W programie GroupWise wszystkie odebrane wiadomości pocztowe, spotkania i inne przesyłki są przechowywane w skrzynce pocztowej. Zawartości skrzynki pocztowej odświeża się automatycznie po otrzymaniu nowych przesyłek. Jeśli komputer jest wyposażony w urządzenie do odtwarzania dźwięku i okno programu GroupWise WebAccess jest otwarte w przeglądarce internetowej, po odebraniu nowej przesyłki zostanie odtworzone powiadomienie dźwiękowe.
Przychodzące przesyłki można odczytywać we własnej skrzynce pocztowej lub w kalendarzu. W skrzynce pocztowej wyświetlana jest lista wszystkich przesyłek otrzymanych od innych użytkowników. Osobiste spotkania, zadania oraz notki przypomnienia są wyświetlane w kalendarzu, a nie w skrzynce pocztowej.
Wszystkie nowe przesyłki można otwierać i odczytywać w skrzynce pocztowej. Zadania oraz notki przypomnienia można też odczytywać w kalendarzu, co pozwala się zapoznawać z nowymi wiadomościami w czasie przeglądania terminarza.
Wiadomości pocztowe i telefoniczne pozostają w skrzynce pocztowej do momentu ich usunięcia. Spotkania, notki przypomnienia oraz zadania pozostają w skrzynce pocztowej do momentu ich zaakceptowania, odrzucenia bądź usunięcia. Zaakceptowane terminy, notki lub zadania są przenoszone do kalendarza.
Wszystkie przesyłki w skrzynce pocztowej oznaczone są ikonami. Ikony zmieniają się, w zależności od tego, czy przesyłka została otwarta czy nie. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat należy zapoznać się z dokumentem Identyfikacja ikon występujących obok przesyłek.
Wszystkie nie otwarte elementy w skrzynce pocztowej są wyróżniane pogrubioną czcionką. Ułatwia to znajdowanie tych elementów i dokumentów, które nie zostały jeszcze przeczytane.
Wiadomości wyświetlane są automatycznie w takim formacie, w jakim zostały wysłane. Wiadomości wyświetlane są z domyślną czcionką i rozmiarem przeglądarki użytkownika. Data i godzina wiadomości jest wyświetlana w formacie, który został wybrany na stacji roboczej użytkownika.
Aby przeczytać wiadomość:
Kliknij dwukrotnie wiadomość na liście wiadomości, aby wyświetlić ją w nowym oknie.
UWAGA:Ze względów bezpieczeństwa obrazy w wiadomościach HTML domyślnie nie są wyświetlane. Aby wyświetlić obrazy, kliknij GroupWise zablokował wyświetlanie obrazów na tej stronie. Kliknij tutaj, aby wyświetlić obrazy.
Widok dla jednej przesyłki można zmienić tylko wtedy, gdy przesyłka została utworzona w HTML.
Otwórz przesyłkę.
Kliknij przycisk Zwykły tekst lub HTML na pasku narzędziowym.
Jeżeli po otwarciu przesyłki użytkownik zdecyduje, że przeczyta ją później, może oznaczyć ją jako nieprzeczytaną. Oznaczenie przesyłki jako nieprzeczytanej powoduje zmianę jej ikony na ikonę przesyłki nieotwartej oraz wyróżnienie jej pogrubioną czcionką. W ten sposób użytkownik wie, że dana przesyłka nie została jeszcze przeczytana.
W skrzynce pocztowej kliknij przesyłkę na liście przesyłek.
Kliknij opcję Zaznacz jako nieprzeczytaną u góry listy przesyłek.
Po otworzeniu przesyłki i oznaczeniu jej jako nieprzeczytanej stan przesyłki w oknie Właściwości nie ulegnie zmianie. Jeśli na przykład przesyłka została otwarta, a następnie oznaczona do przeczytania później, to dla nadawcy przesyłki jej stan jest nadal przedstawiany jako otwarty w oknie Właściwości.
W skrzynce pocztowej kliknij przesyłkę na liście przesyłek.
Kliknij opcję Oznacz jako przeczytaną u góry listy przesyłek.
Oznaczenie przesyłki jako przeczytanej powoduje zmianę stanu przesyłki w oknie Właściwości. Jeśli na przykład przesyłka nie została otwarta, ale została oznaczona jako przeczytana, to dla nadawcy przesyłki jej stan jest przedstawiany jako otwarty w oknie Właściwości.
GroupWise WebAccess może wysyłać i odbierać załączniki do przesyłek. Jeśli odebrana przesyłka zawiera załącznik, lista załączników znajduje się pod tematem.
Po kliknięciu załącznika zostaje on wyświetlony w okienku wiadomości za pomocą przeglądarki. Jest to zwykle szybsza metoda niż otwarcie załącznika, choć istnieje ryzyko, że załącznik nie zostanie prawidłowo sformatowany. Jeśli format danego załącznika nie jest obsługiwany, przycisk Wyświetl nie zostanie wyświetlony.
Otwórz przesyłkę zawierającą załącznik.
Kliknij przycisk Wyświetl obok załącznika.
Program GroupWise WebAccess umożliwia zapisywanie załączonych plików w innej lokalizacji.
Otwórz przesyłkę zawierającą załącznik.
Kliknij nazwę załącznika.
Wybierz lokalizację, w której zostanie zapisany załącznik.
lub
Jeśli wiadomość zawiera co najmniej cztery załączniki, kliknij łącze Załączniki pod nagłówkiem Temat, aby otworzyć okno dialogowe pobierania przeglądarki internetowej.
UWAGA:Domyślnie nazwa pliku zip zawierającego załączniki jest taka sama, jak wiersz tematu wiadomości.
Podczas otwierania załączonego pliku program GroupWise WebAccess automatycznie ustala aplikację, która ma zostać użyta do otwarcia pliku. Proponowaną aplikację można zaakceptować; można również wybrać plik i ścieżkę dostępu do innej.
Otwórz przesyłkę zawierającą załącznik.
Kliknij nazwę załącznika prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierz opcję Otwórz.
W otwartej wiadomości kliknij przycisk Widok lub Otwórz, aby wyświetlić zawartość załączonego pliku.
Wydrukuj przeglądany plik w zwykły sposób używany w przeglądarce internetowej.
lub
Wydrukuj plik przy użyciu aplikacji macierzystej, jeśli została otwarta.
Do udzielania odpowiedzi na przesyłki służy funkcja Odpowiedz. Bez tworzenia i adresowania nowej wiadomości można wysyłać odpowiedzi do wszystkich odbiorców oryginalnej przesyłki albo tylko do nadawcy. Do odpowiedzi można dołączać treść oryginału. W odpowiedzi przed oryginalnym tekstem tematu będzie się znajdować ciąg Odp:. Zaproponowany temat można oczywiście zmieniać.
Otwórz przesyłkę, na którą chcesz odpowiedzieć.
Kliknij przycisk Odpowiedz na pasku narzędziowym, aby wysłać wiadomość e-mail tylko do nadawcy.
lub
Kliknij przycisk Odpowiedz wszystkim na pasku narzędziowym, aby wysłać wiadomość e-mail do nadawcy i wszystkich odbiorców.
Wpisz tekst wiadomości i kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.
Jeśli oryginalna przesyłka zawierała adresatów DW lub UDW i został wybrana opcja odpowiedzi wszystkim, odpowiedź jest wysyłana do odbiorców DW, ale nie do odbiorców UDW.
Na stronie głównej programu WebAccess kliknij ikonę Opcje, a następnie kliknij pozycję Opcje.
Kliknij kartę Utwórz.
Zaznacz opcję Włącz automatyczne zapisywanie, jeśli chcesz włączyć funkcję automatycznego zapisywania.
Wybierz żądane opcje Sprawdzanie pisowni:
Sprawdzaj pisownię przed wysłaniem
Język domyślny
Wybierz domyślny widok tworzenia za pomocą opcji Zwykły tekst lub HTML.
Administrator systemu ma możliwość wyłączenia opcji formatu HTML.
Wybierz odpowiednie opcje podpisu.
Kliknij opcję Zapisz, a następnie Zamknij.
Funkcja przekazywania umożliwia wysyłanie odebranych przesyłek innym użytkownikom. Wiadomości można przekazywać jako załączniki lub tekst wplatany. Wiadomość taka zawiera nazwisko nadawcy oraz ewentualne dodatkowe komentarze.
Kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę, którą chcesz przekazać.
Kliknij opcję Przekaż, aby przekazać wiadomość jako wplataną. Treść wiadomości przekazywanej znajdzie się w treści nowej wiadomości.
lub
Kliknij opcję Prześlij jako załącznik, aby przekazać wiadomość w postaci załącznika.
Dodaj nazwy użytkowników, którym chcesz przekazać przesyłkę.
(Opcjonalnie) Wpisz wiadomość.
Kliknij przycisk Wyślij na pasku narzędziowym.
Jeśli użytkownik nie może zaakceptować spotkania, zadania czy notki przypomnienia, zamiast przekazywać, może je oddelegować. Oddelegowanie powoduje przesłanie informacji o stanie oddelegowania do okna właściwości przesyłki, dzięki czemu nadawca jest powiadomiony o przekazaniu odpowiedzialności za przesyłkę innej osobie.