65.3 Skapa en regel för Inte på kontoret

En regel för Inte på kontoret är en typ av autosvarsregel. När du skapar och aktiverar en regel för Frånvarande blockeras din kalender med heldagsaktiviteter för de datum som du anger, och du visas med statusen Frånvarande. Widgeten Regel för Frånvarande längst ned till höger i klienten kommer även att ändra färg när regeln är aktiv.

  1. Klicka på Verktyg > Regel för Inte på kontoret.

    eller

    Klicka på widgeten Regel för Inte på kontoret.

  2. Välj Aktivera min regel för Inte på kontoret.

    För att din regel ska aktiveras helt måste du välja det här alternativet och ange ett datumintervall. Regeln är bara aktiv under det datumintervall som du anger. Det betyder att regeln inte alltid är aktiv även om du lämnar det här alternativet aktiverat. Regeln upphör att gälla efter den sista dagen i det datumintervall som du anger.

    Om du avmarkerar det här alternativet innan regeln har slutat gälla tas heldagsaktiviteterna bort från din kalender.

  3. Skriv ett ärende för det automatiska svaret.

    Ärenden visas inom parenteser efter ärendet för det ursprungliga meddelandet i svaret. Om ärendet till exempel var Frånvarosvar och du får ett meddelande med ärendet Budgetövervakning, returnerar funktionen för automatiskt svar ärendet Sv: Budgetövervakning (Frånvarosvar).

  4. Skriv det meddelande som du vill ska visas i det automatiska svaret. Till exempel: ”Tack för ditt meddelande. Jag finns inte på kontoret. [och så vidare].”

  5. (Valfritt) Om du vill svara på e-postmeddelanden utanför ditt interna nätverk konfigurerar du fliken Externa användare så att den inkluderar:

    • Svara till externa användare: Den här rutan måste vara markerad för att svar ska skickas till externa användare utanför din organisation.

    • Vem du ska svara till: Om du väljer Endast mina kontakter så svarar du endast till externa användare i din adressbok och om du väljer Alla svarar du till alla externa avsändare av e-postförsändelser till ditt GroupWise-konto.

    • Ämne och meddelande: Fälten Ämne och meddelande ska ha innehåll eftersom innehållet från huvudfliken inte replikeras till fliken Externa användare.

  6. Ange datumen då regeln börjar gälla och när den upphör att gälla.

  7. Klicka på Spara.

Regler som utlöser ett svar (t.ex. den här regeln för Inte på kontoret) innehåller ett register över vem ett svar har skickats till och ett svar skickas bara en gång till den användaren.