訊息清單通常具有欄位,以表示訊息是否已被讀取、訊息是否包含附件、訊息的重要性,以及寄件者、日期、主旨。您可以拖放欄位,以變更欄位順序,或是新增與移除欄位。
在任一欄位標題上按滑鼠右鍵,以取得選項清單:
遞增排序:由上而下排序訊息。「遞減排序」的功能類似,但順序相反。「不排序」移除此欄位的排序,使訊息的順序回復為加入至資料夾的順序。
移除欄位:從顯示中移除此欄位。您也可以將標題拖放移至清單外,便可移除欄位。
新增欄位:當您選取此項目時,便會出現對話方塊,列示可能的欄位。將所要的欄位,拖曳至現有欄位標題之間的空間。紅色箭頭代表欄位即將插入的位置。
自訂目前檢視:選擇此項目以便使用更複雜的訊息排序順序,或是選擇所要顯示的訊息相關資訊欄位。
若要避免忘記處理某一訊息,可使用「跟隨」功能。使用跟隨功能:
「旗標」本身便是用來提醒您的動作。已經有數個預先建立的旗標可供使用,包括「電話」、「轉遞」與「回覆」,但是您也可以輸入自己的記事或動作。您也可以設定旗標的期限。
加入旗標後,您可以在訊息上按一下滑鼠右鍵,然後按一下「已完成旗標」或「清除旗標」,便可將旗標標示為已完成,或完整移除旗標。
當您讀取已設定旗標的訊息時,訊息的旗標狀態顯示在上方,位於訊息標頭之前。過期訊息可能通知您 有關「過期」的資訊:呼叫於 2003/4/7, 下午 5:00 。
旗標可協助您以數種方法來管理工作。例如,您可以在訊息清單中加入「旗標狀態」欄位,並依照此欄位來排序訊息。另一種方法,您可以建立 vFolder 以顯示所有設定旗標的訊息,當您完成後便清除旗標,讓 vFolder 只包含未過期的訊息。
若您偏好使用較簡單的方式來提醒您處理訊息,可在訊息上按一下滑鼠右鍵,然後按一下「標示為重要」,便可將訊息標示為「重要」。