次の表は、ルールによって実行できるアクションを示しています。
アクション |
結果 |
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メール送信 |
ルールの条件に合ったとき、作成済みのメールを指定された宛先に送信します。たとえば、他のグループから月間報告書を受け取るたびに、上司に通知する必要がある場合、報告書を受け取ったらすぐにメールを送信するルールを作成することができます。 |
転送 |
ルールの条件に合ったとき、1人または複数のユーザに項目を転送します。たとえば、プロジェクトの中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。 このアクションによって、メッセージは通常のメッセージ項目として転送され、そのメッセージ内に転送メッセージが表示されます。 |
添付ファイルとして転送 |
ルールの条件が満たされると、1人または複数のユーザに項目を添付ファイルとして転送します。たとえば、プロジェクトの中心的なチームで仕事をしている場合、ミーティングの議事録を他のメンバーに転送するルールを作成することができます。 |
委任 |
ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、またはタスクを別のユーザに委任します。たとえば、オフィスを留守にした間に誰かが仕事を代わってくれる場合、アポイント、タスク、メモをその人に委任するルールを作成することができます。 |
返信 |
ルールの条件に合ったとき、作成済みの返信を送信者に送ります。たとえば、数日間出張しなければならない場合、いつ帰ってくるかを受信した項目に対して返信するルールを作成することができます。 返信がメールリストサーバやその他の大きいグループに送信されないようにするために、[条件定義]を使用することもできます。 |
承諾 |
ルールの条件に合ったとき、アポイント、メモ、タスクを受諾します。たとえば、特定の人からのすべてのアポイントを受諾するルールを作成することができます。 |
カテゴリ |
指定した条件を満たす項目にカテゴリを割り当てます。カテゴリには、[優先度 - 低]、[緊急]、[フォローアップ]、[パーソナル]、およびその他のユーザ定義カテゴリがあります。 |
削除/拒否 |
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をすべて削除または拒否します。たとえば、週のある曜日のミーティングにいつも出席できない場合、その日にスケジュール設定されているアポイントをすべて拒否するルールを作成することができます。 |
項目を消す |
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をごみ箱から削除します。たとえば、定期的にジャンクメールを送りつけてくる会社からの項目をごみ箱から削除するルールを作成することができます。 |
フォルダに移動 |
ルールの条件に合ったとき、それらの項目をフォルダに移します。たとえば、[件名]ボックスにある単語を含む項目をすべて1つのフォルダに移動することができます。 |
フォルダにリンク |
ルールの条件に合ったとき、項目を1つまたは複数のフォルダにリンクします。項目をフォルダにリンクすると、2つ以上のフォルダで項目を表示することができます。たとえば、マーケティングと人事に関連した項目がある場合、その項目を[マーケティング]フォルダに入れ、[人事]フォルダにリンクします。そうすれば項目をどちらのフォルダからも開くことができます。 |
個人秘マーク |
ルールの条件に合うすべての項目に、個人秘マークを付けます。項目が個人秘としてマークされている場合、代理人による項目へのをアクセスを制限することができます。たとえば、ルールを使用して、家族のメンバーからのすべての項目に[個人秘]のマークを付けることができます。 |
開封済みマーク |
ルールの条件に合うすべての項目に、読んだことを示すマークを付けます。たとえば、共用フォルダ内のディスカッション履歴に目を通していて、そのスレッドをフォローする必要がなくなった場合、それらの項目が項目リストの上部にソートされないように、ルールによって、そのスレッドにあるすべての項目に既読マークを付けることができます。 |
アーカイブ |
ルールの条件を満たしたときに、項目がアーカイブされます。たとえば、件名にある語を含むすべての項目をアーカイブするルールを作成できます。ルールを起動する動作が[新規項目]または[フォルダに保管]のときは、アーカイブをアクションとして使用できません。 |
未開封マーク |
ルールの条件に合うすべての項目に、まだ読んでいないことを示すマークを付けます。たとえば、上司から受け取った開封済みの項目すべてに未読マークを付けて、再読するためのメモにしたり、それに基づいて行動するようにルールを作成することができます。 |
処理中のルールを停止 |
ルールの条件に合う項目に対して、他のルールがアクションを実行しないようにします。ルールは[ルール]ダイアログボックスのリストの順に実行されます。このアクションを指定することにより、ルールの条件に合致した場合、後に続くルールの実行を中断することができます。 |