Novell opublikował raport na temat kosztów zapewniania zgodności z wymogami przepisów w obszarze przechowywania informacji w plikach użytkowników, czyli tzw. danych nieustrukturyzowanych. Niezależną analizę przeprowadziło centrum badawcze Ponemon Institute zajmujące się problematyką ochrony prywatności, ochrony danych oraz polityk bezpieczeństwa informacji. Raport, zatytułowany „Koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów związane z przechowywaniem informacji nieustrukturyzowanej" („Compliance Cost Associated with the Storage of Unstructured Information") ujawnia, iż średnie koszty ponoszone przez firmy, które nie zapewniają właściwego zarządzania swym kapitałem intelektualnym, wynoszą z tego tytułu 2,1 miliona USD rocznie.

Powszechność nieustrukturyzowanych danych użytkowników zawierających kapitał intelektualny firmy, takich jak dokumenty, prezentacje czy arkusze kalkulacyjne, jest dla klientów źródłem poważnych problemów. Są one związane z przechowywaniem tych danych, kontrolą dostępu i zapewnianiem zgodności z wymogami przepisów. Po przeanalizowaniu danych z około 100 organizacji, badacze Ponemon Institute stwierdzili, że dopiero wdrożenie technologii zmniejszających złożoność zarządzania plikami ma wpływ na znaczne obniżenie kosztów zapewniania zgodności z wymogami przepisów, związane z przechowywaniem nieustrukturyzowanej informacji.

Najważniejsze wnioski z raportu

• Mniejsza firma, większe koszty. Choć koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów zależą od liczby pracowników, koszty związane z przechowywaniem nieustrukturyzowanej informacji są proporcjonalnie większe w mniejszych firmach. Średni koszt dla firm zatrudniających poniżej 5000 pracowników wynosi 1,23 miliona USD, podczas gdy średni koszt dla firm zatrudniających ponad 75000 pracowników wynosi 2,71 miliona USD, a więc mniejsze firmy wydają w przeliczeniu na jednego pracownika sześciokrotnie więcej.
• Branża ma znaczenie. Firmy z branż, których działalność jest ściślej uregulowana przepisami, takich jak usługi finansowe, farmacja, telekomunikacja czy ochrona zdrowia, narażone są na wyższe koszty, wynoszące średnio 2,5 miliona USD rocznie.
• Najwięcej wydasz na e-discovery, nadzór i audyt. Najwyższe wydatki związane z zapewnianiem zgodności z wymogami przepisów dla przechowywania nieustrukturyzowanych informacji ponoszone są na poszukiwanie, zabezpieczanie i analizowanie danych (tzw. e-discovery), nadzorowanie dostępu oraz audyt wewnętrzny. Koszty tych działań wynoszą łącznie 1,9 miliona USD rocznie.

Wyniki badania dostarczają mocnych argumentów biznesowych na rzecz korzystania z rozwiązań do zarządzania plikami, pozwalających klientom efektywnie zarządzać nieustrukturyzowanymi danymi we współczesnym, podlegającym regulacjom prawnym środowisku IT. „Zebrane przez nas fakty świadczą o tym, że firmy wdrażające technologie ograniczające złożoność zarządzania plikami bądź woluminami, wydają potem mniej na zapewnianie zgodności z wymogami prawnymi odnoszącymi się do przechowywania nieustrukturyzowanych informacji" - mówi Larry Ponemon, prezes rady nadzorczej i założyciel Ponemon Institute.

Zarządzanie danymi w oparciu o tożsamość użytkowników

Już samo ciągłe zarządzanie i utrzymanie w ruchu systemów plików jest dla firm sporym obciążeniem. Jeśli dołożyć do tego koszty zapewniania zgodności z wymogami przepisów, żadna z firm nie obędzie się bez rozwiązania do inteligentnego zarządzania informacją. Dlatego w celu zmniejszenia uciążliwości związanych z przechowywaniem nieustrukturyzowanych danych, Novell zaleca wprowadzanie automatyzacji opartej na kontroli tożsamości. Ułatwi to zaplanowanie i zbudowanie takiej infrastruktury przechowywania danych, która bez strat na efektywności działania  będzie spełniać wymagania przepisów i zapewni nadzór nad dostępem.

Do zarządzania plikami w oparciu o tożsamość służy oprogramowanie Novell File Management Suite. Jest to zestaw trzech technologii Novella pozwalających klientom uzyskać panowanie nad środowiskiem przechowywania plików poprzez wprowadzenie kontroli i optymalizację przechowywania plików w oparciu o tożsamość użytkowników.

• Novell File Reporter analizuje systemy plików i dostarcza informacje o sposobach ich wykorzystania, które można wykorzystać do tworzenia polityk zapewniania zgodności z wymogami przepisów i zarządzania składowaniem danych.
• Novell Storage Manager automatyzuje wszystkie czynności związane z administrowaniem przestrzenią wykorzystywaną przez użytkowników i grupy pracowników w oparciu o dostosowane do konkretnych wymogów polityki.
• Novell Dynamic File Services optymalizuje wykorzystanie zasobów pamięci masowej, kierując mniej wartościowe pliki na tańsze urządzenia pamięci masowej, pozwalając w ten sposób obniżyć koszty i usprawnić obsługę kopii zapasowych.

Dzięki oprogramowaniu Novell File Management Suite firmy nie muszą już „przechowywać wszystkiego" z myślą o spełnieniu wymagań przepisów czy audytu. Rozwiązanie Novella daje im logiczny sposób skutecznego zarządzania danymi przy jednoczesnym zmniejszeniu nadmiernych kosztów administracyjnych.

Więcej informacji na temat pakietu Novell File Management Suite jest dostępnych na stronie: www.novell.com/products/file-management-suite.

Raport Ponemon Institute można znaleźć pod adresem: www.novell.com/products/file-management-suite/true_cost_of_compliance.pdf

Informacje o firmie Novell

Novell Inc. pomaga organizacjom w bezpiecznym dostarczaniu i zarządzaniu usługami IT w środowiskach fizycznych, wirtualnych oraz w chmurze (cloud computing). Novell pomaga klientom ograniczać koszty, złożoność i ryzyko powiązane z korzystaniem z rozwiązań IT dostarczając oprogramowanie do zarządzania tożsamością i bezpieczeństwem (www.novell.com/solutions/identity-and-security ), administrowania systemami (www.novell.com/solutions/endpoint-management ), organizacji pracy grupowej (www.novell.com/solutions/collaboration ), a także systemy operacyjne oparte na platformie Linux (www.novell.com/solutions/enterprise-linux-servers ). Dostarczane przez firmę Novell oprogramowanie infrastrukturalne i ekosystem partnerów umożliwiają harmonijną integrację zróżnicowanych środowisk informatycznych, zapewniając optymalną współpracę ludzi i techniki. Więcej informacji można znaleźć pod adresem www.novell.com.

Copyright © 2011 Novell, Inc.  Wszelkie prawa zastrzeżone.  Novell i logo Novell są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Novell Inc. w USA i innych krajach. Wszelkie inne znaki towarowe należą odpowiednio do ich właścicieli.