15.10 Löschen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument aus einem Ihrer Ordner löschen, können Sie festlegen, ob nur der Verweis, die ausgewählte Dokumentversion oder alle Versionen des Dokuments gelöscht werden sollen. Um die ausgewählte Version oder alle Versionen eines Dokuments löschen zu können, müssen Sie über Löschrechte für das Dokument verfügen. Weitere Informationen zu Dokumentrechten finden Sie unter Abschnitt 15.5, Freigeben von Dokumenten.

Wenn Sie das Dokument aus dem Ordner löschen, wird der Verweis aus dem Ordner entfernt, aber das Dokument verbleibt in der Bibliothek. Wenn Sie die Dokumentversion aus der Bibliothek löschen, wird die ausgewählte Version des Dokuments aus der Bibliothek gelöscht, und der Dokumentverweis wird aus dem Ordner entfernt. Wenn Sie alle Versionen des Dokuments aus der Bibliothek löschen, werden alle Versionen des Dokuments aus der Bibliothek gelöscht, und der Verweis wird aus dem Ordner entfernt.

Wenn Sie einen Dokumentverweis in den Papierkorbordner ziehen, wird der Dokumentverweis gelöscht, das Dokument in der Bibliothek jedoch nicht.

15.10.1 Dokumente entsprechend dem Dokumenttyp löschen

Sie können Dokumente in Ihren Ordnern löschen oder GroupWise zum automatischen Löschen von Dokumenten anweisen, deren zuvor definierte Aufbewahrungsdauer überschritten wurde. GroupWise entfernt Dokumente auf der Basis des Dokumenttyps, der dem jeweiligen Dokument unter „Eigenschaften“ auf der Registerkarte Dokument zugewiesen wurde. Zu jedem Dokumenttyp gibt es ein bestimmtes Ablaufdatum und eine Ablaufaktion. Der Systemverwalter definiert beim Erstellen der Bibliothek das Ablaufdatum und die Aktion (Löschen oder Archivieren).

15.10.2 Löschen von Dokumentgruppen

Sie können eine Gruppe von Dokumenten löschen, indem Sie den Assistenten für Dokumentgruppenaktionen einsetzen. Um eine Gruppe von Dokumenten löschen zu können, müssen Sie entweder Löschrechte für jedes Dokument besitzen oder über Verwaltungsrechte verfügen und ein Bibliothekar der Bibliothek sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Abschnitt 15.14, Verwalten von Dokumentgruppen.

15.10.3 Löschen von Dokumentverweisen aus Ihrer Mailbox

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Löschen.

    Dialogfeld „Löschen“

  3. Klicken Sie auf Dokument aus Ordner entfernen und anschließend auf OK.

Es wird nur der Dokumentverweis gelöscht. Das Dokument in der Bibliothek wird nicht gelöscht, und jeder Benutzer, der über einen entsprechenden Verweis auf das Dokument verfügt, kann es anzeigen, öffnen, bearbeiten oder löschen, je nachdem, welche Rechte dem Benutzer eingeräumt wurden. Sie können den Verweis bei Bedarf neu erstellen.

15.10.4 Löschen einer bestimmten Version eines Dokuments

Wenn Sie das Dokument aus dem Ordner löschen, wird der Verweis aus dem Ordner entfernt, aber das Dokument verbleibt in der Bibliothek. Wenn Sie die Dokumentversion aus der Bibliothek löschen, wird die ausgewählte Version des Dokuments aus der Bibliothek gelöscht, und der Dokumentverweis wird aus dem Ordner entfernt.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Aktionen > Versionen > Versionsliste.

  3. Klicken Sie auf die Version, die Sie löschen möchten.

  4. Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend auf Löschen.

15.10.5 Löschen aller Versionen eines Dokuments

Wenn Sie alle Versionen des Dokuments aus der Bibliothek löschen, werden alle Versionen des Dokuments aus der Bibliothek gelöscht, und der Verweis wird aus dem Ordner entfernt.

  1. Klicken Sie auf den Dokumentverweis in Ihrer Mailbox.

  2. Klicken Sie auf Bearbeiten > Löschen.

    Dialogfeld „Löschen“

  3. Klicken Sie auf Alle Versionen des Dokuments aus Bibliothek entfernen und anschließend auf OK.