Die mit dem GroupWise-Dokumentverwaltungs-Service erstellten Dokumente können archiviert, auf unbefristete Zeit beibehalten oder gelöscht werden.
Jedem mit dem Dokumentverwaltungs-Service erstellten Dokument muss ein Dokumenttyp zugewiesen werden. Nur diese Standarddokumenteigenschaft kann bearbeitet werden.
Durch die Definition von Dokumenttypen können Sie die Verwendung von Dokumenten anpassen. Die Eigenschaft Dokumenttyp weist das Feld Dokumentdauer auf, in das Sie eine bestimmte Anzahl an Tagen eingeben können. Dieser Wert wird zum Datum im Feld „Geöffnet am“ hinzugefügt, um zu bestimmen, an welchem Tag das Dokument archiviert oder gelöscht werden kann.
Jedes Mal, wenn mit einem Dokument eine Aktion durchgeführt wird, wie z. B. Öffnen, Speichern oder Auslagern, wird der Wert für „Dokumentdauer“ zum aktuellen Systemdatum hinzugefügt, um das neue Ablaufdatum des Dokuments festzustellen.
Der Wert „Null“ (0) bedeutet, dass das Dokument sofort zum Archivieren oder Löschen verfügbar ist.
Dokumente, für die eine Migration nach GroupWise 6 durchgeführt wurde, behalten die Werte für „Geöffnet am“ bei. Deshalb können Dokumente je nach Wert für die Dokumentdauer und dem Datum am selben Tag archiviert oder gelöscht werden, an dem die Migration durchgeführt wird.
Da die Verfügbarkeit eines Dokuments vom Wert für „Geöffnet am“ abhängt, muss in jedem Dokument, das mit einem Wert für die Dokumentdauer importiert wird, eine Aktion durchgeführt werden, mit der der Wert für „Geöffnet am“ erstellt wird.
Bei der Ausführung von Dokumente archivieren/löschen werden die Dokumente in den ausgewählten Bibliotheken, die ihre Dokumentdauer erreicht haben, archiviert oder gelöscht.
Die zu löschenden Dokumente werden aus GroupWise entfernt. Danach werden das Dokument und Informationen über die Dokumenteigenschaften bei einem Suchvorgang nicht mehr angezeigt. Sie können gelöschte Dokumente über eine Sicherungsdatenbank wiederherstellen.
Beim Archivieren von Dokumenten werden Blobs in die Archivordner verschoben. Diese Ordner werden mit arnnnnnn bezeichnet (wobei nnnnnn für eine fortlaufende Ganzzahl mit vorangestellten Nullen steht) und bei Bedarf automatisch erstellt. Sie werden gelegentlich auch als Archivsätze bezeichnet. Die Archivordner werden unter Post-Office-Ordner\gwdms\ Bibliotheksordner\archive abgelegt.
Beim Archivieren eines Dokuments überprüft GroupWise, ob die Größe der Dokument-Blob-Datei es erlaubt, sie in den aktuellen Archivordner einzufügen. Kann die Blob-Datei nicht eingefügt werden, wird ein anderer Archivordner erstellt und die Blob-Datei dort archiviert.
WICHTIG:Wenn Dokumente archiviert werden, werden sie in einen Ordner im Post-Office verschoben, wo nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung stehen kann. Sie sollten archivierte Dokumente in regelmäßigen Abständen auf Sicherungsmedien verschieben. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Archivierte Dokumente auf Sicherungsmedien verschieben.
Die Eigenschaft Maximale Archivgröße legt die Größenbeschränkung des arnnnnnn-Ordners fest. Wählen Sie den Wert so, dass er die Kapazität des Archivierungsmediums (z. B. Band, Festplatte, DVD oder Flash-Laufwerk) widerspiegelt. Die Größe sollte gleich oder kleiner als das Archivierungsmedium sein.
In der Anleitung zum Archivierungsmedium finden Sie hilfreiche Informationen zu einer effektiven Sicherungsstrategie. Bedenken Sie dabei, dass mehrere Archivsätze auf ein Sicherungsmedium passen, aber noch extra Speicherplatz für das Inhaltsverzeichnis vorhanden sein sollte. In der Regel sind 10 Prozent ausreichend. Hat Ihr Speichersystem beispielsweise eine Kapazität von 100 GB, sollte die Maximale Archivgröße 90 GB betragen und 10 GB für das Inhaltsverzeichnis zur Verfügung stehen.
Ein Archivsatz setzt sich aus Dokumenten in einem Archivordner zusammen. Dokumente werden in Blob-Dateien gespeichert.
In der Regel ist es günstiger, die Archivsätze im Verhältnis zur Größe des Sicherungsmediums klein zu halten. Sie können die Archivordner somit regelmäßig sichern, ohne dass gleich der gesamte Speicherplatz auf Ihrer Festplatte belegt ist. Hat Ihr Sicherungssystem beispielsweise eine Kapazität von 100 GB, können drei Archivsätze mit je 33 GB darauf gespeichert werden. Die maximale Archivgröße sollte daher 33 GB betragen.
Wenn Sie mit Ihrem Archivierungssystem nur in einem Durchgang eine Sicherungskopie erstellen können, (d. h., Sie können keine aufeinanderfolgenden Sicherungen von jeweils 33 GB vornehmen, siehe vorheriges Beispiel), sollte die maximale Archivgröße mit der Größe des Archivierungsmediums übereinstimmen.
Wenn Dokumente archiviert werden, werden sie in einen Ordner im Post-Office verschoben, in dem möglicherweise nur ein begrenzter Speicherplatz zur Verfügung steht. Sie sollten archivierte Dokumente in regelmäßigen Abständen auf Sicherungsmedien verschieben.
Vor dem Verschieben archivierter Dokumente:
Stellen Sie sicher, dass Sie über ein Sicherungsmedium (z. B. Band, Festplatte, DVD oder Flash-Laufwerk) verfügen, das mit Ihrem System arbeitet.
Stellen Sie sicher, dass Dokumente, die das Ablaufdatum erreicht haben, bereits archiviert wurden. Es können nur Dokumente auf das Sicherungsmedium verschoben werden, die bereits archiviert wurden.
So verschieben Sie archivierte Dokumente:
Starten Sie die Software für Ihr Sicherungsmedium.
Wenn die Sicherungssoftware Sie zur Eingabe des Speicherorts Ihrer Archivdateien auffordert, geben Sie den vollständigen Pfad ein, beispielsweise J:\Post-Office\gwdms\lib0\archive\arc00001.
Binary Large Objects (Blobs) sind Datenbankstrukturen, in denen die Dokumentdateien gespeichert werden, z. B. auf einer Festplatte mit hoher Kapazität, auf die der Post-Office-Agent (POA) zugreifen kann. Ein Dokument wird mit seinen verschiedenen Versionen und verwandten Objekten in einem Blob gespeichert. Blobs sind komprimiert und verschlüsselt.