Para que los ajustes de Filr tengan prioridad sobre los ajustes de GroupWise de Filr en el cliente de GroupWise, el sistema Filr debe tener derechos de licencia y el administrador de Filr debe habilitar los ajustes de GroupWise en los ajustes de Office y de correo de Filr. Dado que varios de los ajustes se solapan, tanto si usa controles de GroupWise como si usa controles de Filr, y dado que las opciones y el comportamiento variarán según la implementación del administrador, a continuación se incluyen descripciones de todos ellos.
La integración con Filr puede controlar el comportamiento obligatorio de todos los adjuntos o basarse en el tamaño del archivo. Esto está diseñado para evitar que la base de datos de GroupWise se sature por el volumen de almacenamiento de adjuntos.
Con los controles de GroupWise, los adjuntos de la unidad local que se cargan en Filr se almacenan en la carpeta Adjuntos de GW por defecto.
Con los controles de Filr, los adjuntos de la unidad local que se cargan en Filr no se almacenan en la carpeta Adjuntos de GW, sino que se almacenan en una carpeta de Filr que solo puede ver el administrador de Filr.
Si se configura que el almacenamiento sea obligatoriamente en Filr, este ajuste se aplicará para “todos los adjuntos” o para los adjuntos que superen el tamaño especificado por el administrador, y se le notificará el almacenamiento y la aplicación de Filr pendientes.
Si los ajustes de GroupWise están habilitados en Filr, podrá elegir una de las opciones siguientes, o bien una de ellas ya estará definida en los ajustes de Filr.
El enlace caduca en: al adjuntar con esta opción, es posible que pueda elegir durante cuánto tiempo permanece activo el enlace al archivo.
Descargar (límite): al adjuntar con esta opción, puede elegir cuántas veces se puede descargar el archivo de Filr.
El límite de descarga indica el número de destinatarios que pueden acceder al archivo adjunto. Una vez que se alcanza ese límite, ningún otro usuario podrá acceder a ese archivo adjunto.
Al adjuntar un archivo local, puede acceder a estas opciones haciendo clic con el botón derecho en el archivo después de adjuntarlo al elemento de correo de GroupWise.
Al adjuntar desde Filr, estas opciones se presentan en la parte inferior del recuadro de diálogo para adjuntar.
Si los ajustes de GroupWise no están habilitados en Filr, pero la integración con Filr está habilitada en GroupWise, es posible que vea algunas o todas las opciones siguientes, según la implementación del administrador.
Al adjuntar un archivo local, puede acceder a estas opciones haciendo clic con el botón derecho en el archivo después de adjuntarlo al elemento de correo.
Cargar en OpenText Filr: haga clic con el botón derecho del ratón en la opción solo si va a adjuntar mediante la opción de archivo local, Añadir adjunto. Después de seleccionar esta opción, si vuelve a hacer clic con el botón derecho en el archivo adjunto, podrá ver las opciones de comportamiento de acceso siguientes.
Pase el ratón sobre la flecha de expansión (>) de las tres opciones para ver qué criterios por defecto están marcados. Esto le permite saber qué comportamiento recibirán los destinatarios del correo al hacer clic en el adjunto.
En este punto, puede utilizar el valor por defecto para cada opción de Filr o cambiar los criterios, según sea necesario.
Compartiendo los derechos de OpenText Filr: el valor por defecto es Ver. Los destinatarios solo podrán ver el archivo adjunto, no descargarlo ni editarlo. Cámbielo a Editar si desea que los destinatarios tengan derecho de descarga y edición de Filr sobre el elemento o los elementos del adjunto.
Modo de compartir externamente de OpenText Filr: el valor por defecto es Enlace de archivo. Esta opción proporciona a los destinatarios del elemento de correo acceso al archivo adjunto en Filr. Los permisos de los destinatarios sobre el archivo adjunto son los mismos derechos de Filr otorgados en la opción anterior. Si cambia a Compartir externamente, esos mismos permisos de acceso también se otorgan a cualquier persona que reciba un enlace al archivo después de recibir el archivo adjunto inicial.
El enlace caduca en: cuando se adjunta con esta opción, puede elegir durante cuánto tiempo permanecerá activo el enlace al archivo. El valor por defecto es Nunca; es decir, nunca caduca. Cambia el valor para configurar el número de días hasta la fecha de caducidad.