3.1 Senden von Emails

3.1.1 Auswählen des Standardlayouts beim Verfassen

Standardmäßig bietet GroupWise das Layout „HTML verfassen“ zum Verfassen von Nachrichten. Das HTML-Layout bietet eine breite Palette an Schriften, Schriftgrößen und Farben, zusätzlich Optionen zur Textformatierung, z. B. Absatzformate, Einzüge, symbolgegliederte Listen, nummerierte Listen, Text mit Hyperlinks und horizontale Linien sowie Bildoptionen für eingebettete Bilder und Hintergrundbilder. Wenn Sie eine einfachere Bearbeitungsumgebung vorziehen, können Sie das Layout „Erstellen“ mit einfachem Text verwenden.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und klicken Sie anschließend auf das Register Layouts.

  3. Wählen Sie entweder Einfacher Text oder HTML aus.

  4. Wählen Sie die Schrift und Schriftgröße in den entsprechenden Feldern aus.

  5. Klicken Sie auf OK.

TIPP:In einer neuen Nachricht, die Sie erstellen, können Sie Ihr Layout „Verfassen“ für diese eine Nachricht ändern, indem Sie auf Layout > Einfacher Text oder Layout > HTML klicken.

3.1.2 Erstellen von Emails

  1. Klicken Sie auf Neue Mail auf der Symbolleiste.

    Um ein anderes Mail-Layout auszuwählen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Neue Mail.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    oder

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie in der Symbolleiste auf Adresse, suchen Sie alle Benutzer und doppelklicken Sie auf sie. Klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Klicken Sie bei Bedarf auf +CC und +BK. Die entsprechenden Felder werden hinzugefügt. Geben Sie dann die gewünschten Benutzernamen in die Felder CC und BK ein.

    CC („Courtesy Copy“): Die Empfänger von Courtesy Copys (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Courtesy Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.

    BK (Blindkopie): Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und Antwort an alle auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

  4. Um den Von-Namen (auf ein anderes Konto, eine Vertretung oder eine alternative E-Mail-Adresse) zu ändern, klicken Sie auf Von: und anschließend auf einen Namen. Weitere Informationen zu alternativen E-Mail-Adressen finden Sie unter Verwenden von alternativen Von-Adressen.

  5. Geben Sie einen Betreff ein.

  6. Geben Sie eine Nachricht ein.

  7. (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen, um andere Optionen anzugeben, wie etwa diesem Job eine hohe Priorität zuweisen, einen Empfänger um Antwort bitten, Kategorien hinzufügen und so weiter.

    Wenn Sie die Option „Kategorien“ verwenden, werden nur die vier Standardkategorien an den Empfänger übertragen.

    Im Layout zum Erstellen können Sie mit Strg+Klick einen Hyperlink aufrufen.

  8. Zum Anhängen von Anlagen klicken Sie unten im Verfassen-Fenster auf Anlage hinzufügen.

  9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

3.1.3 Formatieren einer Email

Die Formatierungsoptionen, die beim Erstellen einer Nachricht verfügbar sind, hängen vom ausgewählten Layout zum Erstellen ab. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Optionen gelten für die Nachricht, die Sie gerade erstellen.

HINWEIS:Wenn die Empfänger das HTML-Leselayout verwenden, sehen Sie die Emails so, wie Sie sie formatiert haben. Die Empfänger können die Schriftart einer in HTML formatierten Nachricht nicht ändern. Verwenden die Empfänger das Leselayout für einfachen Text, geht die HTML-Formatierung verloren. Die Empfänger können jedoch auf Layout > HTML klicken, um die Nachricht so anzuzeigen, wie Sie sie formatiert haben.

Auswählen eines Texteditors

Für das Erstellen einer Nachricht in GroupWise können Sie entweder den systemeigenen GroupWise-Editor oder einen der folgenden Editoren von Drittanbietern verwenden:

  • LibreOffice 3.6 oder höher

  • Microsoft Word 2007 oder höher

    Microsoft Word 2019 wird in GroupWise 18.1 und höher unterstützt.

Für LibreOffice oder Word muss die Anwendung auf Ihrer Arbeitsstation ordnungsgemäß installiert sein.

Wenn Sie LibreOffice oder Word als Standardeditor wählen, stehen die Funktionen und Formatierungen der Anwendung im Fenster „Erstellen“ in GroupWise zur Verfügung. Informationen zur Formatierung finden Sie in der entsprechenden Dokumentation.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Editor/Vorschau.

  3. Wählen Sie unter Einfachen Text erstellen mit den gewünschten Editor aus.

  4. Wählen Sie unter HTML erstellen mit den gewünschten Editor aus.

  5. Klicken Sie auf OK.

Verwenden des GroupWise-Texteditors zur Formatierung von HTML-Email

Sie können die in GroupWise verfügbaren HTML-Werkzeuge verwenden, um Ihren Nachrichten zusätzliche Formatierungen hinzuzufügen. Alle Standard-Textfunktionen wie Schrift, Unterstreichen und Kursiv sowie Funktionen wie Ausrichtung, Einzug, Hinzufügen von Bildern und Tabellen etc. sind auf der Symbolleiste verfügbar.

HTML-Symbolleiste

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Ändern der Schrift in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Ändern Sie nach Bedarf die Schrift, Schriftgröße und andere Schriftattribute mithilfe der HTML-Symbolleiste.

Sie können für HTML-Nachrichten außerdem eine Standardschrift festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen von Standardlayout und -schrift beim Lesen/Erstellen.

Hinzufügen von Smileys zu einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Smiley einfügen“ HTML-Symbolleiste und wählen Sie einen Smiley aus.

    Sie können das Smiley-Fenster auch mit der Tastenkombination Windows-Taste + . (Punkt) öffnen.

Hinzufügen einer horizontalen Linie in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Wählen Sie in der Email die Stelle aus, an der die Linie angezeigt werden soll.

  2. Klicken Sie auf das Symbol „Horizontale Linie“ .

Hinzufügen einer symbolgegliederten oder nummerierten Liste in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Verwenden Sie die HTML-Symbolleiste, um eine symbolgegliederte oder nummerierte Liste einzufügen.

  2. Geben Sie einen Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  3. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten, und drücken Sie nach dem letzten Eintrag die Rücktaste.

Hinzufügen einer Tabelle in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Klicken Sie in der HTML-Symbolleiste auf das Symbol Tabellenoptionen.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Größe der Tabelle aus oder wählen Sie Andere aus und geben Sie eigene Abmessungen ein.

    Die Tabelle wird in der Email angezeigt und an den Text angepasst.

Hinzufügen von Bildern in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Klicken Sie im Bereich, in dem das Bild angezeigt werden soll, auf das Symbol Bild einfügen.

  2. Geben Sie den Namen der Grafik an, die hinzugefügt werden soll, oder navigieren Sie zu der Grafik und wählen Sie sie aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Hinzufügen eines Hintergrundbilds in einer HTML-Nachricht

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Hintergrundbild.

  2. Geben Sie den Namen der Grafik an, die als Hintergrundbild verwendet werden soll, oder navigieren Sie zu der Grafik und wählen Sie sie aus.

  3. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen eines Hyperlinks in einer HTML-Nachricht

Hyperlinks verknüpfen ein bestimmtes Wort, einen Satz oder ein Bild direkt mit einer bestimmten Website.

In einer offenen HTML-Nachricht:

  1. Wählen Sie das Wort, den Satz oder das Bild aus, das/der verwendet werden soll, und klicken Sie anschließend auf das Symbol Hyperlink einfügen.

  2. Geben Sie die Webadresse ein, für die ein Link erstellt werden soll.

  3. Klicken Sie auf OK.

    Die Farbe des Textes verändert sich und der Text ist unterstrichen, um anzugeben, dass es sich um einen Link handelt. Bei einem Bild ändert sich die Farbe nicht, es dient jedoch trotzdem als Link.

Rückgängigmachen oder Wiederherstellen der letzten Textaktion in einer HTML-Nachricht

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Rückgängig.

    oder

    Um die Aktion erneut durchzuführen, klicken Sie auf Bearbeiten > Wiederherstellen.

Sie können für „Rückgängig“ auch Strg+Z und für „Wiederherstellen“ auch Strg+Y verwenden. Informationen zu weiteren Verknüpfungen finden Sie unter Abschnitt D.0, Schnelltasten.

Verwenden des GroupWise-Texteditors zur Formatierung von Emails mit einfachem Text

In einer Nachricht mit einfachem Text können Sie die Schrift, die Größe und die Farbe ändern. Sie können Fett- und Kursivschrift sowie Unterstreichungen verwenden. Jedoch können Sie im Layout „Verfassen“ für einfachen Text weder Text einrücken noch Hyperlinks und horizontale Linien hinzufügen.

Ändern der Schrift in einer Nachricht mit einfachem Text

Gehen Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, im Layout „Einfacher Text“ folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in das Feld Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Schrift > Schrift.

  3. Wählen Sie eine Schrift und einen Schriftstil aus.

  4. Wählen Sie eine Größe aus.

  5. Wählen Sie eine andere Option aus, die Sie ändern möchten, und klicken Sie anschließend auf OK.

Sie können auch die Schaltflächen in der Symbolleiste verwenden, um Textabschnitte fett oder kursiv zu machen oder sie zu unterstreichen.

Formatierungslisten in einer Nachricht mit einfachem Text

Gehen Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie erstellen, im Layout „Einfacher Text“ folgendermaßen vor:

  1. Drücken Sie Strg + Umschalt + L, um eine symbolgegliederte Liste einzufügen.

  2. Drücken Sie noch einmal Strg + Umschalt + L, um sie in eine nummerierte Liste zu ändern.

  3. Drücken Sie weiter Strg + Umschalt + L, um eins der sechs verfügbaren Listenformate auszuwählen.

  4. Geben Sie einen Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  5. Drücken Sie nach dem letzten Listeneintrag zweimal auf die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten.

Rückgängigmachen der letzten Textaktion in einer Nachricht mit einfachem Text

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

  1. Klicken Sie auf Bearbeiten > Rückgängig.

Sie können zum Rückgängigmachen auch Strg+Z verwenden. Informationen zu weiteren Verknüpfungen finden Sie unter Abschnitt D.0, Schnelltasten.

Verwenden von benutzerdefinierten Layouts im GroupWise-Texteditor

Mithilfe benutzerdefinierter Layouts können Sie eine Email-Schablone erstellen und speichern, um sie immer wieder zu verwenden. Dies ist nützlich, wenn Sie eine Email mit bestimmtem Text oder einem bestimmten Erscheinungsbild häufig senden möchten. Sie können eine Email-Nachricht mit dem gewünschten Aussehen erstellen und dann als benutzerdefiniertes Layout speichern.

HINWEIS:Beim Speichern einer HTML-Nachricht als Layout werden einige HTML-Formatierungen möglicherweise nicht beibehalten. Es wird empfohlen, eine Nachricht mit einfachem Text als benutzerdefiniertes Layout zu verwenden.

Speichern eines benutzerdefinierten Layouts

  1. Klicken Sie auf Neue Mail, um eine neue Email-Nachricht zu erstellen.

  2. (Optional) Geben Sie den Betreff der Email-Nachricht in das Feld Betreff ein.

  3. Geben Sie den Text der Email-Nachricht in das Feld Nachricht ein.

  4. Klicken Sie auf Datei > Layout speichern.

    Standardmäßig wird ein benutzerdefiniertes Layout im Verzeichnis C:\Novell\Groupwise gespeichert. Benutzerdefinierte Layoutdateien besitzen die Erweiterung .vew.

  5. Geben Sie einen Namen für das Layout ein und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Öffnen eines benutzerdefinierten Layouts

  1. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Symbol Neue Mail.

  2. Wählen Sie die zuvor gespeicherte benutzerdefinierte Layoutdatei.

    Das benutzerdefinierte Layout wird geöffnet und zeigt die Informationen, die Sie beim Speichern der Datei eingegeben haben.

  3. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen hinzu und klicken Sie anschließend auf Senden.

Definieren des Speicherorts, an dem benutzerdefinierte Layouts gespeichert werden

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie anschließend auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Pfad zu den Dateien.

  3. Geben Sie im Feld Benutzerdefinierte Layouts den Pfad an, in dem benutzerdefinierte Layouts gespeichert sind, oder navigieren Sie zu dem Speicherort und wählen Sie ihn aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

3.1.4 Rechtschreibprüfung von Nachrichten

Sie haben zwei Möglichkeiten, die Rechtschreibung der von Ihnen gesendeten Nachrichten zu prüfen. Mit beiden Funktionen können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt. Jede Funktion hat ihre Vorteile in verschiedenen Situationen.

Verwenden der Blitz-Rechtschreibprüfung

Bei der Blitz-Rechtschreibprüfung wird die Rechtschreibung während der Eingabe geprüft. Falsch geschriebene Wörter werden unterstrichen. Wenn die Blitz-Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen oder in der gesamten Nachricht ignorieren. Sie können das Wort auch in eine Benutzerwortliste aufnehmen.

Standardmäßige Aktivierung der Blitz-Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und klicken Sie anschließend auf das Register Allgemein.

  3. Wählen Sie Rechtschreibung während der Eingabe prüfen aus und klicken Sie dann auf OK.

    Deaktivieren Sie diese Option, um die Blitz-Rechtschreibprüfung zu deaktivieren.

Rechtschreibprüfung mit der Blitz-Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie im Feld Betreff oder Nachricht mit der rechten Maustaste auf das falsch geschriebene Wort.

  2. Klicken Sie auf das richtig geschriebene Wort.

    oder

    Klicken Sie auf Ignorieren, um das Wort im Rest der Nachricht zu ignorieren.

    oder

    Klicken Sie auf Zu Wortliste hinzufügen, um das Wort zu Ihrer Wortliste hinzuzufügen.

Deaktivieren der Blitz-Rechtschreibprüfung beim Erstellen einer Email

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Betreff oder Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Blitz-Rechtschreibprüfung deaktivieren.

    Wenn Sie die Blitz-Rechtschreibprüfung wieder aktivieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Betreff oder Nachricht und wählen Sie die Option Blitz-Rechtschreibprüfung aktivieren aus.

TIPP:Sie können die Blitz-Rechtschreibprüfung auch jederzeit im Verfassen-Options-Slide-Out aktivieren/deaktivieren.

Verwenden der Rechtschreibprüfung

Die Rechtschreibprüfung führen Sie getrennt aus, entweder manuell oder, nach Auswahl der entsprechenden Option, automatisch beim Klicken auf Senden. Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen. Weiterhin können Sie festlegen, dass das Wort automatisch durch ein anderes ersetzt wird oder einer benutzerdefinierten Wörterliste hinzugefügt werden soll. Die Umgebungsoptionen und das Erstellen-Options-Slide-Out bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor dem Versenden auf die richtige Schreibweise geprüft werden.

Prüfen einer Nachricht mit der Rechtschreibprüfung

Wenn Sie einen anderen Editor als GroupWise verwenden, wird die Rechtschreibprüfung durch diesen Editor durchgeführt. Weitere Informationen zur Rechtschreibprüfung finden Sie in der Hilfe der jeweiligen Anwendung.

  1. Klicken Sie in das Feld Betreff oder Nachricht.

    oder

    Wählen Sie den Text aus, dessen Rechtschreibung Sie prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Rechtschreibprüfung.

  3. Zum Festlegen eines zu überprüfenden Textbereichs klicken Sie auf die Dropdown-Liste Überprüfen und wählen eine Option aus.

  4. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort anhält, klicken Sie auf eine der verfügbaren Optionen, oder bearbeiten Sie das Wort manuell.

    Sie können zwischen den folgenden Optionen auswählen:

    Ersetzen: Ersetzt ein falsch geschriebenes Wort durch ein von der Rechtschreibprüfung vorgeschlagenes Wort. Um ein falsch geschriebenes Wort zu ersetzen, doppelklicken Sie auf das Wort oder wählen Sie das Wort aus und klicken Sie auf Ersetzen. Um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen, bearbeiten Sie das Wort im Feld Ersetzen durch und klicken Sie anschließend auf Ersetzen.

    1x ignorieren: Überspringt das Wort einmal. Die Rechtschreibprüfung wird beim nächsten Auftreten des Wortes angehalten.

    Ignorieren: Überspringt das Wort bei jedem Auftreten im ganzen Dokument. Die Rechtschreibprüfung ignoriert das Wort während der gesamten aktuellen Rechtschreibprüfung.

    Hinzufügen: Fügt das Wort zu der aktuellen benutzerdefinierten Wörterliste hinzu, in der zusätzliche Wörter gespeichert werden. So wird das Wort bei zukünftigen Rechtschreibprüfungen erkannt.

    Blitzkorrektur: Definiert einen automatischen Ersatz für ein Wort oder einen Satzteil. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Wort anhält, klicken Sie auf Blitzkorrektur, um das Wort durch den Text im Feld Ersetzen durch zu ersetzen und den Ersatz zu der von der Blitzkorrektur verwendeten benutzerdefinierten Wörterliste hinzuzufügen. Wenn Sie dieses Wort das nächste Mal eingeben, wird es durch die Blitzkorrektur automatisch ersetzt.

  5. Klicken Sie nach Abschluss der Rechtschreibprüfung auf Ja.

Automatisches Prüfen von Nachrichten mit der Rechtschreibprüfung

Sie können in GroupWise festlegen, dass für Nachrichten immer eine Rechtschreibprüfung durchgeführt wird, sobald Sie auf Senden klicken.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Umgebung und klicken Sie anschließend auf das Register Allgemein.

  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für Rechtschreibung beim Schreiben prüfen und Rechtschreibung vor Senden prüfen und klicken Sie anschließend auf OK.

Konfigurieren der Rechtschreibprüfung

Sie können die Wörter bearbeiten, die die Rechtschreibprüfung als Rechtschreibfehler betrachtet.

  1. Wenn die Rechtschreibprüfung bei einem Rechtschreibfehler anhält, klicken Sie auf Optionen.

  2. Wählen Sie die folgenden Optionen aus oder heben Sie die Auswahl dafür auf:

    • Wörter mit Zahlen prüfen

    • Auf Wortwiederholungen prüfen

    • Automatisches Ersetzen bestätigen

  3. Mit der Rechtschreibprüfung wie gewohnt fortfahren.

Auswählen der Sprache für die Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie in das Feld Betreff oder Nachricht.

    oder

    Wählen Sie den Text aus, dessen Rechtschreibung Sie prüfen möchten.

  2. Klicken Sie auf Werkzeuge > Sprache für Rechtschreibprüfung.

  3. Klicken Sie auf die gewünschte Sprache und anschließend auf OK.

Hinzufügen einer neuen Sprache für die Rechtschreibprüfung

Wenn der GroupWise-Client installiert ist, können mehrere Wörterbücher für die Rechtschreibprüfung enthalten sein. Eine Liste der Wörterbücher für die Rechtschreibung, die hinzugefügt werden können, finden Sie im Abschnitt zu GroupWise-Benutzersprachen im Administrationshandbuch zu GroupWise 18.

Unter Umständen müssen Sie ein Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung einer Sprache hinzufügen, die nicht in der Installation des GroupWise-Clients enthalten ist. Die GroupWise-Rechtschreibprüfung unterstützt mit Hunspell/Myspell kompatible Sprachwörterbücher. Jedes Wörterbuch besteht aus zwei Dateien mit identischen Dateinamen: eine Datei mit der Erweiterung .aff und die andere mit der Erweiterung .dic.

So fügen Sie der GroupWise-Rechtschreibprüfung ein neues Wörterbuch hinzu:

  1. Laden Sie die Wörterbuchdateien herunter.

    Die Wörterbücher sind auf folgenden Websites verfügbar:

  2. Kopieren Sie die Dateien mit den Erweiterungen .aff und .dic in das GroupWise-Wörterbuchverzeichnis unter:

    64-Bit-Windows: C:\Program Files (x86)\Novell\GroupWise\dictionaries

    32-Bit-Windows: C:\Program Files\Novell\GroupWise\dictionaries

  3. (Optional) Erstellen Sie eine .txt-Datei im Verzeichnis dictionaries mit demselben Namen wie die Wörterbuchdateien.

    Öffnen Sie die .txt-Datei. Geben Sie den Namen für das neue Wörterbuch ein, der im Rechtschreibprüfungsmenü angezeigt werden soll, und speichern Sie die Datei.

  4. Starten Sie den GroupWise-Client neu.

  5. Klicken Sie im Hauptfenster auf Neue Mail, sobald der GroupWise-Client neu startet.

  6. Wählen Sie den Mitteilungstext aus und klicken Sie auf Werkzeuge > Sprache für Rechtschreibprüfung.

  7. Wählen Sie die neue Sprache für die Rechtschreibprüfung im Dropdown-Menü aus.

    Wenn Sie keinen benutzerdefinierten Namen für die neue Sprache in Schritt 3 erstellt haben, wird der Name des neuen Wörterbuchs im Landesvorwahl-/Dialektformat angezeigt.

  8. Klicken Sie auf OK.

3.1.5 Beifügen von Dateien

Mithilfe des Befehls Datei beifügen können Sie eine oder mehrere Dateien an andere Benutzer senden. Der Empfänger kann die Anlagendatei öffnen, speichern, anzeigen und drucken. Wenn Sie die Anlagendatei ändern, nachdem Sie diese gesendet haben, kann der Empfänger die Änderungen nicht sehen.

Wenn Sie eine Datei anhängen, deren Name (mit vollständigem Dateipfad) mehr als 255 Zeichen enthält, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie können die Nachricht nicht senden.

Wenn Sie eine durch ein Passwort geschützte Datei beifügen, kann der Empfänger die Anlage erst nach Eingabe des Passworts öffnen oder anzeigen.

Weitere Informationen zum Beifügen von Dokumenten aus einer GroupWise-Bibliothek finden Sie unter Beifügen von Dokumentverweisen zu einer Nachricht.

Beifügen von Dateien zu einer Nachricht

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das·Symbol Symbol „Anlage“ und navigieren Sie zu den zu sendenden Dateien.

    Um mehr als eine Datei im Ordner beizufügen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Dateien, die Sie beifügen möchten. Im Dialogfeld „Datei beifügen“ ist standardmäßig der Standort festgelegt, den Sie vorher zum Beifügen einer Datei verwendet haben.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

TIPP:Sie können auch eine Datei oder eine Nachricht beifügen, indem Sie die Datei oder die Nachricht in das Anlagenfenster ziehen. Außerdem können Sie in Windows mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und dann auf Senden an > Groupwise-Empfänger klicken. Eine neue Nachricht wird mit der Anlage im Anlagenfenster erstellt.

So entfernen Sie eine Anlage, bevor Sie die Nachricht senden:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage, und klicken Sie anschließend auf Löschen.

    Durch das Löschen einer beigefügten Datei wird die Datei nicht vom ursprünglichen Speicherort gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

Das Verschieben oder Löschen der Originaldatei wirkt sich nicht auf die Datei aus, die Sie einer Nachricht beigefügt haben.

Beifügen von Dokumentverweisen zu einer Nachricht

Wenn es sich bei der Datei, die Sie beifügen möchten, um ein in der GroupWise-Bibliothek gespeichertes Dokument handelt, können Sie einen Dokumentverweis beifügen. Wenn ein Empfänger eine Anlage öffnet, wird das Dokument in der Bibliothek geöffnet, sofern er Rechte auf das Öffnen oder Anzeigen von Dokumenten besitzt und die Bibliothek verfügbar ist.

Falls einige Empfänger nicht über die erforderlichen Dokumentrechte verfügen oder ein Email-Programm verwenden, das die GroupWise-Bibliothek nicht unterstützt, oder aber die Bibliothek nicht verfügbar ist, wird nur eine Kopie des Dokuments geöffnet. Wenn der Empfänger eine Kopie bearbeitet, wirken sich die Änderungen nicht auf das Dokument in der Bibliothek aus. Weitere Informationen zu Dokumentrechten finden Sie unter Abschnitt 15.0, Dokumentverwaltung.

So fügen Sie einer Nachricht einen Dokumentverweis bei:

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

  3. Klicken Sie unten im Fenster „Erstellen“ auf Anlage hinzufügen und dann im Fenster Datei beifügen auf Dokumentverweis.

    Das Dialogfeld „Dokument auswählen“ wird angezeigt.

  4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die das Dokument enthält, das Sie beifügen möchten.

  5. Geben Sie im Feld Dokument # die Dokumentnummer ein.

    Wenn Sie die Dokumentnummer nicht kennen, klicken Sie zum Suchen des Dokuments in der Bibliothek auf Suchen. Zum Beifügen eines Dokuments, das im Dialogfeld „Suchergebnisse“ angezeigt wird, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf OK.

  6. Klicken Sie in der Dropdown-Liste Version auf die Version, die Sie beifügen möchten. Wenn Sie Bestimmte Version auswählen, geben Sie die Versionsnummer im Feld Version # ein.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Einbetten von OLE-Objekten in eine Nachricht

  1. Öffnen und adressieren Sie eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Datei > Anlagen > Objekt beifügen.

  3. Um ein vorhandenes Objekt einzubetten, klicken Sie auf Aus Datei erstellen, geben Sie den Pfad und den Dateinamen an und klicken Sie anschließend auf OK. Fahren Sie mit Schritt 8 fort.

    oder

    Um ein neues Objekt zu erstellen und dieses einzubetten, führen Sie die Schritte Schritt 4 bis Schritt 8 aus.

  4. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie anschließend einen Objekttyp aus.

  5. Klicken Sie zum Öffnen der Anwendung auf OK.

  6. Erstellen Sie das Objekt, das Sie einbetten möchten.

  7. Klicken Sie in der Anwendung auf das Menü Datei und anschließend auf Beenden.

    Dieser Schritt kann je nach Anwendung auch anders ablaufen.

  8. Vervollständigen Sie gegebenenfalls die Nachricht und klicken Sie die Option Senden auf der Symbolleiste an.

Damit der Empfänger einer Nachricht eingebettete OLE-Objekte anzeigen und bearbeiten kann, muss GroupWise verwendet werden.

Wenn der Empfänger das Objekt öffnet und bearbeitet, muss er es unter einem neuen Dateinamen speichern. Andernfalls wird beim Schließen der Mail-Nachricht eine Fehlermeldung angezeigt.

Wenn Sie ein OLE-Objekt in die Zwischenablage kopiert haben, können Sie es mithilfe der Option Inhalte einfügen aus dem Menü Bearbeiten in eine geöffnete Nachricht einbetten.

3.1.6 Hinzufügen einer Signatur oder vCard

Verwenden Sie die Funktion „Signaturen“, um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden.

Wenn Sie über verschiedene Konten verfügen (einschließlich POP3-, IMAP4- und NNTP Newsgroup-Konten), können Sie für jedes Konto eine eigene Signatur erstellen. Sie können auch mehrere Signaturen für ein und dasselbe Konto erstellen.

Signaturen werden in HTML erstellt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Grafiken und Formatierungen hinzuzufügen. Wenn Sie eine Textnachricht senden, wird die HTML-Signatur in Text konvertiert.

Außerdem kann GroupWise so konfiguriert werden, dass automatisch eine vCard (virtuelle Visitenkarte) am Ende von Nachrichten eingefügt wird.

Erstellen einer Signatur

Signaturen können entweder über die GroupWise-Client-Optionen oder aus einer zu verfassenden Nachricht heraus erstellt werden.

So erstellen Sie eine Signatur über die GroupWise-Client-Optionen:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Signatur.

  3. Wählen Sie Signatur aus und klicken Sie dann auf Neu.

  4. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf OK.

  5. Erstellen Sie Ihre Signatur im bereitgestellten HTML-Editor.

  6. Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.

  7. Wählen Sie, ob Sie für jede Nachricht, die Sie senden, zum Hinzufügen einer Signatur aufgefordert werden möchten.

  8. Klicken Sie auf OK.

So erstellen Sie eine Signatur aus dem Verfassen-Layout heraus:

  1. Klicken Sie auf das Symbol für das Options-Slide-Out . Das Verfassen-Options-Slide-Out wird geöffnet. Das Dropdown-Menü „Signatur“ ist standardmäßig geöffnet.

  2. Klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ neben Neue Signatur erstellen.

  3. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und erstellen Sie dann Ihre Signatur im angezeigten HTML-Editor.

  4. Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.

  5. Klicken Sie auf OK.

Einrichten einer vCard

vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind. Eine vCard-Datei hat die Erweiterung vcf. Sie können die Datei zu Ihren ausgehenden Email-Nachrichten hinzufügen. Mit der Software von Drittanbietern können Sie vCards erstellen, die Text, Grafiken und Audio enthalten. Wenn Sie Ihre vCard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf das Register Signatur.

  3. Wählen Sie Elektronische Visitenkarte (vCard) aus, um jeder zu sendenden Email eine vCard hinzuzufügen.

  4. Wählen Sie die Quelle der vCard-Information aus.

    Aus GroupWise-Adressbuch erstellen: Erstellt eine vCard auf Basis der persönlichen Informationen im GroupWise-Adressbuch.

    Aus dem persönlichen Adressbuch auswählen: Ermöglicht Ihnen die Auswahl beliebiger Benutzer aus dem persönlichen Adressbuch sowie die Erstellung einer vCard aus den entsprechenden persönlichen Informationen. Dies ist nützlich, wenn Sie Emails im Namen anderer Benutzer senden.

    Eine vCard-Datei auswählen: Ermöglicht Ihnen die Auswahl einer benutzerdefinierten vCard .vcf-Datei, die von einem anderen Unternehmen angeboten wird.

  5. Wählen Sie, ob Sie für jede Nachricht, die Sie senden, aufgefordert werden möchten, eine vCard hinzuzufügen.

  6. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen der·Signatur oder vCard zu einer Email

Wenn Sie Nur bei Bestätigung hinzufügen auswählen, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer Nachricht manuell hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Nachrichtentext auf Zum Hinzufügen einer Signatur klicken. Wenn Sie Automatisch hinzufügen auswählen, wird Ihre Standardsignatur automatisch zu allen Emails hinzugefügt. Sie können die Signatur bearbeiten, nachdem sie einer Nachricht hinzugefügt wurde, um sie für die zu sendende Nachricht zu personalisieren. Änderungen, die beim Bearbeiten an der Signatur vorgenommen wurden, werden nicht beibehalten. Wenn Sie eine vCard eingerichtet haben, wird diese ebenfalls automatisch zu allen Emails hinzugefügt. Sie können gleichzeitig eine Signatur und eine vCard verwenden.

  1. Wählen Sie im Verfassen-Layout im Nachrichtentext die Option Zum Hinzufügen einer Signatur klicken.

    Ihre Standardsignatur wird sofort der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie noch keine Signatur erstellt haben, werden Sie aufgefordert, jetzt eine Signatur zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Signatur.

  2. Zum Auswählen einer anderen Signatur zeigen Sie mit der Maus auf den Signaturbereich und klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke.

  3. (Optional) Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Signatur vor, um sie für diese bestimmte Nachricht zu personalisieren.

  4. Sobald Sie die Nachricht erstellt und die Signatur ausgewählt haben, klicken Sie auf Senden.

Globale Signaturen

Neben persönlichen Signaturen kann Ihr GroupWise-Administrator eine globale Signatur erstellen, die von jedem verwendet werden kann. Wenn der GroupWise-Administrator die globale Signatur verpflichtend vorschreibt, wird sie automatisch an alle gesendeten Nachrichten angehängt. Ist eine globale Signatur vorhanden, jedoch nicht erforderlich, wird sie an Ihre Signatur angehängt, wenn Sie bereits eine persönliche Signatur verwenden. Wenn Sie keine persönliche Signatur haben, wird die globale Signatur nur hinzugefügt, wenn Sie erforderlich ist. Wenn Sie eine Nachricht neu senden, wird der Nachricht die globale Signatur nicht automatisch hinzugefügt.

3.1.7 Verwenden von alternativen Von-Adressen

Neu in 18.4

Wenn Ihr Unternehmen Ihnen mehrere E-Mail-Adressen zugewiesen hat (z. B. bob@acme.com und bob@acme2.com), können Sie GroupWise für das Senden von jeder dieser Adressen einrichten, u. a. mit einer anderen Signatur für die verschiedenen Adressen. Zum Verwalten Ihrer alternativen E-Mail-Adressen klicken Sie auf Von, während Sie eine Nachricht verfassen, und wählen Sie Alternative Adressen; alternativ wählen Sie Werkzeuge > Optionen > Umgebung > Signaturen > Alternative Adressen. Dort können Sie Adressen aktivieren oder deaktivieren und auch die Signaturen auswählen, die den einzelnen Adressen zugewiesen werden sollen.

Mit dieser Funktion wurden die folgenden Änderungen für das Empfangen und Senden von Nachrichten umgesetzt:

  • Für interne Antworten an andere Benutzer in Ihrem System wird die ausgewählte alternative Adresse statt der bevorzugten/standardmäßigen E-Mail-Adresse verwendet.

  • Es werden eingehende E-Mail-Adressen verwendet, statt auf die bevorzugte/standardmäßige E-Mail-Adresse zurückzugreifen.

  • Bei Antworten werden alternative Adressen automatisch erkannt und es werden standardmäßig die Signaturen für die betreffende alternative Adresse verwendet.

So verwenden Sie eine alternative Von-Adresse in einer Nachricht:

  1. Klicken Sie beim Verfassen einer Nachricht auf Von.

  2. Wählen Sie in der angezeigten Dropdown-Liste die gewünschte alternative Adresse aus. Die Standardadresse ist mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

  3. Fahren Sie mit dem Verfassen der Nachricht fort.

3.1.8 Routing von Mail an mehrere Empfänger nacheinander

Mit der Option „Leitkarte“ können Sie einen Job oder eine Mail-Nachricht nacheinander an mehrere Benutzer senden. Sie bestimmen die Reihenfolge der Empfänger. Wenn ein Benutzer die Leitwegnachricht als „Erledigt“ kennzeichnet, wird sie an den nächsten Empfänger in der Zustellungsreihenfolge gesendet.

Wenn die Leitwegnachrichten Anlagen umfassen, kann jeder Benutzer in der Zustellungsreihenfolge diese anzeigen und Kommentare hinzufügen. Wenn Kommentare in die Anlage eingefügt wurden, können alle nachfolgenden Empfänger diese sehen.

WICHTIG:Wenn für Sie ersichtlich sein soll, wann der Leitweg abgeschlossen wird, und wenn Sie etwaige Kommentare/Änderungen in den Anhängen sehen möchten, müssen Sie sich selbst an das Ende des Leitwegs stellen.

HINWEIS:Wenn Sie eine Leitwegnachricht an eine externe Adresse senden, wird sie automatisch als „Erledigt“ gekennzeichnet und an den nächsten Empfänger gesendet (da der externe Benutzer dazu nicht in der Lage ist).

Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Vertreter Leitwegnachrichten als „Erledigt“ kennzeichnet, können Sie die Eingabe eines Passworts für die Bearbeitung einer Leitwegnachricht erforderlich machen.

Erstellen von Leitwegnachrichten

  1. Öffnen Sie eine Mail-Nachricht oder einen Job.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Leitkarte.

  3. Geben Sie in das Feld Route einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden gewünschten Empfänger.

    oder

    Klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, um einen Benutzernamen aus dem Dialogfeld „Adressauswahl“ auszuwählen.

    Sie können auch persönliche Gruppen als Empfänger von Leitwegnachrichten angeben. Wenn Sie das Dialogfeld „Adressauswahl“ verwenden, werden die Mitglieder der Gruppe angezeigt, sodass Sie die Reihenfolge der Benutzer im Leitweg angeben können.

    WICHTIG:Stellen Sie sich selbst an das Ende des Leitwegs, damit Sie feststellen können, wann der Leitweg abgeschlossen wird und welche Anmerkungen/Änderungen in den Anhängen vorgenommen wurden.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

  5. Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Vertreter Leitwegnachrichten als „Erledigt“ kennzeichnet, können Sie veranlassen, dass der Empfänger für die Bearbeitung einer Leitwegnachricht sein GroupWise-Passwort eingeben muss. Klicken Sie auf das Register Sendeoptionen, klicken Sie auf Sicherheit und wählen Sie anschließend Passwort für Erledigung der Leitwegnachricht erforderlich aus.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Adressieren von Leitwegnachrichten mit dem Adressbuch

  1. Klicken Sie in einer Mail-Nachricht oder einem Job Adresse auf der Symbolleiste an.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leitkarte.

  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste in der Reihenfolge auf die Namen, in der die Nachricht weitergeleitet werden soll, und klicken Sie anschließend auf Route.

    oder

    Doppelklicken Sie in der Reihenfolge auf die Namen, in der die Nachricht weitergeleitet werden soll.

    Mithilfe von Ziehen und Ablegen können Sie die Reihenfolge der Namen in der Adressliste ändern.

    WICHTIG:Stellen Sie sich selbst an das Ende des Leitwegs, damit Sie feststellen können, wann der Leitweg abgeschlossen wird und welche Anmerkungen/Änderungen in den Anhängen vorgenommen wurden.

  4. Klicken Sie auf OK.

Anfordern eines Passworts zum Kennzeichnen einer Leitwegnachricht als „Erledigt“

Wenn Sie ein Passwort anfordern, müssen Benutzer das Passwort für ihre Mailbox eingeben, bevor sie die Nachricht als „Erledigt“ kennzeichnen können.

So legen Sie fest, dass für alle Leitwegnachrichten, die Sie erstellen, ein Passwort erforderlich ist:

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf das Register Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie die Option Passwort für Erledigung der Leitwegnachricht erforderlich aus.

  4. Klicken Sie auf OK.

Weitere Informationen zu GroupWise-Passwörtern finden Sie unter Abschnitt 1.2.1, Zuweisen eines Passworts zu Ihrer Mailbox ohne LDAP-Authentifizierung.

Erledigen von Leitwegnachrichten

  1. Wenn Sie die Aufgabe in der Leitwegnachricht erledigt haben, öffnen Sie die Nachricht.

  2. Wenn Sie eine Anlage der Leitwegnachricht anzeigen und bearbeiten möchten, öffnen Sie die Anlage in der zugehörigen Anwendung, nehmen Sie Ihre Änderungen vor, speichern Sie anschließend die Datei und schließen Sie die Anwendung.

    Die Datei wird auf Ihrer Festplatte im Verzeichnis für die temporären Dateien gespeichert. Ändern Sie den Pfad nicht. Andernfalls werden Ihre Änderungen nicht berücksichtigt, wenn die Leitwegnachricht an den nächsten Empfänger gesendet wird.

  3. Wählen Sie in der Nachricht die Optionen Aktionen > Als „Erledigt“ kennzeichnen aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Sie können auch das Kontrollkästchen Erledigt im Nachrichtenkopftext aktivieren.

  4. Wenn der Sender für die Erledigung der Nachricht die Eingabe eines Passworts vorgeschrieben hat, geben Sie Ihr GroupWise-Passwort ein und klicken Sie anschließend auf OK.

    Die Nachricht wird an den nächsten Empfänger in der Zustellungsreihenfolge gesendet.

  5. Klicken Sie auf Schließen.

3.1.9 Senden von sicheren S/MIME-Nachrichten

GroupWise arbeitet mit der Sicherheitssoftware zusammen, die Sie zum Senden von sicheren Nachrichten installiert haben.

Anforderungen

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Sicherheitsfunktionen sind über alle Cryptographic Provider verfügbar, die die Microsoft Cryptographic API verwenden und vollständiges RSA und/oder AES unterstützen.

Sicherheit erhöhen

Sie können die Sicherheit beim Senden von Nachrichten erhöhen, indem Sie die Nachricht digital signieren und/oder verschlüsseln. Wenn Sie eine Signatur hinzufügen, kann der Empfänger sicherstellen, dass die Nachricht während der Übermittlung nicht geändert und tatsächlich von Ihnen gesendet wurde. Wenn Sie eine Nachricht verschlüsseln, können Sie sicherstellen, dass nur der ausgewählte Empfänger die Nachricht lesen kann.

Wenn Sie Nachrichten mit Hilfe von GroupWise signieren oder verschlüsseln, können die Empfänger die Nachrichten mit einem beliebigen Email-Produkt lesen, das S/MIME unterstützt.

Sicherheitszertifikate

Ein Sicherheitszertifikat ist eine Datei, durch die eine Person oder Organisation identifiziert werden kann. Bevor Sie sichere Nachrichten senden können, benötigen Sie ein Sicherheitszertifikat. Fordern Sie über Ihren Webbrowser ein Zertifikat von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle an. Eine Liste der Zertifizierungsstellen finden Sie auf der Website GroupWise Digital Certificate.

Sie können ebenso LDAP für die Suche nach Sicherheitszertifikaten verwenden.

Mit Ihrem Sicherheitszertifikat signieren Sie Nachrichten, bevor Sie diese senden. Mithilfe der öffentlichen Sicherheitszertifikate anderer Benutzer überprüfen Sie signierte Nachrichten, die Sie erhalten haben.

Damit Sie eine Nachricht verschlüsseln können und der Empfänger sie entschlüsseln kann, müssen Sie bereits das öffentliche Sicherheitszertifikat des Benutzers erhalten haben. Ein Element dieses Sicherheitszertifikats, das als „Öffentlicher Schlüssel“ bezeichnet wird, wird zur Verschlüsselung der Nachricht verwendet. Wenn der Empfänger die verschlüsselte Nachricht öffnet, wird sie mit einem anderen Element aus dem Sicherheitszertifikat entschlüsselt, das als „Privater Schlüssel“ bezeichnet wird.

Es gibt zwei Möglichkeiten, das öffentliche Sicherheitszertifikat eines Benutzers zu erhalten:

  • Der Benutzer kann Ihnen eine signierte Nachricht senden. Wenn Sie die Nachricht öffnen, werden Sie aufgefordert, das Sicherheitszertifikat hinzuzufügen und anzunehmen.

  • Der Benutzer kann sein öffentliches Zertifikat exportieren, es auf einem Datenträger oder einem externen Laufwerk speichern und diesen bzw. dieses an Sie senden. Daraufhin importieren Sie das öffentliche Zertifikat.

Sichere Nachrichten empfangen

Sichere Nachrichten sind in Ihrer Nachrichtenliste mit folgenden Symbolen gekennzeichnet:

Symbol

Beschreibung

Signierte Nachricht

Verschlüsselte Nachricht

Signierte und verschlüsselte Nachricht

Verwenden von Sicherheits-Service-Anbietern

Je nach der von Ihnen installierten Sicherheitssoftware können Sie verschiedene Sicherheitsservice-Anbieter für die von Ihnen gesendeten Nachrichten auswählen. Möglicherweise müssen Sie in Ihrer Firma aufgrund der Verschlüsselungsmethode einen bestimmten Sicherheitsservice-Anbieter für Arbeitsnachrichten verwenden, wohingegen Sie für Ihre privaten Nachrichten einen anderen Sicherheitsservice-Anbieter bevorzugen. Die verfügbaren Sicherheitsoptionen richten sich nach dem von Ihnen ausgewählten Sicherheitsservice-Anbieter.

Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen von Sicherheitsservice-Anbietern.

Spezielle Informationen

GroupWise ist mit S/MIME Version 2 und 3 kompatibel. Die von GroupWise unterstützten Sicherheitsservice-Anbieter verwenden allgemeine Verschlüsselungsalgorithmen wie RC2, RC4 sowie AES unter Windows 7 oder höher. Beim digitalen Signieren einer Nachricht teilt GroupWise mithilfe des Standard-SHA-1-Algorithmus die Nachricht in ein Nachrichten-Digest auf. Der Nachrichten-Digest wird mit der gesendeten Nachricht gesendet.

Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen von Sicherheitsservice-Anbietern.

Digitales Signieren oder Verschlüsseln einer Nachricht

Damit Sie eine Nachricht verschlüsseln können und der Empfänger sie entschlüsseln kann, müssen Sie bereits das öffentliche Sicherheitszertifikat des Empfängers erhalten haben.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Sicherheitszertifikat besitzen und den gewünschten Sicherheitsservice-Anbieter ausgewählt haben.

  2. Öffnen Sie ein Nachrichtenlayout.

  3. Klicken Sie in das Feld An, geben Sie einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

  4. Klicken Sie auf , um die Nachricht zu signieren.

  5. Klicken Sie auf , um die Nachricht zu verschlüsseln.

  6. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

  7. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

    Wenn beim Versuch, die Nachricht zu senden, die Meldung angezeigt wird, dass das Zertifikat nicht gefunden wurde, trifft eine der folgenden Bedingungen zu: 1) Sie versuchen, eine Nachricht für einen Empfänger zu verschlüsseln, dessen öffentliches Zertifikat Sie nicht besitzen; 2) Die Email-Adresse im öffentlichen Zertifikat stimmt nicht mit der Email-Adresse des Empfängers überein; 3) Im öffentlichen Zertifikat des Empfängers ist keine Email-Adresse angegeben. Sie kann daher nicht überprüft werden.

    Wenn 1) zutrifft, benötigen Sie das öffentliche Sicherheitszertifikat des Empfängers. Wenn 2) oder 3) zutrifft, klicken Sie auf Zertifikat suchen, um das Zertifikat des Empfängers zu ermitteln.

Digitales Signieren oder Verschlüsseln von allen Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf das Register Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie Signatur hinzufügen oder Für Empfänger verschlüsseln.

  4. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen und wählen Sie anschließend die gewünschten Optionen aus.

  5. Klicken Sie zweimal auf OK und anschließend auf Schließen.

Beziehen von Sicherheitszertifikaten von einer Zertifizierungsstelle

Bei den meisten Unternehmen werden die Sicherheitszertifikate vom lokalen GroupWise Administrator ausgestellt. Wenden Sie sich an den lokalen GroupWise Administrator, wenn Sie nicht wissen, woher Sie ein Sicherheitszertifikat beziehen können.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Zertifikate.

  3. Klicken Sie auf Zertifikat abrufen.

    Ihr Webbrowser wird gestartet und zeigt die GroupWise-Webseite an, die eine Liste von Zertifizierungsstellen enthält. Bei dieser Liste handelt es sich lediglich um einen Auszug. GroupWise unterstützt eine Vielzahl von Zertifizierungsstellen.

  4. Wählen Sie die gewünschte Zertifizierungsstelle aus und befolgen Sie anschließend die Anweisungen auf der Website.

    Wenn Sie das Zertifikat mithilfe von Internet Explorer erhalten haben, ist das Zertifikat in GroupWise verfügbar. Wenn Sie das Zertifikat über Firefox oder Chrome abgerufen haben, müssen Sie es exportieren oder sichern. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie in der Dokumentation des Browsers. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Exportieren von Sicherheitszertifikaten.

  5. Klicken Sie in GroupWise auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Sicherheit und anschließend auf Sendeoptionen.

  6. Wählen Sie Microsoft Base Cryptographic Provider oder Microsoft Enhanced Cryptographic Provider in der Dropdown-Liste „Name“ unter Einen Sicherheitsservice-Anbieter auswählen aus.

    Wählen Sie den entsprechenden Sicherheitsservice-Anbieter anhand der Verschlüsselungsstärke des von Ihnen verwendeten Zertifikats aus. Die Verschlüsselungsstärke des Zertifikats hängt von der Verschlüsselungsstärke des Browsers ab, über den Sie das Zertifikat erhalten. Wenn Sie beispielsweise Internet Explorer mit einer 128-Bit-Verschlüsselung installiert haben, verfügen Sie über eine hohe Verschlüsselungsstärke, die nur mit Microsoft Enhanced Cryptographic Provider funktioniert.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Doppelklicken Sie auf Zertifikate. Klicken Sie auf das Zertifikat, das Sie verwenden möchten, und anschließend auf Als Standard festlegen.

  9. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen.

Auswählen von Sicherheitsservice-Anbietern

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf das Register Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie einen Sicherheitsservice-Anbieter in der Dropdown-Liste Name aus.

  4. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen.

Der von Ihnen gewählte Sicherheitsservice-Anbieter wird aktiv, wenn Sie sich beim Provider anmelden (sofern eine Anmeldung erforderlich ist). Die verfügbaren Sicherheitsoptionen und Verschlüsselungsmethoden sind vom ausgewählten Sicherheitsservice-Anbieter abhängig.

Sie können die Optionen für den Sicherheitsservice-Anbieter nicht in einer einzelnen Nachricht auswählen. Diese Optionen müssen im Hauptfenster ausgewählt werden.

Auswählen eines Sicherheitszertifikats für die digitale Signatur von Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Zertifikate.

  3. Klicken Sie auf den Zertifikatsnamen.

  4. Klicken Sie auf Als Standard festlegen.

  5. Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen.

Verwenden von LDAP zum Suchen nach Empfängerverschlüsselungs-Zertifikaten

Um einen LDAP Verzeichnisdienst zur Suche nach Sicherheitszertifikaten benutzen zu können, müssen Sie den LDAP Verzeichnisdienst zu Ihrem GroupWise-Adressbuch hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Verzeichnisdiensten zu Adressbüchern.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Sicherheit.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

  4. Wählen Sie Im Standard-LDAP-Verzeichnis, das im LDAP-Adressbuch definiert ist, nach Empfängerverschlüsselungszertifikaten suchen.

  5. Klicken Sie zweimal auf OK und anschließend auf Schließen.

Auswählen von Methoden zum Verschlüsseln von Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Sicherheit und klicken Sie anschließend auf das Register Sendeoptionen.

  3. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen.

    Verwenden eines eventuell verfügbaren, vom Benutzer bevorzugten Verschlüsselungsalgorithmus: GroupWise versucht, den vom Benutzer bevorzugten Verschlüsselungsalgorithmus zu verwenden, falls vorhanden.

    Sie können das Standard-LDAP-Verzeichnis, das im LDAP-Adressbuch definiert ist, nach Empfänger-Verschlüsselungszertifikaten durchsuchen: GroupWise verwendet das definierte LDAP-Adressbuch für den Versuch, Verschlüsselungszertifikate für den Empfänger zu suchen.

    Standard-Verschlüsselungsalgorithmus: Im Feld Verschlüsselte Nachricht können Sie durch die Dropdown-Listen für den Verschlüsselungsalgorithmus einen Bildlauf ausführen. Außerdem können Sie alle Verschlüsselungsalgorithmen einbeziehen, die von der Version des Webbrowsers unterstützt werden, der auf der Arbeitsstation installiert ist, auf der Sie den GroupWise-Client ausführen. Die folgende Liste ist ein Beispiel:

    • 3DES (168 Bit)

    • DES (56 Bit)

    • RC2 (128 Bit)

    • RC2 (40 Bit)

    • RC2 (56 Bit)

    • RC2 (64 Bit)

    • RC4 (128 Bit)

    • AES (128 Bit)

    • AES (256 Bit)

    Bevorzugten Verschlüsselungsalgorithmus in signierte Nachricht übertragen als: Zum Senden einer verschlüsselten Nachricht können Sie Ihren bevorzugten Verschlüsselungsalgorithmus angeben.

    Nachricht als unverschlüsselten Text senden (Klarsignatur): Sendet die Nachricht als unverschlüsselten Text. Andernfalls wird sie als Nachricht mit PKCS7-Verschlüsselung gesendet.

    Die Zertifikate meiner Verschlüsselungsstelle einfügen: Das Zertifikat Ihrer Zertifizierungsstelle wird in die zu sendende Nachricht eingefügt.

    Eingehende/ausgehende Sicherheitsnachricht auf Zertifikatswiderruf prüfen: Prüft die eingehende und ausgehende Sicherheitsnachricht gemäß der Zertifikatswiderrufsliste (Certificate Revocation List, CRL).

    Warnmeldung ausgeben, wenn Widerrufsserver offline ist: Sie erhalten eine Warnmeldung, wenn der Widerrufsserver bei Überprüfen durch GroupWise offline ist.

    Warnmeldung ausgeben, wenn Zertifikate keine Widerrufsangaben enthalten: Sie erhalten eine Warnmeldung, wenn das Zertifikat keine Widerrufsangaben enthält.

    Zertifikat nicht auf S/MIME-Konformität prüfen: Das Zertifikat wird nicht auf Konformität mit S/MIME geprüft.

    Zertifikat auf Konformität mit S/MIME Version 2 prüfen: Das Zertifikat wird auf Konformität mit dem S/MIME Version 2-Standard geprüft.

    Das Zertifikat auf Konformität mit S/MIME Version 3 prüfen: Das Zertifikat wird auf Konformität mit dem S/MIME Version 3-Standard geprüft.

  4. Wählen Sie die gewünschten Optionen im Gruppenfeld Verschlüsselte Nachricht aus.

  5. Klicken Sie zweimal auf OK und anschließend auf Schließen.

Die verfügbaren Verschlüsselungsmethoden sind vom ausgewählten Sicherheitsservice-Anbieter abhängig.

Prüfen, ob die digitale Signatur einer Nachricht verifiziert wurde

  1. Öffnen Sie eine signierte Nachricht, die Sie empfangen haben.

  2. Klicken Sie auf Datei > Sicherheitseigenschaften.

  3. Klicken Sie auf die Register, um Informationen zu dem verwendeten Sicherheitszertifikat anzuzeigen.

Die Digitalsignatur wird überprüft, wenn Sie die Nachricht öffnen. Wenn es Bedenken gegen die für die Signatur verwendeten Zertifikate gibt, wird sofort eine Warnung oder eine Fehlermeldung angezeigt und in der Statusleiste der Nachricht erscheint die Meldung „Nicht vertrauenswürdig“.

Wenn die Digitalsignatur nicht anerkannt wird, ist möglicherweise das Sicherheitszertifikat ungültig oder der Mitteilungstext wurde nach dem Senden der Nachricht geändert.

Anzeigen empfangener Sicherheitszertifikate und Ändern der Verbürgung

  1. Klicken Sie in der vollständigen Ordnerliste auf Kontakte.

    Um auf die vollständige Ordnerliste zuzugreifen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste für den Ordnerlisten-Kopftext über der Ordnerliste (möglicherweise wird Online oder Caching als aktueller Modus von GroupWise angezeigt). Klicken Sie anschließend auf Vollständige Ordnerliste.

    oder

    Öffnen Sie das Adressbuch.

  2. Doppelklicken Sie auf einen Kontakt und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Spezielle Optionen.

  3. Klicken Sie auf Zertifikate verwalten.

  4. Klicken Sie auf ein Zertifikat und anschließend auf Details anzeigen.

Wenn Sie das Sicherheitszertifikat eines Empfängers zunächst nicht als verbürgt anerkannt haben und dies zu einem späteren Zeitpunkt nachholen möchten, öffnen Sie eine signierte Nachricht dieses Empfängers, und klicken Sie auf das Sicherheitszertifikat. Klicken Sie auf Verbürgung ändern und eine entsprechende Verbürgungsoption. Klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie das Sicherheitszertifikat eines Empfängers nicht mehr als verbürgt anerkennen möchten, klicken Sie auf das Sicherheitszertifikat. Klicken Sie auf Entfernen und anschließend auf Ja.

Wenn Sie das Sicherheitszertifikat eines Empfängers aus der Liste löschen, wird es aus Ihrer Zertifikatsdatenbank entfernt. Wenn Sie künftig eine Nachricht erhalten, die dieses Sicherheitszertifikat verwendet, wird es als unbekannt betrachtet.

Anzeigen Ihrer eigenen Sicherheitszertifikate

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Zertifikate.

  3. Klicken Sie auf ein Zertifikat und anschließend auf Details anzeigen.

Wenn Sie über mehrere Sicherheitszertifikate verfügen, ist das Standard-Sicherheitszertifikat durch ein Häkchen gekennzeichnet. Klicken Sie zum Ändern der Standardeinstellung auf ein Zertifikat und anschließend auf Als Standard festlegen.

Sie können den Namen Ihres Sicherheitszertifikats ändern, indem Sie auf Eigenschaften bearbeiten klicken und den Text im Feld Zertifikat bearbeiten. Der Zertifikatsname wird in der Liste angezeigt und ist nicht im Zertifikat gespeichert.

Importieren oder Exportieren von Sicherheitszertifikaten

Wenn Sie Ihr Sicherheitszertifikat mit dem privaten Schlüssel in eine Datei exportieren, ist ein Passwort erforderlich, um die exportierte Datei zu schützen. Sie können die exportierte Datei als Sicherungskopie verwenden oder die Datei auf einer anderen Arbeitsstation importieren. Wenn ein anderer Benutzer in Besitz dieser Datei und des Passworts kommt, kann er in Ihrem Namen Nachrichten signieren und verschlüsselte Nachrichten lesen, die Sie erhalten.

Wenn Sie Ihr öffentliches Zertifikat exportieren, können Sie es an einen anderen Benutzer senden. Der andere Benutzer kann daraufhin Ihr öffentliches Zertifikat importieren und Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Zertifikate.

  3. Klicken Sie auf Importieren oder Exportieren.

    oder

    Klicken Sie auf Zertifikate der Zertifizierungsstelle und anschließend auf Importieren oder Exportieren.

  4. Geben Sie Name und Pfad der Datei ein.

    Sie können außerdem auf Durchsuchen klicken, um die Zertifikatsdatei auszuwählen. Klicken Sie auf den Dateinamen und anschließend auf Speichern oder Öffnen.

  5. Geben Sie das Passwort für Ihr Zertifikat ein, falls erforderlich.

  6. Klicken Sie auf OK.

3.1.10 Speichern unvollständiger Emails

Automatisches Speichern

Wenn Sie in GroupWise eine neue Nachricht verfassen, wird sie automatisch gespeichert. Dies verhindert den Verlust von Nachrichten, die Sie verfassen, falls GroupWise unerwartet heruntergefahren wird. Wenn GroupWise neu gestartet wird, können Sie diese Nachrichten wiederherstellen und zu Ende verfassen.

Bei der Erstellung neuer Nachrichten in GroupWise werden diese standardmäßig alle dreißig Sekunden auf der Festplatte gespeichert. Die Nachricht wird als MIME-Datei unter·c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\AnwendungsdatenNovell\GroupWise\GWItemSave.eml gespeichert. An den Dateinamen werden fortlaufende Nummern angehängt, wenn Sie mehrere Nachrichten gleichzeitig erstellen. Wenn Sie die Nachricht in Ihrem „In Arbeit“-Ordner speichern oder die Nachricht schließen, wird die automatisch gespeicherte Nachricht gelöscht.

Wenn beim Starten von GroupWise automatisch gespeicherte Nachrichten im Verzeichnis c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Novell\GroupWise vorhanden sind, wird ein Fenster geöffnet, in dem Ihnen mitgeteilt wird, dass automatisch gespeicherte Nachrichten vorhanden sind.

Es stehen Ihnen folgende Optionen für automatisch gespeicherte Nachrichten zur Verfügung:

Laden aller gespeicherter Nachrichten in GroupWise: Stellt die automatisch gespeicherten Nachrichten in GroupWise wieder her, sodass Sie die Nachrichten später fertig stellen können.

Alle gespeicherten Nachrichten löschen: Löscht die automatisch gespeicherten Nachrichten von der Festplatte. Die darin enthaltenen Informationen sind unwiederbringlich verloren.

Beim nächsten Start von GroupWise erneut fragen: Behält die gespeicherten Nachrichten auf der Festplatte bei, stellt sie jedoch in GroupWise nicht wieder her. Beim nächsten Start von GroupWise wird dasselbe Fenster wieder angezeigt.

Aktivieren und Deaktivieren der automatischen Speicherung

Die automatische Speicherfunktion ist standardmäßig aktiviert.

  1. Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein und deaktivieren Sie anschließend die Option Automatische Speicherung aktivieren, um diese Funktion zu deaktivieren.

    oder

    Wählen Sie Automatisches Speichern aktivieren aus, um das automatische Speichern zu aktivieren.

  3. Klicken Sie auf OK.

Speichern einer unvollständigen Email

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf Datei > Entwurf speichern.

  2. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie die Nachricht speichern möchten, und anschließend auf OK.

Der Nachrichtenentwurf wird in dem in Schritt Schritt 2 ausgewählten Ordner abgelegt. Der Standardordner für unvollständige Nachrichten ist der Ordner „In Arbeit“.

3.1.11 Auswählen von Sendeoptionen

Ändern der Priorität gesendeter Emails

  1. Um die Priorität einer Nachricht zu ändern, öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie auf Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    Klicken Sie zum Ändern der Priorität aller Ausgangsnachrichten auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie Hohe Priorität, Standardpriorität oder Niedrige Priorität.

    Das kleine Symbol neben den einzelnen Nachrichten in der Mailbox wird bei hoher Priorität rot, bei normaler Priorität weiß und bei niedriger Priorität grau angezeigt.

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Verdeckter Betreff in gesendeter Email

Bei sensiblen Informationen können Sie die Betreffzeile ausblenden. Der Betreff ist nur sichtbar, wenn der Empfänger die Nachricht öffnet.

  1. Um den Betreff einer einzelnen Nachricht auszublenden, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie auf Sendeoptionen > Sicherheit.

    oder

    Klicken Sie zum Ausblenden des Betreffs aller Nachrichten auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sicherheit.

  2. Wählen Sie die Option Betreff verdeckt aus.

  3. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Verzögern der Zustellung einer Nachricht

Wenn Sie die Zustellung einer Nachricht verzögern, wird die Nachricht an dem von Ihnen angegebenen Tag zu der angegebenen Uhrzeit zugestellt. Sie können die Nachricht vor der Zustellung ändern oder zurückziehen, wie unter Abschnitt 3.2, Verwalten gesendeter Emails beschrieben. Wenn die Nachricht jedoch für die Zustellung über das Internet konfiguriert wurde, kann sie nicht zurückgezogen werden.

  1. Um die Zustellung einer Nachricht zu verzögern, öffnen Sie ein Nachrichtenlayout und klicken Sie anschließend auf Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    Zur Verzögerung der Zustellung aller Ausgangsnachrichten klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Klicken Sie auf Zustellung verzögern.

  3. Geben Sie an, in wie vielen Tagen die Nachricht zugestellt werden soll.

  4. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Einstellen eines Ablaufdatums für Emails, die Sie senden

Wenn Sie für eine Email oder telefonische Nachricht, die Sie einem anderen GroupWise-Benutzer senden, ein Ablaufdatum einstellen, wird die Nachricht automatisch von der GroupWise-Mailbox des Empfängers zurückgeholt, wenn die Nachricht abläuft.

  1. Um ein Ablaufdatum für eine Mail oder telefonische Nachricht einzustellen, die Sie an GroupWise-Benutzer senden, öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sendeoptionen > Allgemein.

    oder

    Zum Festlegen eines Ablaufdatums für alle Mails und telefonischen Nachrichten, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden, klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen, doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie Ablaufdatum aus.

  3. Geben Sie an, wie lange die Nachricht in der Mailbox des Empfängers verbleiben soll.

  4. Kehren Sie zu der Nachricht zurück, die Sie erstellen.

    oder

    Klicken Sie auf OK und dann auf Schließen, um die Einstellung für alle Nachrichten zu speichern.

Ändern der Sicherheitseinstellungen (Klassifizierung) aller gesendeten Nachrichten

Die Vertraulichkeitsstufe ist eine Sicherheitseinstellung, die dem Empfänger beispielsweise mitteilt, ob die Nachricht vertraulich bzw. streng geheim ist. Diese Information wird im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Die Vertraulichkeitsstufe dient nicht als Verschlüsselung oder zusätzliche Sicherheit. Die Option soll den Empfänger auf die relative Vertraulichkeit der Nachricht aufmerksam machen.

  1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Werkzeuge > Optionen.

  2. Doppelklicken Sie auf Senden und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie eine Sicherheitseinstellung in der Dropdown-Liste Vertraulichkeitsstufe aus.

    • Normal

    • Nur Eigentümer

    • Vertraulich

    • Geheim

    • Streng geheim

    • Top Secret

  4. Klicken Sie auf OK.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer Email

Wenn Sie einen Kontakt auf der Registerkarte Sendeoptionen hinzufügen, erhält der Kontakt die Email nicht, die Email wird jedoch im zugehörigen Kontaktverlauf angezeigt. Weitere Informationen zum Kontaktverlauf finden Sie unter Anzeigen der kompletten Korrespondenz mit einem Kontakt.

Hinzufügen eines Kontakts zu einer zu sendenden Email

  1. Klicken Sie in einer Email, die Sie gerade erstellen, auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Geben Sie im Feld Kontakte einen Kontakt ein, dessen Kontaktverlauf die Nachricht enthalten soll.

  3. Erstellen Sie die Nachricht und klicken Sie anschließend auf Senden.

Sie können Benutzer nach dem Senden oder Empfangen einer Email entsprechend der Anleitung unter Hinzufügen eines Kontakts zu einer gesendeten oder empfangenen Email als Kontakte hinzufügen.

Benachrichtigen von Empfängern

Damit Notify keine Empfänger benachrichtigt, wenn die von Ihnen erstellte Nachricht in ihrem Posteingang eingeht, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie gerade erstellen, auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Heben Sie die Auswahl Empfänger benachrichtigen auf.

  3. Erstellen Sie die Nachricht und klicken Sie anschließend auf Senden.

3.1.12 Senden von Emails mit der Seriendruckfunktion

Ab 18.3

Mit der Seriendruckfunktion in GroupWise können Sie personalisierte Massen-Emails an andere Benutzer senden. Mit dieser Funktion können Sie Adressbuchfelder in Ihre Emails einfügen, sodass Sie nur eine einzige Email verfassen müssen und dann personalisierte Emails an mehrere Benutzer senden. Die Seriendruckfunktion kann wahlweise im GroupWise-Client oder in Microsoft Word anhand eines persönlichen GroupWise-Adressbuchs ausgeführt werden.

Verwenden der Seriendruckfunktion in GroupWise

So verwenden Sie die Seriendruckfunktion im GroupWise-Client:

  1. Verfassen Sie eine Email im GroupWise-Client. Klicken Sie dabei im Verfassen-Fenster auf Tools > Seriendruck > Adressfeld einfügen, um die gewünschten Felder aus dem Adressbuch in die zu verfassende Email einzufügen. Verwenden Sie beispielsweise Felder für Name, Adresse, Telefonnummer oder Firma.

  2. Wenn Sie die Felder eingefügt haben, klicken Sie im Verfassen-Fenster auf Tools > Seriendruck > Vorschau. Die Email wird mit ausgefüllten Feldern für die einzelnen Benutzer angezeigt, an die die Email gesendet werden soll.

  3. Senden Sie die Email mit Senden. Jeder Benutzer in der Liste erhält eine eigene, individuelle Email.

Verwenden der Seriendruckfunktion in Microsoft Word

Wenn Sie die Seriendruckfunktion in Microsoft Word verwenden möchten, muss der GroupWise-Client auf dem Computer installiert sein:

WICHTIG:Die Seriendruckfunktion steht nur in einer 32-Bit-Version von Microsoft Word zur Verfügung. Die 64-Bit-Version von Microsoft enthält die Option „GroupWise-(Mail/Merge-)Oberfläche“.

  1. Klicken Sie in Microsoft Word auf die Registerkarte Sendungen.

  2. Wählen Sie das zu verwendende persönliche GroupWise-Adressbuch aus. Klicken Sie hierzu auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden > Neue Quelle > Weitere/erweiterte > GroupWise- (MailMerge-) Oberfläche und dann auf OK.

    Microsoft Word stellt eine Verbindung zum GroupWise-Client her und sucht Ihre persönlichen Adressbücher.

  3. Wählen Sie das zu verwendende persönliche Adressbuch aus und klicken Sie auf Fertig stellen.

    Sie können nun eine Nachricht verfassen, die an den Kontakt im persönlichen GroupWise-Adressbuch gesendet werden soll.

3.1.13 Erstellen von Haftnotizen

Eine Haftnotiz ist eine Nachricht, die nur an Ihre Mailbox gesendet wurde. Haftnotizen stellen eine Möglichkeit dar, persönliche Notizen anzulegen. Wenn Sie GroupWise Mobility Service 2.1 oder höher ausführen und die Synchronisierung von Notizen auf dem Mobilgerät aktiviert ist, werden die Haftnotizen mit den Notizanwendungen auf Mobilgeräten synchronisiert. Eine neuer Ordner namens Mobile Notizen wird unter dem Ordner Jobliste im GroupWise-Client erstellt, und Haftnotizen, die in diesem Ordner erstellt oder hierhin verschoben wurden, werden mit Ihrem Mobilgerät synchronisiert.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Haftnotiz.

  2. Geben Sie einen Betreff ein.

  3. Geben Sie eine Nachricht ein.

  4. Wenn Sie Anlagen hinzufügen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Anlage .

  5. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

3.1.14 Senden von telefonischen Nachrichten

Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.

  1. Klicken Sie auf Datei > Neu > Telefonische Nachricht.

    Sie können eine Schaltfläche für Neue telefonische Nachricht in die Symbolleiste einfügen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Anpassen der Hauptsymbolleiste.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    Alternativ:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

  3. Geben Sie den Anrufer und dessen Firma und Telefonnummer ein.

  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die für diese telefonische Nachricht infrage kommen.

  5. Geben Sie die Nachricht in das Feld Nachricht ein.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

TIPP:Eingegangene telefonische Nachrichten können in Jobs, Notizen oder andere persönliche Nachrichtenlayouts umgewandelt werden. Auf diese Weise können Sie eine Aufzeichnung des Gesprächs an dem Tag, an dem es stattgefunden hat, (als Notiz) ablegen oder einen Job erstellen, der zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden soll. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Ändern von Email in einen anderen Nachrichtentyp.

3.1.15 Abstimmung

Mit der Abstimmung kann ein Benutzer ein Thema mit einer Antwortliste an andere Benutzer senden, die dann eine Antwort auswählen können. Eine Zusammenfassung wird dann per E-Mail an alle Teilnehmer gesendet, die alle Abstimmungsergebnisse enthält. Die Ergebnisse finden Sie im Pulldownmenü im Header oder auf der Seite „Eigenschaften“ der Zusammenfassungs-E-Mail. Der Sender kann aus Antwortvorgaben auswählen oder eine mit Semikolon getrennte Liste mit Antworten erstellen, die er an die Empfänger senden kann. Abstimmungsergebnisse können privat oder öffentlich sein, sodass entweder nur der Sender oder alle Empfänger die Ergebnisse sehen können.

  1. Wählen Sie im Slide-Out-Menü „Optionen“ in der Ansicht „Verfassen“ Abstimmungsoptionen aus.

  2. Wählen Sie Abstimmung aktivieren aus.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Optionen eine vorgegebene Antwort in der Liste aus oder geben Sie eigene Antworten durch Semikolon getrennt ein.

  4. (Optonal) Legen Sie die Sichtbarkeit der Abstimmungsergebnisse auf Alle Empfänger oder auf Nur Sender fest, je nachdem, ob die Ergebnisse öffentlich oder privat sichtbar sein sollen.

  5. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    Alternativ:

    Um Benutzernamen in einer Liste auszuwählen, klicken Sie Adresse auf der Symbolleiste an, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Benutzer und klicken Sie anschließend auf OK.

  6. Geben Sie einen Betreff ein.

  7. Geben Sie eine Nachricht ein.

  8. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.