Mithilfe des Befehls Datei beifügen können Sie eine oder mehrere Dateien an andere Benutzer senden. Der Empfänger kann die Anlagendatei öffnen, speichern, anzeigen und drucken. Wenn Sie die Anlagendatei ändern, nachdem Sie diese gesendet haben, kann der Empfänger die Änderungen nicht sehen.
Wenn Sie eine Datei anhängen, deren Name (mit vollständigem Dateipfad) mehr als 255 Zeichen enthält, wird eine Fehlermeldung angezeigt, und Sie können die Nachricht nicht senden.
Wenn Sie eine durch ein Passwort geschützte Datei beifügen, kann der Empfänger die Anlage erst nach Eingabe des Passworts öffnen oder anzeigen.
Weitere Informationen zum Beifügen von Dokumenten aus einer GroupWise-Bibliothek finden Sie unter Beifügen von Dokumentverweisen zu einer Nachricht.
So fügen Sie einer Nachricht eine Datei bei:
Öffnen Sie eine neue Nachricht.
Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.
Klicken Sie auf der Symbolleiste auf das·Symbol „Anlage“ und navigieren Sie zu den zu sendenden Dateien.
Um mehr als eine Datei im Ordner beizufügen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf die Dateien, die Sie beifügen möchten. Im Dialogfeld „Datei beifügen“ ist standardmäßig der Standort festgelegt, den Sie vorher zum Beifügen einer Datei verwendet haben.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.
TIPP:Sie können auch eine Datei oder eine Nachricht beifügen, indem Sie die Datei oder die Nachricht in das Anlagenfenster ziehen. Außerdem können Sie in Windows mit der rechten Maustaste auf eine Datei und dann auf Senden an > GroupWise-Empfänger klicken. Eine neue Nachricht wird mit der Anlage im Anlagenfenster erstellt.
So entfernen Sie eine Anlage, bevor Sie die Nachricht senden:
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anlage und anschließend auf Löschen.
Durch das Löschen einer beigefügten Datei wird die Datei nicht vom ursprünglichen Speicherort gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.
Das Verschieben oder Löschen der Originaldatei wirkt sich nicht auf die Datei aus, die Sie einer Nachricht beigefügt haben.
Wenn es sich bei der Datei, die Sie beifügen möchten, um ein in der GroupWise-Bibliothek gespeichertes Dokument handelt, können Sie einen Dokumentverweis beifügen. Wenn ein Empfänger eine Anlage öffnet, wird das Dokument in der Bibliothek geöffnet, sofern er Rechte auf das Öffnen oder Anzeigen von Dokumenten besitzt und die Bibliothek verfügbar ist.
Falls einige Empfänger nicht über die erforderlichen Dokumentrechte verfügen oder ein Email-Programm verwenden, das die GroupWise-Bibliothek nicht unterstützt, oder aber die Bibliothek nicht verfügbar ist, wird nur eine Kopie des Dokuments geöffnet. Wenn der Empfänger eine Kopie bearbeitet, wirken sich die Änderungen nicht auf das Dokument in der Bibliothek aus. Weitere Informationen zu Dokumentrechten finden Sie unter Dokumentverwaltung.
So fügen Sie einer Nachricht einen Dokumentverweis bei:
Öffnen Sie eine neue Nachricht.
Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.
Klicken Sie unten im Fenster „Erstellen“ auf Anlage hinzufügen und dann im Fenster Datei beifügen auf Dokumentverweis.
Das Dialogfeld „Dokument auswählen“ wird angezeigt.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Bibliothek auf die Bibliothek, die das Dokument enthält, das Sie beifügen möchten.
Geben Sie im Feld Dokument # die Dokumentnummer ein.
Wenn Sie die Dokumentnummer nicht kennen, klicken Sie zum Suchen des Dokuments in der Bibliothek auf Suchen. Zum Beifügen eines Dokuments, das im Dialogfeld „Suchergebnisse“ angezeigt wird, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf OK.
Klicken Sie in der Dropdown-Liste Version auf die Version, die Sie beifügen möchten. Wenn Sie Bestimmte Version auswählen, geben Sie die Versionsnummer im Feld Version # ein.
Klicken Sie auf OK.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.
So betten Sie ein Objekt in eine Nachricht ein:
Öffnen und adressieren Sie eine Nachricht.
Klicken Sie auf Datei > Anlagen > Objekt beifügen.
Um ein vorhandenes Objekt einzubetten, klicken Sie auf Aus Datei erstellen, geben Sie den Pfad und den Dateinamen an und klicken Sie anschließend auf OK. Fahren Sie mit Schritt 8 fort.
oder
Um ein neues Objekt zu erstellen und dieses einzubetten, führen Sie die Schritte Schritt 4 bis Schritt 8 aus.
Klicken Sie auf Neu und wählen Sie anschließend einen Objekttyp aus.
Klicken Sie zum Öffnen der Anwendung auf OK.
Erstellen Sie das Objekt, das Sie einbetten möchten.
Klicken Sie in der Anwendung auf das Menü Datei und anschließend auf Beenden.
Dieser Schritt kann je nach Anwendung auch anders ablaufen.
Vervollständigen Sie gegebenenfalls die Nachricht und klicken Sie auf die Option Senden auf der Symbolleiste.
Damit der Empfänger einer Nachricht eingebettete OLE-Objekte anzeigen und bearbeiten kann, muss GroupWise verwendet werden.
Wenn der Empfänger das Objekt öffnet und bearbeitet, muss er es unter einem neuen Dateinamen speichern. Andernfalls wird beim Schließen der Mail-Nachricht eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn Sie ein OLE-Objekt in die Zwischenablage kopiert haben, können Sie es mithilfe der Option Inhalte einfügen aus dem Menü Bearbeiten in eine geöffnete Nachricht einbetten.