Nawet gdy system spełnia wymagania wstępne, w niektórych sytuacjach w bazie danych archiwum może nie być poprzednich wersji bieżącego lub usuniętego pliku, bądź też pliku, któremu zmieniono nazwę.
Plik znajdował się na wolumenie lub w katalogu, który już nie jest skonfigurowany do obsługi zarządzania wersjami. Więcej informacji na ten temat można uzyskać od administratora systemu.
Zaplanowane procesy zarządzania wersjami zostały wstrzymane lub odroczone na okres przekraczający okres istnienia pliku. Mimo iż częstotliwość kadencji zazwyczaj przekracza typowy okres istnienia plików, mogą zaistnieć sytuacje, w których okres między kolejnymi sesjami tworzenia wersji ulega wydłużeniu. Jeśli na przykład czas potrzebny na zapisanie wersji wszystkich plików kwalifikujących się do tworzenia wersji przekracza interwał planowanej kadencji, niektóre zaplanowane kadencje mogą być pomijane do momentu zakończenia bieżącego procesu i nastąpienia kolejnego zaplanowanego czasu rozpoczęcia.
Plik istniał na zakończenie kadencji, ale został usunięty, zanim możliwe było skopiowanie jego wersji do bazy danych archiwum. W systemie NetWare 6.5 z pakietem dodatkowym Support Pack 1 (i w nowszych wersjach) w procesie zarządzania wersjami stosowany jest mechanizm migawki, co pozwala uniknąć tego problemu.
Zazwyczaj zarchiwizowane wersje plików są usuwane automatycznie z bazy danych archiwum po przekroczeniu maksymalnego okresu przechowywania lub maksymalnej liczby wersji.
Jeśli administrator wydzieli na wolumenie danych archiwalnych obszar odzyskiwania, usunięte wersje plików mogą być w nim przechowywane aż do momentu zlikwidowania. W przeciwnym razie usunięte wersje plików są likwidowane natychmiast.
Likwidacja następuje po upływie czasu opóźnienia likwidacji lub w sytuacji, gdy potrzebne jest miejsce zajmowane przez pliki przeznaczone do likwidacji. Możliwością uzyskiwania dostępu do usuniętych wersji plików znajdujących się w obszarze odzyskiwania oraz ich odtwarzania dysponuje wyłącznie administrator. Więcej informacji na ten temat można uzyskać u administratora.