下表顯示可以使用規則執行的動作︰
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動作 |
結果 |
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傳送郵件 |
當狀況符合規則條件時，將準備好的郵件訊息傳送給您指定的收件者。例如，如果每次從其他群組人員收到月報時都必需通知您的上司，則您可以設定一個規則在收到報告時立即傳送訊息。 |
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轉遞 |
當狀況符合規則條件時，將項目轉遞給一或多個使用者。例如，如果您是專案核心小組的成員，可以設定規則將會議記錄轉遞給其他的小組成員。 此動作會將郵件做為常規郵件項目轉遞，這樣郵件中會顯示所轉遞的郵件。 |
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轉遞為附件 |
當符合規則的條件時，將項目以附件形式轉遞給一或多個使用者。例如，如果您是專案核心小組的成員，可以設定規則將會議記錄轉遞給其他的小組成員。 |
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委託 |
當狀況符合規則條件時，將約會、備忘記事或任務委託給另一個使用者。例如，如果在您外出時有人代理您的工作，您設定的規則可以將約會、任務或備忘記事委託給該代理人。 |
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回覆 |
當狀況符合規則條件時，將準備好的回覆傳送給寄件者。例如，如果您需要離開辦公室幾天，便可以設定規則為收到的項目傳送回覆郵件，指明您回來上班的時間。 您還可以使用「定義條件」，以避免將回覆郵件傳送到郵件清單伺服器和其他大型群組。 |
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接受 |
當狀況符合規則條件時接受約會、備忘記事或任務。例如，可以設定規則接受特定人士的全部約會。 |
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類別 |
為任何符合指定條件的項目指定類別。類別包括「低優先程度」、「緊急事件」、「追蹤」、「個人」及任何其他使用者定義的類別。 |
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刪除/謝絕 |
當狀況符合規則條件時，刪除或謝絕項目。例如，如果您每週中固定有一日無法參加會議，可以設定規則來謝絕所有該日的約會。 |
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清除項目 |
當狀況符合規則條件時，從「垃圾筒」中刪除項目。例如，您可以設定規則，清除固定傳送垃圾郵件公司的傳送項目。 |
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移動至資料夾 |
當狀況符合規則條件時，將項目移動到資料夾內。例如，您可以將「標題」方塊中包含某些單字的所有項目搬到公用的資料夾中。 |
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連結至資料夾 |
當狀況符合規則條件時，將項目連結至一或多個資料夾。將項目連結到資料夾可讓您從一個以上的資料夾中檢視該項目。例如，有某個項目和「市場」與「人事」相關，您可以將它放到「市場」資料夾中，然後再連結至「人事」資料夾。這樣您就可以從這兩個資料夾中任何一個來開啟這個項目。 |
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標示為私人 |
將所有符合規則條件的項目標示為「私人」。當某個項目標示為「私人」時，您可以限制代理對該項目的存取權限。例如，您可以設定規則，將所有家庭成員傳送的項目標示為「私人」。 |
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標記為已讀取 |
將所有符合規則條件的項目標示為已讀取。例如，您在快速瀏覽了共用資料夾中的部分回覆線串後不想再繼續瀏覽，便可以設定規則將線串中的所有項目標示為已讀取，這樣項目就不會排列至「項目清單」的頂端。 |
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歸檔 |
當狀況符合規則條件時將項目歸檔。例如，您的規則可以將與某個主題相關的所有項目都歸檔。如果觸發事件為「新項目」或「已存檔項目」，則無法使用歸檔。 |
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標記為未讀取 |
將所有符合規則條件的項目標示為未讀取。例如，您可以建立使用者啟用的規則，將所有從管理員端開啟的項目標示為未讀取，以提醒自己重新讀取或處理項目。 |
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停止處理規則 |
禁止其他規則作用於符合規則條件的項目。「規則」的執行順序是根據它們在「規則」對話方塊中的排列順序而定。如果有其他的規則會影響這些項目，此規則動作會禁止其他規則執行。 |