En uppgift är en försändelse som har ett förfallodatum och kräver en specifik åtgärd. Du kan anslå en uppgift till dig själv eller acceptera en uppgift från en annan person.
Efter att den har accepterats dyker en uppgift upp i kalendern vid dess startdatum och går till varje efterföljande dag. När förfallodatumet har passerats visas uppgiften med rött i kalendern.
Efter att du har slutfört en uppgift kan du markera den som slutförd. När du markerar en uppgift som slutförd fortsätter den inte att visas nästa dag i din kalender.
Som upphovsmakare till en tilldelad uppgift kan du låta GroupWise skicka ett meddelande till dig när uppgiften är markerad som slutförd. (Du måste ha Avisera påslaget för att ta emot aviseringar.) En slutförandestatus som inkluderar datumet och tiden uppgiften var markerad som slutförd placeras i fönstret Egenskaper för uppgiften.
Om du vill lista uppgifter som du tilldelat till andra personer så finns det olika sätt att organisera och filtrera uppgifter för att lista dem sammanställda. Här är några exempel:
Skapa en undermapp: Du kan dra och släppa uppgifter som du skapar till tillämpliga mappar. I det här scenariot skulle du kunna skapa en mapp under brevlåda och kalla den till exempel ”Tilldelade uppgifter”. När mappen skapats är det bara att dra och släppa alla uppgifter som du skickar till andra personer från Skickade försändelser till den här nya mappen så kommer de alltid att listas där när du öppnat mappen.
Filtrera Skickade försändelser: Vad händer om du glömmer att flytta uppgifter som du skickar till en ny mapp? I det här scenariot skulle du kunna lämna skickade uppgifter i mappen Skickade försändelser och därefter filtrera de fösändelserna så att de endast perkar på uppgifter som du skickat. Följ dessa steg för att göra det här:
Klicka på Skickade försändelser i navigeringspanelen och välj därefter I mappen Skickade försändelser... från rullgardinsmenyn sök i Skickade försändelser-listan.
Det här öppnar utdragspanelen Hitta.
Klicka på Fler alternativ... i Hitta-panelen och öppna Avancerat filter.
Välj Försändelsetyp i den första rullgardinsmenyn i Avancerat filter och lämna standardoperatorn =.
Välj Uppgift i listan Uppgiftstyp (rullgardinsmeny) och klicka på OK för att endast visa uppgifter i listan Skickade försändelser.
Använd och filtrera uppgiftslistan: Det här exemplet är en sorts kombination av de två exemplen ovan. I stället för att skapa en ny mapp att dra dina nya uppgifter till så kan du dra dem till mappen Uppgiftslista efter att du skickat dem. Nu kommer du dock ha uppgifter som tilldelats dig och uppgifter du tilldelar andra listade i samma mapp. Följ dessa steg för att endast visa uppgifter du tilldelat andra:
Klicka på Uppgiftslista i navigeringspanelen och välj därefter I mappen Uppgiftslista... från rullgardinsmenyn sök i Uppgiftslistan.
Klicka på Fler alternativ... i Hitta-panelen och öppna Avancerat filter.
Välj Försändelsetyp i den första rullgardinsmenyn i Avancerat filter och lämna standardoperatorn =.
Välj Uppgift i Försändelsetyp-listan (rullgardinsmeny).
Ändra operatorn End till And.
Välj Till i den nya rullgardinsmenyn och klicka på OK för endast lista sådana uppgifter som du har skickat ”till” personer.