Si la carpeta en la que se encuentra (por ejemplo, el buzón o el calendario) contiene muchos elementos, puede que le cueste encontrar el que desea. La función de filtro (búsqueda de elementos en una carpeta) permite mostrar elementos según el remitente o según el texto del campo Tema. También se pueden mostrar elementos según criterios de búsqueda específicos, como elementos recibidos, elementos enviados, elementos personales, borradores, elementos de una categoría concreta o elementos con archivos adjuntos.
Al utilizar la función de filtro, todos los elementos que no coinciden con los criterios seleccionados se ocultan. La función de filtro no mueve ni suprime elementos de la carpeta: muestra ciertos elementos de acuerdo con los criterios especificados. Al borrar los criterios de búsqueda, se vuelven a mostrar los elementos ocultos.
Cuando se usa el filtro, GroupWise busca la palabra o la frase especificada en los campos de remitente, destinatario, asunto del mensaje, texto del mensaje y datos adjuntos.