Wenn Sie einer Nachricht eine Kategorie zuweisen, wird die Nachricht in der Farbe der Kategorie angezeigt. Anhand von Kategorien können Sie Nachrichten rasch in Gruppen einteilen.
Es stehen vier Standardkategorien („Zur Nachverfolgung“, „Niedrige Priorität“, „Persönlich“ und „Dringend“) zur Verfügung, die Sie Nachrichten sofort zuordnen können. Sie können diese Kategorien bearbeiten und löschen sowie neue Kategorien erstellen. Wenn Sie einer Nachricht eine Kategorie zuweisen, wird die Nachricht standardmäßig in der Farbe der Kategorie angezeigt.
Wenn Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine der Standardkategorien zuordnen, wird die Nachricht mit dieser zugeordneten Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt. Ordnen Sie einer von Ihnen gesendeten Nachricht eine von Ihnen erstellte Kategorie zu, wird die Nachricht ohne zugeordnete Kategorie in der Mailbox des Empfängers abgelegt.
Wenn Sie einer Nachricht in einem gemeinsamen Ordner eine der Standardkategorien zuordnen, wird die Kategorie für alle Benutzer der Nachricht im gemeinsamen Ordner angezeigt. Wenn Sie eine von Ihnen erstellte Kategorie einer Nachricht in einem gemeinsamen Ordner zuweisen, ist die Kategorie nur für Sie sichtbar.
Nachrichten können mehrere ihnen zugeordnete Kategoriefarben anzeigen, wenn der Ordneransicht die Spalte „Kategorien“ hinzugefügt wird oder wenn der Ordner in der Zusammenfassungsansicht angezeigt wird. Wenn Sie mit der Maus auf die Farbe zeigen, die die Kategorie darstellt, wird der Name der Kategorie angezeigt. Die Spalte „Kategorie“ kann sortiert werden. Sie sortiert die Nachrichten nach Kategorie in der Reihenfolge, die Sie beim Konfigurieren der Kategorien festgelegt haben. Wenn Nachrichten nach Kategorie sortiert werden, werden sie in der sortierten Liste an mehreren Stellen angezeigt, wenn die Nachricht mehrere Kategorien zugewiesen sind.