62.0 Acties die een regel kan uitvoeren

In de volgende tabel worden de acties weergegeven die u kunt uitvoeren met regels:

Actie	Resultaat
Bericht verzenden	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid bericht verzonden naar de ontvangers die u hebt opgegeven. Stel dat u telkens uw chef op de hoogte moet stellen wanneer u een maandrapport van een andere groep medewerkers ontvangt. U kunt een regel dan een bericht laten sturen zodra u het rapport ontvangt.
Doorsturen	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items doorgestuurd naar een of meer gebruikers. Als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van het kernteam voor een project, kunt via een regel de agendapunten van de volgende vergadering doorsturen naar andere medewerkers. Hiermee wordt het bericht doorgestuurd als normaal berichtitem, met het doorgestuurde bericht zichtbaar in het bericht.
Doorsturen als bijlage	Hiermee worden items doorgestuurd als bijlage aan een of meer gebruikers wanneer aan de regels wordt voldaan. Als u bijvoorbeeld deel uitmaakt van het kernteam voor een project, kunt via een regel de agendapunten van de volgende vergadering doorsturen naar andere medewerkers.
Delegeren	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak aan een andere gebruiker gedelegeerd. Als iemand bijvoorbeeld uw plaats inneemt terwijl u afwezig bent, kunt u via een regel afspraken, taken of notities delegeren aan die persoon.
Beantwoorden	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een voorbereid antwoord naar de afzender verzonden. Stel dat u een aantal dagen niet op kantoor komt, dan kunt u met een regel de inkomende items beantwoorden met een bericht waarin u aangeeft wanneer u terugkomt. Met Voorwaarden definiëren kunt u voorkomen dat antwoorden naar mailservers en andere grote groepen worden verzonden.
Accepteren	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een afspraak, notitie of taak geaccepteerd. U kunt bijvoorbeeld met een regel alle afspraken met een bepaalde persoon accepteren.
Categorie	Als aan de opgegeven voorwaarden is voldaan, wordt een categorie aan een item toegewezen. Categorieën zijn onder andere Lage prioriteit, Dringend, Follow-up, Persoonlijk en andere door de gebruiker gedefinieerde categorieën.
Verwijderen/weigeren	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, wordt een item verwijderd of geweigerd. Wanneer u bijvoorbeeld op een bepaalde dag van de week nooit beschikbaar bent voor vergaderingen, kunt u met een regel alle afspraken weigeren die voor die dag worden gepland.
Item weggooien	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items uit de prullenbak verwijderd. Via een regel kunt u bijvoorbeeld items uit de prullenbak verwijderen van een bedrijf dat ongewenste e-mail verstuurt.
Verplaatsen naar map	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items naar een map verplaatst. U kunt bijvoorbeeld alle items met bepaalde woorden in het vak Onderwerp naar een gemeenschappelijke map verplaatsen.
Koppelen met map	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items gekoppeld met een of meer mappen. Wanneer u een item koppelt met een map, kunt u het item vanuit meer dan één map bekijken. Als u bijvoorbeeld een item hebt dat betrekking heeft op Marketing en op Personeelszaken, kunt u het in de map Marketing plaatsen en vervolgens aan de map Personeelszaken koppelen. U kunt het item dan vanuit beide mappen openen.
Markeren als privé	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd als privé. Door een item te markeren als privé, kunt u voorkomen dat uw gemachtigden toegang hebben tot het item. U kunt met de regel bijvoorbeeld alle items van uw gezinsleden als privé markeren.
Markeren als gelezen	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd als gelezen. Als u het overzicht niet meer wilt volgen als u in een gedeelde map een antwoordoverzicht bekijkt, kunt u met een regel alle items in het overzicht markeren alsof ze zijn gelezen, zodat ze niet meer boven aan de itemlijst worden geplaatst.
Archief	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden items geactiveerd. U kunt met de regel bijvoorbeeld alle items over een bepaald onderwerp archiveren. De optie Archief is niet beschikbaar als de regel wordt geactiveerd met de gebeurtenis Nieuw item of Opgeslagen item.
Markeren als ongelezen	Als aan de regelvoorwaarden is voldaan, worden de desbetreffende items gemarkeerd alsof ze nog niet zijn gelezen. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die door de gebruiker moet worden gestart, om alle items die u hebt geopend vanuit de manager te markeren als ongelezen, om uzelf eraan te herinneren ze alsnog te lezen en ze eventueel uit te voeren.
Verwerking van regel stoppen	Voorkomt dat andere regels worden geactiveerd voor items die voldoen aan de regelvoorwaarden. Regels worden uitgevoerd in de volgorde van de lijst in het dialoogvenster Regels. Als er andere regels zijn die in principe van toepassing zijn op deze items, voorkomt u met deze regel dat de andere regels worden uitgevoerd.