62.0 Åtgärder som en regel kan utföra

I följande tabell beskrivs de åtgärder som du kan utföra genom att skapa regler:

Åtgärd	Resultat
Skicka post	Skickar ett förberett meddelande till de mottagare du anger. Anta till exempel att du ska meddela din chef varje gång du får en månadsrapport från marknadsavdelningen. Du kan då låta en regel skicka ett meddelande så fort du får rapporten.
Vidarebefordra	Vidarebefordrar försändelser till en eller flera användare. Anta till exempel att du tillhör kärngruppen i ett projekt. Du kan då låta en regel vidarebefordra mötesanteckningar till övriga projektmedlemmar. Med den här åtgärden vidarebefordras meddelandet som en vanlig meddelandeförsändelse, med det vidarebefordrade meddelandet synligt i meddelandet.
Vidarebefordra som bifogad fil	Vidarebefordrar försändelser som bifogade filer till en eller flera användare om villkoren för regeln uppfylls. Anta till exempel att du tillhör kärngruppen i ett projekt. Du kan då låta en regel vidarebefordra mötesanteckningar till övriga projektmedlemmar.
Delegera	Delegerar en bokning, anteckning eller uppgift till en annan användare. Om någon annan exempelvis sköter dina uppgifter när du inte är på kontoret kan du skapa en regel som delegerar bokningar, uppgifter eller anteckningar till den personen.
Svara	Skickar ett förberett svar till den som skickat försändelsen. Om du exempelvis inte kommer att vara på kontoret under några dagar kan regeln skicka ett svar på inkommande försändelser med information om när du kommer tillbaka. Du kan också använda Definiera villkor om du vill förhindra att svar skickas till hela adresslistor och andra stora grupper.
Acceptera	Godkänner en bokning, anteckning eller uppgift. Du kan till exempel definiera en regel som godkänner alla bokningar från en viss person.
Kategori	Associerar en kategori med försändelser som matchar angivna villkor. De tillgängliga kategorierna är Låg prioritet, Brådskande, Uppföljning, Personlig och eventuella andra användardefinierade kategorier.
Radera/avslå	Raderar eller avslår försändelser. Du kan till exempel skapa en regel som avslår alla bokningar på tisdagar om du vet att du alltid är upptagen med annat då.
Ta bort försändelse från papperskorgen	Raderar försändelser från papperskorgen när regelns villkor är uppfyllda. Du kan till exempel definiera en regel som raderar försändelser från ett företag som skickar skräppost.
Flytta till mapp	Flyttar försändelser till en mapp. Du kanske till exempel vill att alla försändelser som har ett visst ord i rutan Ärende ska placeras i en egen mapp.
Länka till mapp	Länkar försändelser till en eller flera mappar när regelvillkoren är uppfyllda. Genom att länka en försändelse till en mapp kan du öppna försändelsen från fler än en mapp. Anta till exempel att du har en försändelse som berör både marknad och personal. Du kan då placera den i mappen Marknad och sedan länka den till mappen Personal. Du kan då öppna försändelsen i vilken som helst av mapparna.
Markera som privat	Markerar alla försändelser som uppfyller regelvillkoren som privata. När en försändelse markerats som privat kan du förhindra att dina ombud kommer åt den. Regeln kan exempelvis markera alla försändelser från familjemedlemmar som privata.
Markera som läst	Markerar försändelser som lästa. Om du till exempel skummar igenom svaren i en delad mapp och inte vill följa tråden längre kan du skapa en regel som markerar alla försändelser i tråden som lästa så att de inte hamnar överst i försändelselistan.
Arkivera	Arkiverar försändelser när regelvillkoren är uppfyllda. Du kan till exempel låta regeln arkivera alla försändelser som rör ett visst ärende. Arkivera får inte användas som åtgärd när händelsen som ligger till grund för åtgärden är Ny försändelse eller Försändelse flyttas.
Markera som oläst	Markerar försändelser som olästa när regelvillkoren är uppfyllda. Du kan till exempel skapa en användaraktiverad regel som markerar alla öppnade försändelser från din chef som olästa, så att du kommer ihåg att läsa dem på nytt eller att vidta andra åtgärder.
Stoppa regelbearbetning	Förhindrar att andra regler tillämpas på de försändelser som uppfyller villkoren för denna regel. Regler tillämpas i den ordning de är listade i dialogrutan Regler. Om det finns regler som vanligtvis skulle påverka försändelserna, förhindrar den här regeln att dessa regler utförs.