Een taak is een item dat een vervaldatum heeft en waarvoor een specifieke acties moet worden uitgevoerd. U kunt een taak voor uzelf posten of een taak van iemand anders accepteren.
Nadat een taak is geaccepteerd, verschijnt deze op de begindatum in de agenda en schuift door naar elke volgende dag. Wanneer de vervaldatum voorbij is, wordt de taak rood weergegeven in de agenda.
Als u een taak hebt uitgevoerd, kunt u de taak als voltooid markeren. Wanneer u een taak als Voltooid markeert, wordt deze niet meer naar de volgende dag in uw agenda doorgeschoven.
Als u de maker van een toegewezen taak bent, kunt u GroupWise een melding laten sturen wanneer de taak als voltooid is gemarkeerd. (U kunt alleen meldingen ontvangen als Notify wordt uitgevoerd). Er wordt een statusvermelding Voltooid in het venster Eigenschappen van de taak geplaatst met de datum en tijd waarop de taak als voltooid is gemarkeerd.
Als u een lijst wilt maken van taken die u aan andere mensen hebt toegewezen, dan zijn er verschillende manieren waarop u taken kunt organiseren en filteren om ze samen in een lijst te zetten. Hier volgen enkele voorbeelden:
Een submap maken: U kunt taken die u aanmaakt naar toepasselijke mappen slepen. In dit scenario kunt u een map aanmaken onder Postvak en deze bijvoorbeeld 'Toegewezen taken' noemen. Als de map is aangemaakt, sleept u alle taken die u vanuit Verzonden items naar andere mensen stuurt naar deze nieuwe map, zodat ze daar allemaal worden weergegeven wanneer u de map opent.
Verzonden items filteren: Wat gebeurt er als u vergeet om taken die u verzendt naar een nieuwe map te verplaatsen? In dit scenario is het handig om verzonden taken altijd in uw map Verzonden items te laten staan en deze items vervolgens te filteren om alleen de taken te bekijken die u hebt verzonden. Volg deze stappen om dit te doen:
Klik op Verzonden items in het navigatiedeelvenster en selecteer vervolgens In de map 'Verzonden items'... in het vervolgkeuzemenu om te zoeken in de lijst Verzonden items.
Hierdoor wordt het uitschuifpaneel Zoeken geopend.
Klik op Meer opties... in het paneel Zoeken om het Geavanceerde filter te openen.
Selecteer Itemtype in het eerste vervolgkeuzemenu van het Geavanceerde filter en laat de standaard operator = staan.
Kies Taak in de lijst Itemtype (vervolgkeuzemenu) en klik op OK om alleen taken weer te geven in de lijst Verzonden items.
De Takenlijst gebruiken en filteren: Dit voorbeeld is een soort combinatie van de twee voorbeelden hierboven. In plaats van een nieuwe map te maken om uw verzonden taken naartoe te slepen, kunt u ze na het verzenden naar uw map Takenlijst slepen. Nu zullen taken die aan u zijn toegewezen en taken die u aan anderen toewijst echter in dezelfde map staan. Om alleen de taken weer te geven die u aan anderen toewijst, volgt u deze stappen:
Klik op Takenlijst in het navigatiedeelvenster en selecteer vervolgens In de map 'Takenlijst'.. in het vervolgkeuzemenu om te zoeken in de Takenlijst.
Klik op Meer opties... in het paneel Zoeken en op het Geavanceerde filter.
Selecteer Itemtype in het eerste vervolgkeuzemenu van het Geavanceerde filter en laat de standaard operator = staan.
Kies Taak in de lijst Itemtype (vervolgkeuzemenu).
Wijzig de operator Eind in En.
Selecteer Naar in het nieuwe vervolgkeuzemenu en klik op OK om alleen de taken weer te geven die u 'naar' mensen hebt verzonden.