18.3 Brug af omtaler i Send elementer

Funktionen Omtaler giver dig mulighed for at bruge smart navnesøgning i adressebogen i meddelelsesteksten i Send elementer, så du hurtigt både kan føje modtagere til feltet Til og fremhæve disse modtagere direkte i meddelelsesteksten via det linkede, fremhævede navn, der indsættes i meddelelsen.

Hvis du vil indsætte navnet på en kontakt i meddelelsesteksten for et element, du vil sende, skal du bare skrive symbolet @ efterfulgt af et navn i adressebogen. Derved startes handlingen Smart navnesøgning, så du kan vælge modtageren på en filtreret liste i adressebogen.

BEMÆRK!For at omtaler kan fungere sammen med Smart navnesøgning, skal de navne, du skriver, enten være i systemadressebogen eller i en personlig adressebog, hvor smart navnesøgning er aktiveret i egenskaberne for adressebogen.

I eksemplet, der vises nedenfor, har opretteren af meddelelsen tilføjet "LDAP User" i feltet Til og tiltalt ham som "Sir" i meddelelsesteksten. Da opretteren af meddelelsen skrev den første sætning, skrev vedkommende "@test" og kunne derefter vælge brugeren TestFirst TestLast på pop op-listen i adressebogen for at anvende smart navnesøgning. Den sidste handling indsatte navnet på den tilknyttede modtager i meddelelsesteksten og tilføjede samtidig den pågældende bruger i feltet Til for e-mailelementet.

BEMÆRK!Der er ingen modtagerfelter i personlige elementer, som e-mailmodtagere kan føjes til, men du kan stadig bruge omtaler i personlige elementer, du vil sende. Omtaler i personlige elementer kan aktivere visse funktioner for hurtig adgang, når disse elementer åbnes senere, f.eks. kopiering af en e-mailadresse eller søgning efter et telefonnummer i en omtale, når musen holdes over den.

18.3.1 Om indstillinger og adfærd for omtaler

Brug af omtaler aktiverer flere relaterede indstillinger ud over blot at få de nævnte modtageres opmærksomhed. Se beskrivelserne nedenfor for at forstå, hvordan omtaler fungerer i GroupWise, og de relaterede indstillinger, der er tilgængelige for dig, når du bruger dem.

Adfærd for omtaler

Disse beskrivelser er generelt specifikke for adfærden for funktionen Omtaler, når du bruger den, i modsætning til handlinger, du kan udføre, når du bruger omtaler, som er beskrevet i Indstillinger for omtaler.

  • Tilgængelige elementtyper: Du kan bruge omtaler i alle elementer, der indeholder indstillingen Send, herunder personlige elementer. For eksempel:

    • E-mail

    • Aftale

    • Opgave

    • Gul seddel

    • Påmindelse

  • Standardindstillinger: Funktionen Omtaler aktiveres som standard af systemet. Hvis systemstandarden ikke er ændret af GroupWise-administratoren, kan du deaktivere funktionen i GroupWise-klienten ved at gå til Speciel > Indstillinger > Miljø > fanen Generelt.

    Hvis administratoren ikke ændrer systemstandarden, vil funktionen Omtaler være i en af følgende tilstande:

    • Aktiveret/Låst: Du kan bruge omtaler i klienten, men du kan ikke deaktivere dem.

    • Deaktiveret/Låst: Du kan ikke bruge omtaler, og du kan ikke aktivere dem.

    • Deaktiveret/Ulåst: Hvis du vil bruge omtaler, skal du markere feltet Aktivér omtaler i indstillingerne for Miljø > Generelt.

    BEMÆRK!Aktiveret/Ulåst er systemstandarden.

  • Omtaler og smart navnesøgning: For at smart navnesøgning kan fungere sammen med omtaler, skal de navne, du skriver, enten være i systemadressebogen eller i en personlig adressebog, hvor smart navnesøgning er aktiveret i egenskaberne for adressebogen.

    Du kan i en samlet oversigt se, i hvilke personlige adressebøger smart navnesøgning er aktiveret, ved at klikke på Adressebøger på værktøjslinjen og gå til Fil > Adressebøger med smart navnesøgning.

  • Adfærd for Cc og Bc: Når du tilføjer en omtale i meddelelsesteksten, tilføjes modtageren automatisk i feltet Til, hvis vedkommende ikke allerede er der (gælder ikke for personlige elementer), som nævnt ovenfor. Men hvis de "omtalte" modtagere allerede findes i feltet Cc eller Bc, flyttes disse modtagere til feltet Til, hvis der føjes en omtale til dem.

  • Angivelse af flag for omtaler på elementlister: Da et af de ønskede formål med brugen af omtaler er at få den nævnte modtagers opmærksomhed, har elementer på din postkasseliste, hvor du er omtalt, symbolet @ vedhæftet. Du kan finde oplysninger om filtrering af disse elementer med flag under Indstillinger for omtaler.

    BEMÆRK!E-mail, der modtages fra eksterne e-mailsystemer, herunder Gmail og Outlook, som inkluderer omtaler, er også markeret med flag.

Indstillinger for omtaler

Disse beskrivelser er generelt specifikke for handlinger, du kan udføre, der er relateret til funktionen Omtaler, i modsætning til adfærd, hvor du muligvis ikke skal foretage dig noget. Du kan finde yderligere oplysninger i Adfærd for omtaler.

  • Adressefelt: Når du bevæger musen hen over omtalt tekst i et GroupWise-element, viser oplysningsfeltet for modtageren (person, gruppe, ressource osv.) identificerende oplysninger fra adressebogen for det pågældende objekt. Det kan f.eks. være: e-mailadresse, telefonnummer, titel, afdeling osv.

  • Genvejsmenu: Når du højreklikker på omtalt tekst i et GroupWise-element, får du vist en genvejsmenu med følgende valg:

    • Føj til Hyppige kontakter

    • Indstillinger (åbner egenskaber for adressebogen)

    • Klip

    • Kopier

    • Kopier e-mail

    • Slet

  • Sletteindstillinger: Du kan slette omtaler på mange måder i elementer, der er i "oprettelsestilstand", hvis du vil inkludere nye elementer og svar på modtagne elementer. Disse indstillinger omfatter følgende:

    • Slet teksten med Tilbage-tasten.

    • Hold musen over teksten, og klik på x.

    • Højreklik på omtalen, og vælg Slet.

    • Vælg omtalen, og tryk på Delete-tasten.

    BEMÆRK!Hvis en modtager er føjet til feltet Til som resultat af tilføjelse af en omtale, fjernes modtageren også fra feltet Til, hvis du sletter den pågældende omtale. Men hvis en modtager allerede var føjet til feltet Til, før omtalen blev oprettet, fjernes modtageren ikke fra feltet Til, hvis omtalen slettes.

  • Filtrer dine omtaler: Hvis du vil have vist alle elementer i din postkasse, hvor du er omtalt, kan du filtrere efter disse elementer med flag ved at vælge Omtaler mig i rullemenuen til filtrering.

  • Opret regler for omtaler: Du kan bruge definitionen for Omtalt til at oprette regler til administration af elementer, der indeholder omtaler. Hvis du f.eks. har en personlig mappe, hvor alle elementer, hvor du er omtalt, skal anbringes automatisk, kan du oprette en regel, der gør det. Du kan få yderligere oplysninger om, hvordan du opretter regler, under Oprettelse af en basisregel.