Al asignar una categoría a un elemento, el elemento se muestra en el color de la categoría. Las categorías permiten organizar los elementos rápidamente en grupos.
Hay cuatro categorías por defecto (Seguimiento, Prioridad baja, Personal y Urgente) disponibles para asignarlas a los elementos. Puede modificar y suprimir estas categorías si lo desea, así como crear otras nuevas. Al asignar una categoría a un elemento, el elemento se muestra por defecto en el color de la categoría.
Si asigna una de las categorías por defecto a un elemento que va a enviar, el elemento llega al buzón del destinatario con esa categoría asignada. Si asigna una categoría que ha creado a un elemento que va a enviar, el elemento llega al buzón del destinatario sin ninguna categoría asignada.
Si asigna una de las categorías por defecto a un elemento de una carpeta compartida, la categoría aparece para todos los usuarios del elemento en la carpeta compartida. Si asigna una categoría que ha creado a un elemento en una carpeta compartida, solo usted podrá ver la categoría.
Los elementos pueden mostrar varios colores de categorías que tengan asignadas; para ello, se debe añadir la columna Categorías a la vista de carpetas o se debe mostrar la carpeta en la vista de resumen. Cuando se pasa el ratón por el color que representa la categoría, se muestra el nombre de esta. Es posible ordenar la columna Categoría, de modo que los elementos se clasifiquen por categoría según el orden establecido al configurar las categorías. Cuando los elementos se ordenan por categoría, se muestran en varios lugares de la lista en caso de que tengan varias categorías.