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Das Ziel des BAFA bestand darin, durch Migration der eMail-Systeme von Microsoft Exchange auf Novell GroupWise die Softwarelizenzierung zu vereinfachen und die IT-Umgebung des Bundesamtes zu standardisieren. In Zusammenarbeit mit der iTEC Services GmbH, einem Novell Platinum Partner, implementierte das BAFA die neue Lösung für 600 Benutzer. Das Ergebnis: größere Mailboxen und besserer Service ohne Erhöhung der IT-Kosten.

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Übersicht
Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhr- kontrolle (BAFA) ist als Bundesbehörde verant- wortlich für die Verwaltung des komplexen deutschen Exportkontrollsystems und die Implementierung von EU-Einfuhrregelungen. Weiterhin unterstützt das BAFA kleine und mittlere Unternehmen und setzt Fördermaß- nahmen zur Verbesserung der Energieeffzienz um. Das BAFA hat seinen Sitz in Eschborn und beschäftigt 600 Mitarbeiter.

Herausforderung
Wie in den meisten modernen Unternehmen wird auch im BAFA die Kommunikation hauptsächlich per eMail abgewickelt. Eine zuverlässige eMail- Lösung hat daher für die IT-Abteilung höchste Priorität. Als öffentliche Behörde ist das BAFA jedoch auch verpfichtet, Steuergelder optimal einzusetzen, also die Kosten so niedrig wie möglich zu halten.

Mehrere Jahre lang nutzte das BAFA Microsoft Exchange als eMail-Plattform, während die Netzwerksoftware - Datei-, Druck- und Verzeichnisservices - größtenteils von Novell stammte. Vor dem Ablauf der Exchange-Lizenz beschlossen die Verantwortlichen, die Situation erneut zu prüfen.

"Novell eDirectory kommt bei uns bereits zum Einsatz. Bei einer Erneuerung unserer Lizenz für Microsoft Exchange hätten wir Active Directory und eine Identitätsmanagement-Lösung erwerben müssen", so Markus Crecelius, Projektleiter beim BAFA. "Dazu kam, dass mit der Exchange-Lizenz jedem Benutzer nur 30 MB Mailbox-Speicher zur Verfügung stehen. Dies ist alles andere als ideal und entspricht keinem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Daher entschlossen wir uns zur Rationalisierung der IT-Umgebung."

Lösung
Das BAFA erwog die Möglichkeit, Exchange durch Novell GroupWise zu ersetzen, und suchte nach einem Partner, der bei der Entscheidung über die Tragfähigkeit dieser Lösung behilfich sein konnte.

"Auf einer Roadshow, die wir besuchten, demonstrierte ein Team der iTEC Services GmbH, eines Novell Platinum Partners, die Vorteile von Novell GroupWise", so Crecelius. "Wir beschlossen, die iTEC Services GmbH gemeinsam mit vier anderen Unternehmen in den Ausschreibungsprozess einzubeziehen. Die Professionalität und die Fachkenntnisse der Mitarbeiter haben uns so beeindruckt, dass unsere Wahl auf die iTEC Services GmbH fel."

Die iTEC Services GmbH unterstützte das BAFA bei der Einrichtung einer Testumgebung für Novell GroupWise und ermöglichte es der IT-Abteilung damit, sich mit den Fähigkeiten der Anwendung vertraut zu machen. Nach erfolgreichem Abschluss dieser Testphase gaben die Entscheidungsträger beim BAFA grünes Licht für das Projekt.

Die Migration dauerte insgesamt vier Monate, von denen drei Wochen der Migration der 600 Benutzer auf den neuen Novell GroupWise- Client gewidmet waren. Zu weiteren Aufgaben gehörte die Integration vorhandener Fax- und Kopiersysteme. Da hierfür jedoch bereits Novell GroupWise-Connectors verfügbar waren, kam es zu keinen größeren technischen Problemen.

Ein während der Migration von der iTEC Services GmbH und dem BAFA gemeinsam durch- geführtes Schulungsprogramm ermöglichte den Benutzern die Einarbeitung in die neue Client-Software in nur vier Stunden.

"Die Zusammenarbeit zwischen der iTEC Services GmbH und den internen Mitarbeitern war während des gesamten Projekts hervorra- gend, und die Migration verlief reibungslos", so Crecelius. "Die einzige Auswirkung, die die Umstellung auf die Endnutzer hatte, war das Schulungsprogramm - es gab weder Ausfallzeiten noch Produktivitätseinbußen."

Ein Vorteil der neuen Lösung besteht darin, dass Novell GroupWise vom BAFA in einem 2-Knoten-Cluster ausgeführt wird. Das IT-Team kann daher Patches und Updates auf einem der Server installieren, während der andere für die Abwicklung des eMail-Verkehrs online bleibt. In Zukunft kann der Cluster auch für den Lastausgleich und Hochverfügbarkeitszwecke verwendet werden.

Ergebnisse
Die Umstellung von Microsoft Exchange auf Novell GroupWise ermöglichte es dem BAFA, seine IT-Infrastruktur durch Auswahl eines einzigen Anbieters für das Hauptnetzwerk und die Kommunikationssoftware zu rationalisieren. Dank der Entscheidung für Novell GroupWise entfällt die Notwendigkeit, zwei separate Benutzerverzeichnisse zu führen oder eine zusätzliche Lösung zu deren Verwaltung und Synchronisierung zu installieren. Novell eDirectory stellt ein einziges Verzeichnis für alle Benutzer bereit.

"Durch die Beschränkung auf nur einen Anbieter werden Support und Lizenzverwaltung erleich- tert. Außerdem bedeutet dies, dass wir unseren gesamten Bedarf im Bereich Netzwerksoftware mit nur einem Partner wie der iTEC Services GmbH abdecken können, anstatt mit zwei oder mehr Lieferanten zusammenarbeiten zu müssen", erklärt Crecelius. "Von der Standardisierung auf Novell Produkte erhoffen wir uns außerdem für die Zukunft eine Verringerung der Kompatibilitätsprobleme."

Ein weiterer Vorteil der Umstellung auf Novell GroupWise besteht darin, dass die Mailboxen der Benutzer im Vergleich zur vorherigen Lösung zehn Mal größer sein können. Durch die Exchange-Lizenz des BAFA wurde die Größe der Mail-Datenbank auf insgesamt 16 GB beschränkt. Dies entspricht 30 MB pro Mailbox - ein großer Nachteil in einem Zeitalter, in dem Anhänge in einer Größe von mehreren Megabyte keine Seltenheit mehr sind.

"Benutzer empfanden es als frustrierend, dass sie ständig ihre Mailboxen leeren mussten, und große Anhänge verursachten beträchtliche Probleme", so Crecelius. "Novell GroupWise bietet die zehnfache Kapazität zu gleichem Preis - damit konnten wir eine wichtige Schwachstelle für unsere Benutzer beseitigen, ohne das IT-Budget erhöhen zu müssen."

Nach dem Erfolg des Migrationsprojekts entschloss sich das BAFA zur erneuten Zusammenarbeit mit der iTEC Services GmbH an einem bevorstehenden Projekt - einem Upgrade auf Novell ZENworks Confguration Management, das erhebliche Vorteile für IT-Management und -Verwaltung bringen soll.

 

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"Novell GroupWise bietet die zehnfache Kapazität zu gleichem Preis - damit konnten wir eine wichtige Schwachstelle für unsere Benutzer beseitigen, ohne das IT-Budget erhöhen zu müssen."

Markus Crecelius
Projektleiter
BAFA

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