65.3 不在時のルールの作成

不在時のルールは、自動返信ルールの一種です。不在時のルールを作成して有効にすると、GroupWiseによって、指定の日付だけカレンダが終日イベントでブロックされ、不在状態であることを示します。不在時のルールがアクティブである場合、クライアントの右下隅にある［不在時のルール］ウィジェットの色も変わります。

  1. ツール>不在時のルールをクリックします。

    または

    不在時のルールウィジェットをクリックします。

  2. 不在時のルールを有効にするを選択します。

    不在時のルールを真にアクティブにするには、このオプションを選択し、日付範囲を指定する必要があります。不在時のルールは指定した日付範囲でのみアクティブなので、このオプションを常に選択しておいても、不在時のルールが常にアクティブであるとは限りません。不在時のルールは、指定した日付範囲の最終日が過ぎると期限切れになります。

    休暇ルールが期限切れになる前に、このオプションの選択を解除すると、カレンダから終日イベントが削除されます。

  3. 自動返信の件名を入力します。

    件名は、返信内で元のメッセージの件名の後に、括弧で囲まれて表示されます。たとえば、件名が「Out of Office reply」である場合に、「Budget monitoring」というメッセージが送信されてきたとしたら、自動返信機能によって、「Re: Budget monitoring (Out of Office reply)」という件名が返されます。

  4. 自動返信で表示するメッセージを入力します。たとえば、「Thank you for your message.I am currently out of the office.[and so forth].」などを入力します。

  5. （オプション）社内ネットワーク外からの電子メールに返信する場合は、外部ユーザタブを設定して、以下を含めます。

    • 外部ユーザに返信(Reply to External Users): 組織外の外部ユーザに返信を送信するには、このボックスをオンにする必要があります。

    • Who to reply to (返信先): 自分の連絡先のみを選択すると、アドレス帳の外部ユーザにのみ返信されますが、全員を選択すると、GroupWiseアカウントへのメール項目の外部送信者すべてに返信されます。

    • 件名とメッセージ: メインタブのコンテンツは［外部ユーザ］タブに複製されないため、［件名］フィールドと［メッセージ］フィールドにはコンテンツが必要です。

  6. ルールが有効になる日付と、それが終了する日付を指定します。

  7. 保存をクリックします。

(この不在時のルールのような)返信のきっかけとなるルールは、誰に返信が送信されたかを記録しており、そのユーザには1回しか返信が送信されません。