Za konfigurowanie usług archiwizowania i zarządzania wersjami firmy Novell i zarządzanie nimi odpowiada administrator. Aby skutecznie korzystać z tych usług, należy dokładnie zrozumieć pewne kluczowe pojęcia.
Wersje plików to rzeczywiste kopie plików utworzone o zaplanowanych godzinach. Administrator ustala interwały kolejnych sesji zarządzania wersjami, zwane kadencjami. Niezależnie od liczby zmian dokonanych w plikach w czasie trwania danego interwału zapisane zostaną tylko pliki istniejące na zakończenie kadencji.
Administrator systemu opracowuje harmonogram spełniający wymagania użytkownika w zakresie zarządzania wersjami plików, uwzględniając ograniczenia związane z zasobami pamięci masowej i przepustowością sieci.
Wersje plików są przechowywane w bazie danych archiwum na serwerze archiwizacji. Wbudowana w interfejs programu Novell NetStorage funkcja dostępu do archiwum umożliwia wczytywanie wersji plików z bazy danych archiwum z dowolnego miejsca i w dowolnym momencie.
Administrator ustala okres przechowywania wersji plików oraz maksymalną dopuszczalną liczbę wersji, jakie mogą istnieć jednocześnie.
Usługi archiwizowania i zarządzania wersjami firmy Novell zapewniają wygodny i bezpośredni dostęp do zarchiwizowanych wersji plików za pośrednictwem narzędzia do zarządzania wersjami plików. Program ten jest wyposażony w graficzny interfejs użytkownika zintegrowany ze środowiskiem Microsoft* Windows*.
Interfejs programu Novell NetStorage w portalu przedsiębiorstwa zawiera funkcję archiwum, która umożliwia wyświetlanie i przywracanie ostatnich wersji plików. Aby pobrać plik lokalnie lub przywrócić wersję pliku do jego ostatniego położenia, wystarczy zaznaczyć starszą wersję pliku, a następnie kliknąć przycisk Przywróć.