Verwenden Sie die Funktion „Signaturen“, um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden.
Wenn Sie über verschiedene Konten verfügen (einschließlich POP3-, IMAP4- und NNTP Newsgroup-Konten), können Sie für jedes Konto eine eigene Signatur erstellen. Sie können auch mehrere Signaturen für ein und dasselbe Konto erstellen.
Signaturen werden in HTML erstellt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, Grafiken und Formatierungen hinzuzufügen. Wenn Sie eine Textnachricht senden, wird die HTML-Signatur in Text konvertiert.
Außerdem kann GroupWise so konfiguriert werden, dass automatisch eine vCard (virtuelle Visitenkarte) am Ende von Nachrichten eingefügt wird.
Signaturen können entweder über die GroupWise-Client-Optionen oder aus einer zu verfassenden Nachricht heraus erstellt werden.
So erstellen Sie eine Signatur über die GroupWise-Client-Optionen:
Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.
Klicken Sie auf das Register Signatur.
Wählen Sie Signatur aus und klicken Sie dann auf Neu.
Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und klicken Sie anschließend auf OK.
Erstellen Sie Ihre Signatur im bereitgestellten HTML-Editor.
Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.
Wählen Sie, ob Sie für jede Nachricht, die Sie senden, zum Hinzufügen einer Signatur aufgefordert werden möchten.
Klicken Sie auf OK.
So erstellen Sie eine Signatur aus dem Verfassen-Layout heraus:
Klicken Sie auf das Symbol für das Options-Slide-Out . Das Verfassen-Options-Slide-Out wird geöffnet. Das Dropdown-Menü „Signatur“ ist standardmäßig geöffnet.
Klicken Sie auf das Symbol „Bearbeiten“ neben Neue Signatur erstellen.
Geben Sie einen Namen für die Signatur ein und erstellen Sie dann Ihre Signatur im angezeigten HTML-Editor.
Wählen Sie aus, ob diese Signatur die Standardsignatur sein soll.
Klicken Sie auf OK.
vCards sind elektronische Visitenkarten, die entsprechend der vom Internet Mail Konsortium festgelegten Standards formatiert sind. Eine vCard-Datei hat die Erweiterung vcf. Sie können die Datei zu Ihren ausgehenden Email-Nachrichten hinzufügen. Mit der Software von Drittanbietern können Sie vCards erstellen, die Text, Grafiken und Audio enthalten. Wenn Sie Ihre vCard mit GroupWise erstellen, werden die Informationen der Felder in Ihrem Adressbuch verwendet.
Klicken Sie auf Werkzeuge > Optionen und doppelklicken Sie dann auf Umgebung.
Klicken Sie auf das Register Signatur.
Wählen Sie Elektronische Visitenkarte (vCard) aus, um jeder zu sendenden Email eine vCard hinzuzufügen.
Wählen Sie die Quelle der vCard-Information aus.
Aus GroupWise-Adressbuch erstellen: Erstellt eine vCard auf Basis der persönlichen Informationen im GroupWise-Adressbuch.
Aus dem persönlichen Adressbuch auswählen: Ermöglicht Ihnen die Auswahl beliebiger Benutzer aus dem persönlichen Adressbuch sowie die Erstellung einer vCard aus den entsprechenden persönlichen Informationen. Dies ist nützlich, wenn Sie Emails im Namen anderer Benutzer senden.
Eine vCard-Datei auswählen: Ermöglicht Ihnen die Auswahl einer benutzerdefinierten vCard .vcf-Datei, die von einem anderen Unternehmen angeboten wird.
Wählen Sie, ob Sie für jede Nachricht, die Sie senden, aufgefordert werden möchten, eine vCard hinzuzufügen.
Klicken Sie auf OK.
Wenn Sie Nur bei Bestätigung hinzufügen auswählen, können Sie Ihre Signatur beim Verfassen einer Nachricht manuell hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Nachrichtentext auf Zum Hinzufügen einer Signatur klicken. Wenn Sie Automatisch hinzufügen auswählen, wird Ihre Standardsignatur automatisch zu allen Emails hinzugefügt. Sie können die Signatur bearbeiten, nachdem sie einer Nachricht hinzugefügt wurde, um sie für die zu sendende Nachricht zu personalisieren. Änderungen, die beim Bearbeiten an der Signatur vorgenommen wurden, werden nicht beibehalten. Wenn Sie eine vCard eingerichtet haben, wird diese ebenfalls automatisch zu allen Emails hinzugefügt. Sie können gleichzeitig eine Signatur und eine vCard verwenden.
Wählen Sie im Verfassen-Layout im Nachrichtentext die Option Zum Hinzufügen einer Signatur klicken.
Ihre Standardsignatur wird sofort der Nachricht hinzugefügt. Wenn Sie noch keine Signatur erstellt haben, werden Sie aufgefordert, jetzt eine Signatur zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Signatur.
Zum Auswählen einer anderen Signatur zeigen Sie mit der Maus auf den Signaturbereich und klicken Sie auf den kleinen Pfeil in der oberen rechten Ecke.
(Optional) Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Signatur vor, um sie für diese bestimmte Nachricht zu personalisieren.
Sobald Sie die Nachricht erstellt und die Signatur ausgewählt haben, klicken Sie auf Senden.
Neben persönlichen Signaturen kann Ihr GroupWise-Administrator eine globale Signatur erstellen, die von jedem verwendet werden kann. Wenn der GroupWise-Administrator die globale Signatur verpflichtend vorschreibt, wird sie automatisch an alle gesendeten Nachrichten angehängt. Ist eine globale Signatur vorhanden, jedoch nicht erforderlich, wird sie an Ihre Signatur angehängt, wenn Sie bereits eine persönliche Signatur verwenden. Wenn Sie keine persönliche Signatur haben, wird die globale Signatur nur hinzugefügt, wenn Sie erforderlich ist. Wenn Sie eine Nachricht neu senden, wird der Nachricht die globale Signatur nicht automatisch hinzugefügt.