemu GroupWise.
	c) DMS ustawia się wyłącznie w czasie pierwszej instalacji systemu GroupWise i nie da się później nic w nim zmienić.

	a) Integrację programów biurowych z GroupWise włącza się tylko w procesie instalacji systemu.
	b) Integrację programu biurowego z GroupWise można włączyć z głównego menu: ->Narzędzia->Opcje->Dokumenty, zakładka Integracje->Włącz integrację dla OpenOffice Writer.
	c) Integrację włącza się w programie biurowym.

	a) Nie ma takiej możliwości.
	b) Nowy dokument można od razu udostępnić innym osobom umieszczając go w bibliotece GroupWise i wykorzystując opcję "Współdzielenie z".
	c) Nowy dokument można od razu udostępnić innym osobom umieszczając go w bibliotece GroupWise, ale musimy poczekać na przeindeksowanie biblioteki, co może potrwać do dwóch godzin.

	a) Jest kilka sposóbów: utworzenie nowego dokumentu w osobistej skrzynce GroupWise; utworzenie dokumentu w aplikacji biurowej zintegrowanej z GroupWise; przez zaimportowanie wybranych dokumentów do GroupWise.
	b) Tylko przez utworzenie nowego dokumentu w GroupWise.

	a) Nie da się tego w prosty sposób zrobić. Trzeba ręcznie przepisać dokumenty do edytora tekstu, a później wysłać jako przesyłkę obiegową.
	b) Potrzebny jest dobry skaner z programem rozpoznawania tekstu OCR. Każdy dokument jest skanowany, a następnie wprowadzany do biblioteki GroupWise jako typ dokumentu "reklamacja". Odnośnik dokumentu wysyłany jest przesyłką obiegową do osób, które kolejno mają się reklamacją zająć. Po rozpatrzeniu reklamacji dokument kierowany jest do archiwum.